一、引言 传统的以纸质形式保存的会计资料存在打印和存储成本高、匹配整理时间长、归档占用空间大、信息安全性不足等问题，已经不能满足现代化企业的要求。数字信息化时代，伴随着电子政务的加快推进，电子发票、财政电子票据、银行电子回单等电子形式凭证得到广泛应用，企业管理中的电子化应用十分常见，会计资料载体也逐渐向电子化发展。因此，会计档案数字化是未来发展的必然趋势。 2015年12月财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》明确指出，由电子设备形成、传输与存储的档案文件也属于会计档案；2020年3月财政部和国家档案局发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》确定了电子会计凭证的法律效力，同时允许将会计资料归档为电子会计档案，进一步推进了电子会计凭证归档工作的发展。自2016年以来，国家档案局积极开展电子档案相关的试点工作，为数字化时代会计档案转型提供了良好的实践经验。此外，“大智移云物区”的飞速发展为会计档案数字化转型提供了良好的技术支持。 企业会计档案数字化转型能够帮助企业高效管理数据资产，实现业财档一体化管理，提高企业会计档案的管理效率，同时挖掘会计档案的利用价值，引领档案管理的无纸化、电子化、自动化、智能化趋势。国网浙江温州公司在财务中台总体建设规划下，从制度、流程、系统、组织四个方面出发，构建了一套无纸化体系，优化梳理了业务流程，实现了企业系统互通互联，完善了档案管理人员的发展通道，最终实现了会计档案数字化转型。本文基于该公司会计档案电子化管理的实践经验，探索会计档案数字化转型的方法。 二、会计档案数字化转型探索 1.传统会计档案管理存在的问题。 (1)以纸质载体为主，档案管理效率低。国网浙江温州公司在日常运营管理工作中，以纸质载体为主的会计档案存在较多管理和利用问题。首先，该公司历经数十年的发展，累积了大量的纸质会计档案，且其数量还在不断增加，加之未达规定保存年限的会计档案不能销毁，所以纸质会计档案会占用企业大量储存空间，产生较高的储存与管理成本；其次，大量的纸质会计档案保存在固定的空间内，即使有规律的分类方法，档案使用人员调用所需档案仍存在一定的困难，而且以纸质形式保存的会计档案使会计信息受制于纸质文件而难以实现信息流动，所以纸质会计档案存在管理效率低、利用受限的问题；最后，由于纸质载体易受环境、人为因素的影响而发生损坏，如档案纸张更易受潮湿、火灾等环境的影响，存在较大的安全隐患。 (2)被动管理，未进行价值挖掘。传统的档案管理过程为“原始凭证—记账凭证—账簿—报表—会计档案”，档案管理人员常常只是在业务后端等待会计档案的形成，并对其进行分类记录保存。之后档案管理人员很少会主动对其进行价值挖掘，一方面是因为会计档案调用不便，另一方面是因为档案保管人员缺乏主动价值挖掘意识与能力。因此，会计档案仅仅发挥了记录功能，而没有成为企业会计信息动态流动中一环，其信息价值大大降低。 (3)关联不全面，信息无法共享。历经数十年的发展，国网浙江温州公司构建了业财链路贯通的信息化体系，越来越多的财务信息以电子数据形式产生，依托各项精益管理变革行动，公司价值管理的各项要求正在不断下探到最末级组织、深入到最小颗粒度场景，多维、精准、快速的高质量数据需求呈井喷态势。但是，公司的会计档案管理系统并没有实现数字化，仍按照传统的纸质模式运行，数据生成、传递、运用的效率较低，而且传统的会计档案管理已经无法与数字化的业务系统、财务系统相关联，企业的财务数据成为信息孤岛。 2.会计档案数字化内涵。本文认为，会计档案数字化是指将“大智移云物区”等新兴技术融入会计档案管理工作，构建会计档案电子化管理体系，实现业财档一体化，以提高会计档案管理效率并深入挖掘会计档案利用价值的过程。具体会计档案数字化内涵阐述如下： (1)软件工程理论指出，高质量的软件开发需要将已有的管理方法与能实现的最好技术相结合，同时要有效地维护软件。如今数据已经成为企业经营过程中不可缺失的要素，企业要实现会计档案数字化，就要将《会计档案管理方法》与“大智移云物区”等新兴技术结合起来，以电子数据为载体进行会计档案管理乃至企业管理。“大智移云物区”等新技术的引入，一方面实现了企业财务管理中流程化工作的自动完成，减轻了财务人员工作量，另一方面保障了企业财务信息的安全性，避免企业财务信息被盗取、篡改。此外，现有的明/暗水印技术、二维码与RFID射频识别技术、OSS技术、OFD文件预览等技术也为会计档案数字化转型提供了支持。 (2)会计档案电子化管理体系旨在实现会计资料的采集、归档及会计档案管理的电子化，会计档案是归档后的会计资料，会计档案的电子化管理要以会计资料的电子化管理为起点。因此，会计档案电子化管理体系也以会计资料的电子化采集为起点，以会计资料的归档为关键，以会计档案的管理为目的。 (3)施先旺(2014)认为，将业务流、资金流和信息流三流合一可以解决会计信息孤岛问题，基于信息论，会计档案电子化可以抽象为档案信息沿着会计档案管理的步骤在数字化环境下运动而形成的一种“信息流”，业财档一体化是在业财一体化业务流程、财务会计流程及管理流程的基础上将会计档案流程融入，将会计档案电子化管理产生的“信息流”融入，进一步解决信息孤岛问题。
