财务机器人，是通过机器人流程自动化(RPA)和人工智能(AI)技术的结合及应用并深耕财务领域场景的软件解决方案，是数字化的支持性智能软件。财务机器人的到来及应用，将为企业带来财务工作效率的提升和财务管理工作的转型升级。但财务机器人的运用存在一定的风险。从财务机器人的实际应用角度出发，财务机器人风险分为系统层面风险、管理层面风险和组织层面风险。 系统层面关注技术和应用风险 系统层面风险主要包括技术风险和应用风险。技术风险指的是在财务机器人应用过程中，由于当前技术成熟度不足或技术应用不合理带来的风险。技术风险主要包括可用性风险、系统过载风险以及信息安全风险。对于可用性风险，建议企业设立备份机制，将财务机器人及其涉及的信息系统及时备份，同时预留备用硬件；完善机器人维护机制，确保不出现整体功能故障；制定危机补偿计划，例如改变部门职能部署，对机器人替代的工作提前做出分工。对于系统过载风险，建议企业考虑财务机器人业务高峰期和低谷期的工作量，优化服务器的资源配置，设计合理方案对高峰时段采取限流或分流措施。对于信息安全风险，建议企业建立严格的身份认证机制，加强用户权限管理，对于不同职责机器人，设置不同的操作和数据下载权限；对机器人接触到的数据进行加密传输，以避免将企业系统账号密码和系统数据暴露于无人监管的状态之下；对机器人运行情况进行监控和记录。应用风险的主要表现形式是投资回报率达不到预期以及流程不稳定。对于应用风险，建议企业对财务机器人的建设目标以及效果进行充分评估，通过对组织和流程的改造，对财务机器人的应用开展可行性论证。 控制三类管理风险 管理层面风险主要包括合规风险、内控风险以及业务连续性风险。合规风险指的是在财务机器人部署和应用过程中，由于流程设计不合规造成流程运行或产出的数据出现偏差，或平台软件未经许可使用而产生的风险。为控制合规风险，建议企业在财务机器人需求调研阶段，对业务流程和数据逻辑规则展开详细了解，提供合理有效的财务标准化方案，并对财务机器人使用者及相关人员开展相应培训。内控风险指的是在财务机器人实施过程中，由于在设计上仅考虑操作流程的自动化，未根据企业内部控制规范对机器人的工作进行设计和开发的风险。建议财务机器人的设计和实施需要从企业经营活动和与之配套的内部控制的全局考虑。在调研阶段，企业需要专门从风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等多个角度进行考虑，将企业的内部控制制度内化于财务机器人的流程之中。业务连续性风险主要指因财务机器人程序问题而导致的企业整体信息化流程中断的风险。对于业务连续性风险，建议企业从三方面加以控制：一是保持财务机器人项目方案与业务连续性策略一致；二是健全危机补偿计划机制；三是建立异常与灾难恢复计划。 积极应对组织风险 组织层面风险主要包括组织变革风险、可持续风险以及人为风险 3 类。面对组织变革，企业需要提前对未来战略计划进行调整。引入 RPA 技术可能带来企业人员岗位的调整，从原本的基础核算工作，深入至需要人工分析深度研究的分析岗位中。可持续风险指的是由于忽视财务机器人的作用，在实施过程中动力和资源不足，导致财务机器人项目实施失败，或者虽实施成功但缺乏进一步规划和推动的风险。 建议企业加强对行业的了解，深刻认识财务机器人的应用意义，事前与软件厂商和咨询服务商就业务场景进行充分沟通，明确需求和工作量，从而形成合理的成交价格，在控制成本的同时，避免一味压价导致项目资金投入不足。人为风险指的是由于人对业务流程的理解、机器人的运行逻辑以及操作方式不熟悉，导致输出或接收的信息错误、操作失误的风险。针对操作失误，建议企业采取两方面控制措施：一是在硬件管理方面，设置专门地点放置财务机器人的服务器和终端，避免不相关人员干预财务机器人运行；二是在管理角度，加强相关操作人员的业务培训，在财务机器人上线前，取得财务机器人操作手册，对可能出现的误操作进行提前预防。针对数据错误，应该在机器人运行过程中加入校验规则，使财务机器人在处理数据之前，对关键流程节点或对关键数据做校验，并把校验结果推送给相关操作人员，减少数据错误导致的财务机器人运行失败。针对输出成果的利用，企业可以采取在输出的数据文件中添加使用说明、让部分同事在测试和验收阶段提前加入实施项目组，形成知识转移，成立内部财务机器人专家小组，在日常工作中建立学习小组等措施。
