基于RPA的财务共享服务中心账表核对流程优化

      近年来，大数据、云会计及人工智能的发展，推动了企业财务管理模式的改革。在大数据背景下，对财务业务进行有效整合、流程再造，实现组织结构优化和流程标准化的新型财务管理模式，已逐步成为企业财务共享服务中心提高管理效率、压缩财务核算成本并提升服务质量的目标。2017年，以德勤为代表的国际四大会计师事务所相继推出了财务机器人及流程自动化解决方案，标志着机器人流程自动化(RPA)开始应用于财务领域。RPA推动了财务智能化的发展。财务报表与会计账簿、会计账簿与业务数据表的(以下简称“账表”)数据核对作为财务报告编制、会计信息质量得到有效保障的重要环节，逐渐成为财务共享服务中心优化内容之一。RPA的引入，将为财务共享服务模式下的账表核对流程的优化注入新的活力。

      财务共享模式的应用备受关注，学术界与实务界也持续在对其财务、业务流程的优化进行研究。董娅对财务流程与业务流程、管理流程的关系进行了分析，基于财务业务一体化导向进行了财务流程重组，并研究了后续风险管理。武海燕认为传统的财务共享服务中心只有核算数据，没有业务数据，很难保证数据的真实性。陈学安等研究发现，运用财务业务一体化信息平台及财务共享影像系统实行会计集中核算使南方水泥的集中管控取得明显成效。朱朝晖等探讨了财务共享模式下，业务凭证电子化对异地事后账表核对工作效率的优势。程平等以A集团财务共享中心应收管理为对象，在指出收账核对时效长等问题的基础上，引入机器人流程自动化(RPA)技术，对收款自动对账等方面进行了流程优化与改进。

      从以上文献可以看出，我国学术界与实务界大多数局限于对财务共享服务中心的业务环节流程进行优化探索，利用RPA对财务报表、会计账簿以及业务数据之间核对流程进行优化的研究甚少。账表核对关系着会计信息质量。由于RPA能够基于标准化的规则，在不改变现有流程基础上，自动完成跨系统的工作，鉴于此，本文通过对Z建筑施工企业的财务共享服务中心账表核对的现状及问题进行分析，基于RPA技术，提出了财务共享服务中心账表核对的优化与建议。

      二、Z建筑施工企业财务共享服务中心账表核对现状及问题分析

      (一)账表核对流程现状

      Z建筑施工企业是拥有公路工程施工总承包特级、港口与航道工程施工总承包特级、市政公用工程施工总承包一级和城市轨道交通工程专业承包等资质的国家级重点单位。随着经济业务在全国以及全球范围的扩张，在2006～2017年新签合同从126亿元上升到700亿元，业务规模不断扩大，但也面临着运行成本增加、人力资源成本紧缺、会计信息质量难保证、管控难度加大等难题。为了解决一系列发展难题，经过多年的研究，Z建筑施工企业打造了“垂直、统一、高效”的财务会计体系，并于2008年开始启动财务共享服务中心建设研究工作，确定了区域型财务共享服务中心模式，先后建立了6个财务共享服务中心，国内5个和海外1个。Z建筑施工企业财务共享服务中心账表核对流程图如图1所示。

      

      图1 Z建筑施工企业财务共享服务中心账表核对流程图

      Z建筑施工企业拥有6个区域型财务共享服务中心，每个中心分管不同区域的财务工作，每个财务共享服务中心均设有财务部门，每个项目分子公司也均建立了单独的业务系统。此外，各区域还分别设有内部单位，即公司机关部门，该部门负责对业务数据进行收集与处理。在进行账表核对时，首先由各区域的财务共享服务中心的财务部门通过财务共享平台下载数据，填报报表，然后将报表上传至财务共享平台，同时通知各个项目分子公司财务部门；各个项目分子公司从财务共享平台下载报表，然后与会计账簿数据项进行核对，发现存在异常项后通知Z建筑施工企业的内部单位对会计账簿与业务数据表进行核对。内部单位在各自的账套上下载业务数据表，与项目分子公司的会计账簿进行核对。如若发现账表不符，将根据具体情况与公司内部业务部门、外部业务单位以及银行等金融机构进行核实。核实完毕后，内部单位将结果以报告形式反馈给各个项目分子公司的财务主管，再由财务主管反馈给财务共享服务中心的会计主管，由财务共享服务中心对报表数据进行更新，上传至财务共享平台。

      (二)账表核对流程存在的问题

      Z建筑施工企业财务共享中心尽管利用财务共享提高了财务的数据采集、处理的效率，但是由于共享中心无法直接获取业务数据，导致账表核对流程中仍存在账表核对流程繁杂、时效性不强，大量人工操作、成本较高，工作量大、异常处理无力，过程缺乏监督、真实性较低等问题。

      1.流程繁杂，时效性不强

      Z建筑施工企业在进行账表核对时，往往需要由财务共享中心财务部首先进行填报报表数据，然后上传至共享平台。各分子公司项目部财务主管从财务共享平台下载报表后需要通过邮件或者电话等方式通知内部单位对账表进行核对。核对完成后，内部单位将核对结果反馈给各分子公司项目部财务主管，再由财务主管反馈给共享中心财务部会计主管。由于Z建筑施工企业采用的是部门制的管理模式，这很大程度上对账表核对造成了障碍。各部门间业务复杂，系统间交流存在问题，使得各部门的业务信息自成体系，相对独立。因此，在账表核对时往往出现信息延迟，协调性差的问题。同时，在具体实施操作过程中，由于各分子公司存在较大的地域性差异，使得共享中心与各分子公司、各分子公司与内部单位之间的交流与沟通存在着极大的障碍。加之Z建筑施工企业的施工类企业性质，其项目范围涵盖国内外大部分地区，导致其核对效率低下，账表核对面临着极大的挑战。