《小企业内部控制规范》第21条规定：对于单据的控制，小企业应明确各种业务和事项所涉及的表单和票据，并按照规定填制、审核、归档和保管各类单据。这里所提到的单据既包括外来的各种凭证，如发票、商业票据等结算凭证，也包括单位内部流转使用的各类文件和表单、验收单、因公借款凭证等。不论何种票据，小企业均应从票据管理和印章管理两个方面，采取以下3种针对性措施实施内部控制。 票据取得的管控 为了确保票据的安全有效，小企业必须建立健全票据管理制度，确保票据保管安全有效。各类票据的申领、启用、核销、销毁均经过适当的授权与审批。 一是票据的领购。小企业所需票据应统一印制或向财政、税务、商业银行等部门申领或购买，并按规定使用。严禁使用自行印刷、购买(在财税部门购买的除外)或除财务主管部门以外其他单位代开的票据。小企业应指定专人保管各种票据，并负责票据申购和使用，对于领用的票据应设立“票据领用登记簿”，认真核对领用时间、票据名称、起讫号码和用途，且应由使用人签章。 二是全面审核各类单据。对取得的单据应重点审核来源是否合法，内容是否真实、完整，使用是否准确，是否符合制度规定，审批手续是否齐全。特别是支出凭证，审核时应注意：支出凭证是否附有反映支出明细内容的原始单据，是否有经办人员签章，超出规定标准的支出事项应由经办人员说明原因并附审批依据，从而确保其与经济业务事项相符。比如会议费报销单据，经办人员提交《会议费报销审批单》的同时，应当附与会议相关的内部签报和外部结算单据，以及能够证明会议议题、议程、会期、地点、与会代表人数、相应的预算指标、实际报销金额以及各项费用构成等内容的内部表单。 票据使用与保管的管控 小企业应对各类票据实行专人保管；按序使用，同时做好废旧票据的管理和序时连续的登记工作；不得违规转让、出借、代开、买卖票据，不得擅自扩大票据使用范围。在票据的使用与保管过程中应重点采取以下管控措施： 一是票据签发的管控。 票据签发时要求做到：(1)出纳员必须按票据的序号签发、不得挑号，严禁涂改、挖补、撕毁票据，不得折本使用；(2)填写票据时项目要齐全，字迹要清晰，全部联次要一次复写、打印，内容完全一致；不得随意开具印章齐全的空白支票；(3)发生填写错误的票据应把所有联次同时作废，并加盖作废戳记；作废的机打票据应妥善保管，与存根一起按票据序号装订成册备查；(4)对票据的购买、领用、注销等应在“票据登记簿”记录，防止空白票据遗失和被盗用。另外对于出纳员未按规定使用票据的，会计人员不予入账。 二是票据的遗失与核销的管控。 票据专管员应妥善保管各种票据，但实践中可能会出现遗失或到期未使用等情况：(1)若票据丢失，应及时到主管部门办理挂失，并书面报告情况，协助有关部门查明原因。由于票据丢失或被盗所造成的经济损失，应由相关责任人承担。(2)票据保管期限一般为5年，超过法定保管期限的可组织销毁。销毁前需进行清理，并经企业负责人同意后，向票据主管部门提出销毁申请，主管部门审核同意后方能予以销毁。销毁票据时，需由财务、内部审计等部门成立3至5人的销毁小组进行监销。销毁后应由全体人员签字，并以小组名义出具票据监销报告，经财务和企业负责人签字后，报送票据主管部门保存备查。 三是票据的监督检查。 有条件的小企业应成立专门的稽查小组，对单位票据的使用、保管、销毁等工作进行定期或不定期检查，使用票据的部门和个人必须配合检查，如实反映情况并提供相关资料，不得拒绝、隐瞒。不具备条件的小企业也应指定专人负责票据的监督检查工作。 在监督检查过程中，如果发现工作人员有下列行为之一的，应根据情节的轻重和相关规定分别予以处罚：一是违规转让、出借、代开票据的；二是因保管不善造成票据撕毁、灭失的；三是伪造、擅自销毁票据的；四是其他违反票据管理规定的行为。情节严重的应移交司法机关处理、绝不姑息。 “为了确保票据的安全有效，小企业必须建立健全票据管理制度，确保票据保管安全有效 印章的管控 印章是印和章的合称。它是一个合法法人的标志。票据或文书等材料一经加盖印章，就意味着法人法定权力的行使和法定义务或法律责任的承诺，因此印章就具有了法定的凭证作用。在通常情况下，法人之间的业务往来文件，必须加盖印章，否则就会失去其合法性和有效性，由此可见印章的保管与使用尤为重要。 小企业的印章一般包括企业公章、财务公章、发票专用章、合同专用章、法定代表人或主管财务负责人以及会计机构负责人的私章。为了确保印章的安全与正确使用，小企业必须建立与健全印章管理制度，既要确保印章由专人负责保管，并使其得到有效控制，又要确保印章在授权范围之内且履行审批手续后使用。 小企业管控所有印章应从以下方面着手： 一是公章刻制：新成立的小企业应在取得统一的社会信用证后即可到指定的公安机关办理刻制手续，严禁私自刻制印章；然后持社会信用证、企业公章、财务章和个人印章到商业银行办理开户手续等。
