财务共享对信息系统的四个要求

      共享服务的潜力尚未被完全挖掘出来，一些公司还没收回他们的投资回报，一些企业还处于业务模式转变的阵痛中。选择一个合适的共享服务信息系统解决方案和技术平台是确保财务共享服务项目成功的重要因素。

      信息系统只是满足业务的手段之一，在谈信息系统之前，先谈财务共享理念。财务共享当前在国内是比较热门的一个话题。但在国外已经经历过了几十年的发展，目前国外的大型跨国公司基本上全部采用了共享服务的管理模式。

      上个世纪经济全球化的过程中，跨国企业纷纷在全球范围内建立起分子公司。随着企业规模的扩张和分支机构的建立，企业的成本不断增加，管理难度不断加大，企业的运营风险不断提升。财务共享服务是一种将分散于各业务单位、重复性高、易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化，并集中到共享服务中心统一进行处理，实现集团财务资源共享。从这个定义上可以看到，并不是所有财务业务都适合采用财务共享模式进行处理，而仅仅只是重复性高、易于标准的财务业务(如图1～图3所示)。

      

      图1 大型跨国企业集团面临的财务管理挑战

      资料来源：中兴财务云

      

      图2 企业业务和财务的价值体现

      资料来源：中兴财务云

      

      图3 共享服务战略目标

      资料来源：中兴财务云

      财务共享对信息系统的四个要求

      财务共享这种业务的特性对信息系统提出了几个要求，标准化、集中化、自动化和自助化，具体如图4所示。

      

      图4 财务共享特性对信息系统提出的要求

      资料来源：中兴财务云

      1、标准化

      财务共享需体现规模效应，所以对业务、流程、制度、数据的标准化程度要求比较高。那么如何通过信息系统进行一系列的标准化呢?

      业务的标准：提出ERP+报账的模式支撑业务标准。纳入共享的业务，要么在ERP中进行业务处理，要么在报账系统中进行处理，我们已在报账系统中预设了一系列共享业务相关的单据，企业可以根据自身ERP建设的程度，选择是在ERP中进行管理，还是在报账系统中进行管理。

      流程的标准：需要在集团层面搭建一套统一的BPM工具，无论是整个流程的规则还是相关审批节点的设置，都是统一的，而不是各信息系统管自己的流程。

      制度的标准：我们建议采用统一不唯一的方式，集团下属单位可根据自身的特点制定相应的制度，由统一的组织进行制定和发布。并且尽量将制度中的规则嵌入到信息系统中进行实现，降低财务人员需要审核的控制点，能大幅度地提升处理效率。

      数据标准化：建议企业搭建统一的主数据管理平台，明确各类主数据的持有者，持有者对主数据的标准和准入准出的流程以及信息系统进行统一管理。主数据持有者的定义，需根据每类数据的业务管理归口进行设计，比如供应商主数据持有者一般定义为采购部，客户主数据的持有者一般定义为销售部。

      2、集中化

      任务的集中处理：不管你是一个共享中心还是多个共享中心的模式，总是需要将业务集中起来进行处理的。因此需要一个共享服务中心的任务处理平台，该平台是一个开放式的，不管是报账系统中生成的任务，还是ERP系统中生成的任务，都可以对接到该平台进行统一的任务分配、工作量统计和绩效管理。并且能实时地将共享中心员工的处理效率在看板上体现，中兴通讯在西安的共享服务中心就有大屏实时展示此类数据，一是方便共享中心的管理者直观的感受，更重要的是起到一个激励的作用。

      影像的集中处理：电子影像系统主要是将实物单据影像化，无论是业务领导的审批还是财务人员的审核，都可调用影像进行支撑。在这种模式下，原始单据只需定期集中邮寄归档，既缩短了业务处理时间，同时也降低了丢单风险与邮寄成本。对于原始凭证有严格限制的地区和国家，电子影像系统突破了离岸业务的限制，可将全球业务纳入到共享中心进行处理。影像文件这种非结构化的格式占用的存储比较大，考虑到网络传输以及服务器存储的压力，需要采用压缩、断点续传、传输加密等技术，确保影像文件高效、安全地传输。随着全面营改增的落实，企业对增值税专用发票Ocr识别的需求也与日俱增，中兴的电子影像解决方案能够自动抽取专票上的关键信息，跟税局系统进行对接，实现专票的认证。目前国家在特定领域推行电子发票，一旦电子发票全面推行，传统方式下需要做的填单、贴票、扫描、邮寄、审核、复核、归档等步骤全部不再需要了，财务处理的效率又将有一个极大的提升。