一、引言 随着信息技术的发展和经济全球一体化的推进,各国企业集团在全球扩张的进程不断加快,瞬息万变的经营环境给企业管理带来了巨大的挑战。因此,一些跨国企业集团开展了财务管理变革和流程再造,一种新的财务管理模式财务共享服务(FSS,Finance Shared Service)应运而生。1980年美国福特公司最早建立FSSC。接着杜邦、美孚、壳牌等公司相继建立共享服务中心,2000年后联合利华、邦吉、嘉吉、雀巢、海尔、中兴通讯等也加入了财务共享服务中心的建立。到目前为止,全球70%以上500强企业正在应用共享服务,90%跨国公司正在实施共享服务。财务共享服务中心在全球范围已经普遍运营,同时国内运营也逐步开展并进入大量建设阶段。财务共享服务中心作为一种比较先进的模式,能直观的降低企业的运营成本和提高整体效益,但是其建设与实施是一个复杂的系统性工程,整合了企业管理模式、财务业务职能、信息系统等多个纬度的资源。 财务共享服务中心模式是如何运作的呢?通常,公司需选址建立财务共享服务中心,共享中心通常为独立的事业部或独立的子公司,通过共享服务中心向其众多的子公司提供统一的服务,并按一定的方式计费,收取服务费用,各子公司因此不再设立和财务共享服务中心相同功能的部门。最典型的服务是财务方面账务处理的服务,称为共享会计服务是一种以事务性处理功能为主的服务。还有一类共享服务以提供高价值的专业建议为服务内容,如税务、法律事务、资金管理等。一般企业财务共享服务中心内容包含应付账款、应收账款、总账等模块,如表l。
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二、应付账款模块 应付账款模块一般包含员工个人报销、供应商第三方报销以及内部关联方往来结算等业务。 (一)员工费用报销及备用金员工费用报销指公司各职能部门人员,对为实现公司的经营目标而开展的各项经营活动所耗费的各项资源及支付的各种费用,提请公司予以核销。其中一些销售型为主的企业公司人员的差旅费,特别是在开展业务活动发展的本地差旅、车船机票、差旅补贴、住宿等费用是企业员工报销流程的主要内容。费用报销业务流程主要为:员工在系统中发起报销申请,经过系统中相应的审批后将粘贴好的单据寄往财务共享服务中心,财务共享服务中心人员根据公司政策对单据经过审核和支付。 备用金主要是员工预借款,员工根据工作需要进行预支。备用金业务流程主要可以分为:借款人在员工报销系统中发起申请,经过系统中相应的审批后将粘贴好的单据寄往财务共享服务中心,财务共享服务中心人员根据公司政策对单据经过审核和支付;备用金和员工费用报销不一样的流程在于财务共享服务中心人员还要在月末或者定期对员工备用金借款进行跟踪对账,并督促员工及时还款或者办理续借。 (二)供应商第三方结算供应商第三方结算包括费用类结算和成本类结算,其中,费用类主要指公司各部门人员,对为实现公司的经营目标而开展的各项经营活动中所耗费的各项资源及支付的各种费用,提请公司予以核销。财务共享服务中心根据报销人提供的报销原始单据、审批和政策进行费用审核和支付;与公司生产成本相关类型的采购采用订单结算,财务共享服务中心通过创建采购订单并系统收货后,各部分操作人员将发票及相关审批资料收集至财务共享服务中心,财务共享服务中心根据相关发票、入库单、审批及政策进行发票校验并入账安排付款。 (三)内部关联方往来应付款跨国企业或者集团中存在相当多的关联方往来交易。各企业根据实际需要设置财务共享服务中心中关联方往来应付应收职能。关联方应付账款结算包括关联方物资采购及费用代垫、服务收费。服务收费及费用代垫通常由关联方公司应收财务人员将发票、协议及审批等支持性文档传递至应付方,应付方根据这些文档、审批及政策进行费用的确认入账以及安排付款;物资采购结算通常存在产销并存与各区域内的集团公司,通常销售公司会根据客户订单向集团内生成公司集团采购,这种采购订单通常是大批量并且有规律性进行的,在适合的系统支持下,通常财务共享服务中心人员只要在接到发票以及货物入库后直接将发票进行自动校验并且安排入账付款即可,同时每月月末还应该进行关联方往来对账确保两边账务一致。 总体来说,财务共享服务中心应付账款的运作流程有通用的步骤:第一步,申报:各分公司员工将实际业务中发生形成的业务票据进行初步整理,并在分公司通过全公司财务信息管理系统中填报并形成一份独立的报销申请单,再由该分公司的相关负责人批复后由专门管理部门收集并寄往财务共享服务中心。第二步,审批及入账:财务共享服务中心在收到分公司单据由专门管理部分进行登记和分类并根据分类情况发送到相应部门。应付账款小组在收到凭证后进行逐一的确认并在公司的财务系统进行审核。审核通过后生成文档导入财务模块,自动生成相关凭证;如果审核不通过,应付账款小组人员将以电子邮件或电话形式通知分公司相应人员进行联系沟通以确认信息的准确性和完整性。在确认完信息后,如果在应付账款小组人员可直接修改情况下应该要求分公司员工发送一份书面修改请求。不能够由应付账款小组直接修改的情况,应付账款小组会在公司财务信息系统中将报告驳回并要求相关人员对报销进行重新批复。第三步,付款:在生成凭证后应付账款小组进行付款,并对相关凭证进行归档。将公司参股控股的独立法人的凭证寄回原法人单位。概况流程如图1。