预算是组织、指导和协调企业生产经营活动以达到经营目标的一种价值管理工作。预算能否得到有效执行,是完成企业既定经营目标、提升企业价值的关键。那如何确保预算执行有效呢?建立科学合理的预算执行纠偏机制是重要且有效的举措之一。下文将探讨基于PDCA管理循环的企业预算纠偏机制。 一、基于PDCA管理循环建立预算纠偏机制的必要性 (一)预算执行存在偏差需要建立纠偏机制 预算管理的执行纠偏是指将实际完成情况与预算指标定期对比,找出差异并分析原因,对预算指标和目标不适配等问题造成预算目标偏差的情况予以期中预算调整;对执行不力或经营行为等问题造成预算目标偏差的情况则需要组织协调、改善优化或调整生产经营活动,提升战略执行力,帮助企业更有效地运行和实现战略目标、提升价值。如果没有上述管理过程,很难想象预算目标能顺利实现,可以说预算纠偏是企业预算管理是否成功的关键步骤。但是,实践中企业的预算纠偏效果并不理想,预算下达后就不闻不问、上下级企业间博弈造成预算偏差大、预算偏差调整依据不足或随意性大、没有纠偏流程、缺乏执行监控和考评、没有相应的追责机制等现象在企业预算执行中普遍存在,使得很多企业最终没有实现既定的战略目标或结果偏离目标较大。因此,企业需要建立科学、规范、公平、透明、可量化的预算纠偏机制,以强有力的纠偏能力确保预算目标达成。 (二)PDCA管理循环科学严谨适合预算纠偏机制 属于全面质量管理体系的PDCA管理循环是一种很好的运用于预算纠偏的方法,建立基于PDCA管理循环理论的企业预算纠偏机制是预算执行控制的有效办法。其原因主要有以下三点。(1)PDCA管理循环是十分严谨的全面质量管理方法,适用于预算过程管控。P是PLAN,指明确问题并查找原因和提出解决计划;D是DO,指实施行动计划;C是CHECK,指评估结果;A是ACT,指如果问题没有解决就返回到P计划阶段,或者如果问题解决就对解决计划实施标准化,此工具的设计科学合理。预算过程管理包括计划、实施、评估、调整等环节并按规定的期间循环,这与PDCA管理循环十分契合。(2)PDCA管理循环有着科学合理的程序,适合提升预算纠偏管理水平。PDCA管理循环是使一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序,可以使方法和步骤更加条理化、系统化、图像化、科学化和规范化。它是分析现状、找出问题、查找原因、因素确认、制定举措、执行计划、检查评估、标准规范化、整改调整等步骤结成大循环,循序渐进,互相促进。将预算纠偏过程按上述步骤分解并设计出完整方案实施,会不断提升预算执行科学性和有效性。(3)PDCA管理循环是提升质量的有效方法,与预算纠偏管理的目标一致。预算纠偏管理的目标是提高预算执行质量,PDCA管理循环是一种提升工作质量的方法,两者目标相同。 二、基于PDCA管理循环建立预算纠偏机制 (一)预算纠偏机制基本思路 根据PDCA管理循环的基本原理,经研究设计,建立基于PDCA的价值评价体系,通过价值树分解、资源配置过程纠偏、价值分析评估,引导预算优化,实现企业规模效益双提升。 (二)预算纠偏机制的步骤及内容设计 预算纠偏机制分四个环节,一是以价值导向配置资源、确定预算目标;二是执行实施、月度分析;三是效益导向的季度评价;四是年度评估业绩效果、兑现考核激励等。环环相扣,小环套大环,预算执行效果在PDCA循环中持续螺旋式上升,最终促进了预算目标达成,企业价值持续提升。如图1:
图1 PDCA预算纠偏循环图 (1)P环节:以EVA价值树分解引导资源配置,按价值导向配置资源,编制全面预算,设定合理预算目标。通过设定EVA年度目标,确定年度ROIC目标值。为达到ROIC目标值,同时参考经营状况、税收要求等因素,逐级分解财务指标,计算出相应的营业收入、营业成本、税金、管理费用、销售费用、资产减值、投资收益、营业外收益、在建工程支出、资产支出、财务费用等年度预算值。然后相应计算资产负债率、各类费用占收比、各类资产效率指标等予以平衡调控,从而最终确定出年度预算目标值和计划。 (2)D环节:预算计划执行实施,按月度分析和生产经营行为纠偏。进入实施阶段后,针对各预算执行单元的实际生产经营情况,设计了月度分析和生产经营行为纠偏的工作环节。月度分析不是全面预算执行评估,它是通过建立价值分析体系,以业财融合视角,分析生产经营行为对预算执行的当月效果,实现预算执行过程的价值管控,为公司管理层提供决策支撑。具体的讲,是负有预算管理责任的企业总部,对各预算执行单元的生产经营质量和规模情况、财务效益情况等全面分析,特别是针对有风险的指标以及企业价值短板,开展财务专题分析,发现预算执行不力或经营行为等造成预算目标偏差的问题,针对性督导相关预算执行单元改善、优化或调整生产经营行为,即预算行为纠偏,以达到提升执行力的效果。这一环节有以下两个关键内容: 第一,构建“评价指标+关联指标”的业财融合月度评价模型,全面反映各预算执行单元经营状况和执行阶段效果。其主要供企业总部和各下属单位动态掌握运营的效率效果,并开展及时纠偏,划定责任圈,建立闭环的工作机制,提高总部与各预算单元间的工作协同效率和预算执行效果。业财融合的月度评价模型包括经营规模指标、发展质量指标、财务效益指标和其他在月度重点监控的专项指标四个模块。