高校应付账款余额异常的处理方法

       按照事业单位会计准则的要求，高校设置“应付账款”科目来核算购买商品、材料或接受劳务供应时发生的债务。由于高校是事业单位性质，在实际的会计工作中采用的是收付实现制，那么当应付账款存在借方余额的时候，则应该优先对该往来单位进行必要的查账程序来保证账账相符，账实相符。故高校在出现应付账款多个单位余额异常的情况下，在查账过程中应该遵循“余额借方优先账务核对”的基本原则。

       一、当应付账款余额在借方时

       某高校采用费用报销方式对部分供货单位(或个人)进行结算。供货单位在送货的时候，由校内库房进行接收，并依据商品、数量及金额打印入库单据一式三联，库房和会计部门各一联入账，供货单位一联在报账时作为主要凭据。在2013年底编制往来单位应付账款汇总表。

      

       从表1中我们可以发现，其中有两个往来单位在年底出现了余额在借方的现象，并且其金额较大，那么肯定是“应付账款”科目出现了异常，这个时候就需要对该科目进行详细核算，找出相应错误，使得账实相符。

       在进行分单位详细查账之前，应先总账核对。由于高校是事业单位会计，采用收付实现制，并且应付账款的年末余额在贷方，通过与高校后勤部门即材料库存单位进行核实，来确认应付账款总账是否相符。与材料库存单位进行未付款项的核对，与账面上数额不一致，金额相差14元。由于该科目异常涉及多个单位的明细账，通常要采用详细查账法，对过去一年的往来账务进行核查从而保证该科目下的账务真实性。但是详细查账法需要查阅大量凭证和出入库资料，工作量大，效率低，本文提出了新的查账方法，并遵循以下挂账、查账、处理等程序。

       (一)余额借方单位优先账务核对

       应付账款余额在借方表明该单位下的账务存在异常，应该优先处理。通过往来单位应付账款汇总表可以发现，A公司和D(个人)应付账款的年末余额都在借方，再比较两者余额之间的大小，确定其重要性水平，优先对应付账款——D(个人)进行账务核对如表2所示。

      

       1.对挂账单位D(个人)进行账务核对，发现问题以便减少查账数量。由于应付账款——D(个人)年末的余额为借方53 666.20元，又因为到5月底的时候账务配平，所以应该是6月到12月底之间该单位的往来账出现了问题。所以应该从6月份开始进行原始单据的查询。

       由表2可以看出，6月13日第1247号凭证与6月20日第1870号凭证相符，金额都为37 012.10元。9月13日的第913号凭证与9月20日1800号凭证和9月23日第2100号凭证金额之和相等，为56 951.80元，由明细账反映的规律——月中挂账、月底报账可以推论这两笔业务是同一笔业务。但是在应付账款——D(个人)下多出了两笔：6月5日第854号凭证25 45.40元以及7月13日第890号凭证28 020.80元之和刚好是年末借方余额53 666.20元，这样就确定了需要对这两张凭证的原始单据进行核对。

       2.找出错误凭证，核对其他错账。经过原始单据核对后发现6月5日第854号凭证报销单后的原始凭证是属于C农贸市场的采购入库单，编制会计凭证时单位挂错，款项已经用库存现金进行支付，核对后进行统计暂不进行账务处理；而7月13日第890号凭证，报销单后附件是D(个人)的送货单和入库单，并与食堂进行了核对属实，进行统计暂不进行账务处理。

       3.对应付账款余额在借方的往来单位A公司进行账务核对，找出所有错账，如表3所示。

      

       该科目下A公司的明细账年终余额为借方，金额为33 726.95元，进行账务核对后发现9月底该科目借贷相等，于是预计错账发生在10月到12月之间，经账务核对后发现11月最后的余额为借方，金额与年终余额相等，则将范围缩小到10月到11月之间。

       经过账务核对后发现，10月23日第2005号凭证与10月17日第1800号凭证应该属于同一业务，经核查原始单据后发现第2005号凭证将实验用耗材的消毒费14元一并计入了该报销单位，暂不进行账务处理；11月的两张入库凭证第1907号与第2100号贷方金额之和恰好等于11月第2467号凭证与第2670号凭证之和，从谨慎性原则出发核查原始凭证后发现是属于同一笔业务。11月4日与11月5日的两张凭证第310号与第400号凭证未见入库数，进行原始单据核对，核查后发现凭证后的报销单都属于C农贸市场的入库单。

       (二)统计错误金额，进一步核查

       根据对应付账款余额在借方的两家单位进行核对后编制表4。