ERP环境下原始业务数据到财务数据流程中的控制

       ERP系统由众多模块组成，各模块内部及模块之间的数据处理及传递关系比较复杂，但是所有业务模块都要向财务模块传递业务数据。企业整体的流程中，各业务环节产生的业务数据都将实时传递到财务模块，并通过自动转账模块生成财务数据传递至总账模块，所以财务模块是ERP系统的数据中心，而总账模块又是财务模块的中枢。出于保障财务数据完整性、准确性和可靠性的考虑，笔者认为有必要讨论ERP环境下原始业务数据到财务会计数据流程中的控制问题，并将其作为从源头上控制风险的方法以及内部控制的重要组成部分，贯穿始终。

       本文将ERP系统分为业务模块与财务模块两大部分，将数据流的传递过程进行解剖，按数据流在系统中的总体流向分三大部分：对业务模块产生的原始业务数据的控制、对原始业务数据由业务模块传递到财务模块过程中的控制、对业务数据到达财务模块后生成财务凭证的控制。

       一、按流程的控制分析

       (一)对业务模块产生的原始业务数据的控制

       一般系统会要求财务数据经过审核后才可录入，但在ERP环境下财务核算大多实现了与业务操作的集成，从而基本实现了相关财务数据采集的自动化，减少了财务数据录入的工作量。鉴于上述特点，ERP环境下对各类基础数据录入的要求非常高，此环节出错，将对企业财务管理及企业决策产生重要影响。而在业务模块中的操作人员又非会计人员，一旦业务人员粗心大意、玩忽职守，将给财务模块带来巨大风险。这种风险对于财务模块来说可能是不可控的，因此必须将这一问题在业务模块解决。笔者认为ERP系统必须满足两个基本要求：

       1.对初始化设置的控制：这项控制可以说是ERP系统的特点之一，对于软件公司应提供的初始化控制，用户的需求基本上集中在选择使用的会计准则和制度、设置会计科目；索取初始数据的导入；定义样板凭证、自动转账凭证、定义原始凭证自动生成记账凭证的规则等。在这些需求的基础上，针对原始凭证由业务部门产生并传递到财务部门的特点，考虑到业务部门的人员没有财务相关知识(并且也不需要他们掌握财务相关知识)，ERP的设计者可利用ERP软件的初始设置控制，使得企业能够经济有效地控制原始数据的生成。

       2.权限控制：虽然有了初始化设置的控制，但良好的制度并不能保证被企业所有部门人员有效地执行，必须在人员安排上同样重视不相容职责相分离的要求，必要时需要对员工进行培训，使其明白自己的本职工作是整个ERP系统不可忽略的一部分。当前的会计信息化软件自动审核功能在录入会计数据时，应具有自动识别不相容的职务或权限需不同操作人员的功能。同样，由于ERP软件的会计原始数据实质上是在业务模块生成的，只有业务模块的权限控制得到有效设置，才能保证原始数据的可靠性。

       (二)对原始业务数据由业务模块传递到财务模块过程中的控制

       ERP系统中原始业务数据的自动转账并非“全自动”，而是在具有转账权限的会计人员控制下“半自动”生成，所以对自动转账的控制也是需要关注的。原始数据需经会计人员职业判断后对经济业务进行确认，填制自动转账凭证，相当于手工记账中的填制记账凭证。所以，有相关权限的会计人员应当对自动转账凭证的真实性负责。自动转账凭证生成后即自动发送到总账模块。经调研发现，对于ERP系统中其他模块生成的会计相关业务数据，机制记账凭证的形成点应该放在哪里的问题，企业在实务中是不太清晰的。对于此问题，笔者认为只要企业的ERP设置合理，均可以接受。

       (三)对业务数据到达财务模块后生成财务凭证的控制

       1.权限控制：与业务部门需要将不相容职责相分离一样，财务模块下的各个子模块也需在财务会计部门的权属科室(或岗位)的严格、有效控制下运行。该权限控制不是ERP系统所特有的，只要企业设置了财务部门，均应满足此项控制的要求。

       2.对生成机制记账凭证的控制：可以说机制记账凭证是ERP系统财务模块区别于手工记账模式的又一个重要特点，机制记账凭证的产生，也是由于ERP系统有对财务数据控制的需求。经调研发现，企业在实务中仍未对机制凭证在ERP系统控制业务原始凭证传递到财务模块的过程中的重要过渡作用有充分的了解。

       业务原始凭证传递到财务模块后应由财务模块自动生成机制记账凭证。财务模块应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的机制记账凭证；机制记账凭证审核通过或者登账后，对输入的相应原始凭证和机制记账凭证不能直接进行修改：原始凭证来源于其他业务模块，则机制记账凭证的附件张数应当为零，总账模块中机制记账凭证应当存有业务模块的来源信息，业务模块中的原始凭证应当存有其生成的记账凭证类型和编号；同时，原始凭证必须由业务部门确认之后，由财务部门再次进行确认。

       财务模块应当提供根据权限进行审核的功能和根据审核通过的机制记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。

       3.对财务数据修改的控制：与非ERP系统相比，ERP系统的最大不同是财务模块没有手工输入业务数据的过程，但由于各种原因，对财务数据不可避免地会有修改的需求，此时由于REP系统的特殊性，使得对修改财务数据的控制变得异常重要。财务模块应提供对已经输入但未登记会计账簿的机制记账凭证(不包括财务模块自动产生的机制记账凭证)进行修改的功能，但是在修改的过程中，应给出必要的提示。