用友软件的账务处理采用放射式数据处理流程，对业务数据采用集中收集、统一处理、数据共享的操作方法，凭证数据库既是数据归集的“信息仓库”，又是后续业务处理的“信息源泉”。因此，凭证填制数据的正确与否直接关系到后续账表及相关业务信息的准确性。 在用友软件中，其基础设置及凭证管理模块为我们提供了凭证类别控制、受控科目控制、制单序时控制、支票控制、制单权限控制等功能，加强了对发生业务的及时管理和控制，通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。然而在实际应用中，却常因用户不理解各项控制参数的含义，以及对后续操作的影响；没有准确无误地设置相关控制参数及基础信息；没有正确完整地录入凭证辅助信息等原因，使先进的控制工具无法充分发挥效用，损失了部分数据信息，降低了软件的使用效能。对此，笔者将以用友ERP-U8.72软件为例，总结凭证填制环节的常见问题，结合典型案例，追根寻源，深入剖析其产生的原因，以便对症解决。 一、凭证类别设置时常见问题 出错信息描述：“不满足借方必有条件”，“不满足贷方必有条件”，“不满足借贷必无条件”，“不满足凭证必有条件”。 典型案例剖析：2009年8月16日，总经理办公室支付业务招待费1 200元，转账支票号ZZR003。凭证内容如下： 借：管理费用/招待费(660205) 1 200 贷：银行存款/工行存款(100201) 1 200 当凭证保存时，弹出出错信息框，提示“不满足借贷必无条件”。此信息说明用户之前为不同类别的凭证设置了限制条件，指定了相应的限制类型和限制科目。这样，当凭证填制时，系统就会根据所设置的凭证类别判断凭证内容是否符合限制条件，不相符时就会出现类似的出错信息。对于此类问题，用户首先应根据提示信息，认真查对所选凭证类别与所录入的业务内容是否相符，然后进一步判断究竟是凭证类别设置错误，还是会计科目选择错误？ 此案例中的凭证类别选择的是“转账凭证”，转账凭证的限制类型应为“凭证必无”，限制科目为“1001，100201，100202”，即在凭证借贷方不能出现这三个科目。而该凭证的贷方却出现了100201科目，显然违背了所设置的限制条件。进一步判断可知，此问题是因凭证类别设置错误所致的。根据业务内容该凭证类别应为“付款凭证”，而非“转账凭证”。当更正凭证类别后，问题即得到解决。经进一步分析得知，用户在填制凭证时，因为看到在业务中用到了转账支票，就认为这应该是一张转账凭证，从而导致凭证类别判断错误。而追根寻源是由于用户对业务的凭证类别判断不准，不明白凭证类别的限制条件，甚至于不清楚什么是收、付、转凭证。当问题出现时，就会因不理解凭证类别限制条件的含义而找不到问题解决的方向和方法。 此外，对于此类问题，如果用户在认真查对后，发现凭证类别与凭证内容匹配，但仍出现出错信息，则应考虑可能是因用户粗心将凭证类别的限制条件设置有误。常见的错误有将收款凭证和付款凭证的限制类型设反了，或将转账凭证的限制类型设为“凭证必有”，或未写全限制科目。 二、制单日期录入时常见问题 出错信息描述：情况一：“日期不序时，[付]类凭证已制单到[2009.08.03]”；情况二：“日期不能滞后系统日期”；情况三：“日期不能超前建账日期”。 典型案例剖析：2009年8月2日，企业发生业务一笔，填制付款凭证一张，当填写凭证制单日期时，弹出如情况一所述的出错信息。此信息说明用户之前在进行总账控制参数设置时，选择了“制单序时控制”选项，这样在填制凭证时就必须按照业务发生的先后顺序进行制单。出错信息提示系统中的付款凭证已填至8月3日，因此，8月3日之前的付款凭证就不允许填写。在分析得知是因参数控制所导致的问题后，如果此时确需录入此张凭证，就临时取消“制单序时控制”参数即可。 但对于此案例，当用户取消了“制单序时控制”参数，重填凭证，填写到制单日期时，又弹出如情况二所述的出错信息。经查看发现，当前计算机的系统日期为2009年8月1日，而所填凭证的制单日期为2009年8月2日，滞后了系统日期，相当于在填未来发生的凭证，因此不允许填写。此时，只需将计算机系统日期调整为8月2日或之后日期即可。需要说明的是，对于这种情况一般只在进行模拟练习时出现，实际工作中因计算机系统日期一般和现实日期一致，而所填凭证日期肯定是在当前现实日期之前已发生的业务日期，所以一般不可能出现“日期不能滞后系统日期”的情况。而对于上述两种情况，追根寻源主要还是由于用户对“制单序时控制”参数的含义，以及对模拟练习阶段计算机系统日期所代表的含义理解不透所致。制单序时控制是按不同的凭证类别分别进行序时控制，计算机系统日期代表现实日期，因此，凭证制单日期应大于等于该类凭证的最后一张凭证的制单日期，小于等于当前计算机的系统日期。 第三种情况说明制单日期早于总账系统的启用日期。经查看，是由于用户在启用总账系统时，将总账系统启用日期设置为某月月末所致。如总账系统正确的启用日期应为2009年8月1日，而用户却设置为2009年8月31日，这样用户就只能录入8月31日及其之后发生的业务凭证。而用户之所以将总账系统的启用日期设置为8月31日，又往往是由于在模拟练习阶段，用户将计算机系统日期调整为8月31日，所以登录进入软件系统的操作日期自动识别为8月31日，进行总账系统启用时也自动识别为8月31日，如果此时用户粗心没有做更改就会出现此类错误。并且，此时当用户想去调整总账系统的启用日期时，会发现界面为灰色，已不能更改。这是因为用户一般此时已在填制凭证，说明已进入了总账系统，即总账系统已被使用，所以就不允许再调整总账系统的启用日期。此类问题的出现，一方面是由于用户粗心所致，另一方面也说明用户不理解出错信息中出现的“建账日期”指的是总账系统启用日期，而对于“总账系统已使用将不能更改其启用日期”这一规则也不清楚。因此，提醒用户在设置总账系统的启用日期时一定要认真仔细，否则将会面临较大的系统风险。
