基于PDCA循环的财务外包管理过程控制

       随着全球经济一体化和现代信息技术的发展，财务外包日益被各大公司的CFO所青睐。发展至今，财务会计外包也从动因、内容、模式上发生了转变，在这种情况下财务外包管理就变得尤为重要。财务外包对于我国传统财务观念仍是挑战，尤其在财务外包管理方面，因为我国财务外包体系才刚刚开始发展，相关的管理模式还不完善，基于此，本文试以PDCA循环理论对财务外包进行管理，以期通过动态的管理模式，使得现今还不完善的财务外包管理对象通过一个完整的“戴明环”后能够得到改进与提高。

       一、引言

       PDCA最早是由美国质量管理专家戴明(W.E.Deming)于20世纪50年代初提出的，所以又称为“戴明环”，它是全面质量管理所应遵循的科学程序。全面质量管理活动的全部过程，就是质量计划的制订和组织实现的过程，这个过程就是按照PDCA循环，不停顿地周而复始地运转的。其模式构成主要包括策划(P)、执行(D)、检查(C)、处置(A)四项内容，基本运行过程如图1所示。

       二、运用PDCA循环理论对财务外包管理进行过程控制

       按照PDCA循环原理，将外包控制过程划分为4个阶段，15个动态循环的步骤，具体财务外包控制过程如下页图2所示。下面分阶段探讨各阶段的具体控制过程。

      

       图1 PDCA循环过程

       (一)财务外包策划阶段动态质量控制

       财务外包策划阶段控制的重点是财务外包过程控制文件制定、供应商选择策划、供应商资格评定以及供应商综合评价。

       1.管理层决策与内部沟通。财务外包是基于提高企业核心竞争力的一种战略管理模式，所以是否应该财务外包、外包哪些内容、外包商的选择都与企业内部各个部门息息相关，需要全员参与财务外包的决策与沟通。企业在进行财务外包项目分析时，首先要根据企业的性质以及其核心能力，分析财务外包的内容，且外包项目的实施必须经过最高管理层的必要性和可行性论证，以确保企业核心能力的安全性。其次，企业要完善对执行财务外包控制职能的人员、机构、信息和设备等软、硬件资源的管理，明确财务外包管理流程和规范，确保整个外包的控制活动有效执行。

       2.确定财务外包项目，对财务外包项目按重要性分级。财务外包重要性分级是根据财务的内容及对企业的影响程度进行重要性分级。重要性分级常用ABC分类法进行，即按财务的内容和各个财务项目对企业的影响程度，将财务外包项目分为关键类、重要类、一般类三类。

       3.财务外包过程控制文件制定。企业必须做出总体计划以便统领整体的财务外包活动，并制订分级别管理办法及管理职责，对不同等级的外包项目用控制文件对其进行控制。财务外包过程控制文件首先应明确选择、评价外包商的标准、程序以及企业相关部门的控制及协调职责。其次，应确定财务外包的范围，同时企业财务部门同外包商进行沟通，以确保其及时而充分的理解企业的要求。最后，企业应审查外包文件的准确性、完整性，并根据正式批准的外包文件对外包过程进行控制。

       4.承包商选择与管理策划。企业应根据其发展战略和核心竞争力，提出适合于本企业或本行业的承包商选择策略，制定相应的实施步骤和实施规则。

       5.承包商资格评定。(1)评定方法。承包商资格评定应由承包商评价小组对承包商从以下几个方面进行评价。较高的成功可能性——包括好的持续性服务和经济收益；强有力的文化契合——资源应该被分配到具体的本地市场；固定的收益——在合同稳定之前，要有一个在保持固定收益的基础上共担风险和共享收益的机制；运营的灵活性——考虑到短期业务量的变动，治理结构应该具备灵活的解决方法和变革管理；本地服务的能力——要拥有对本地市场经验丰富的领导人和员工。(2)承包商初选目录形成。在对承包商上述几方面评价的基础上，可以形成承包商初选目录，同时要结合长期承包商业绩评价，定期重新评定承包商的持续服务质量能力，及时调整承包商名单，实施动态管理。

       6.承包商评价模型建立。(1)综合评价指标体系确定。承包商综合评价指标体系作为其综合评价的依据和标准，主要包括两大评价指标：一类是经营性的指标，如外包服务质量、成本、交付及服务等；另一类是长期战略合作性指标，如承包商的技术研发能力、文化契合程度、应用支持等。承包商综合评价指标体系具体可参考相关虚拟企业合作伙伴选择模型研究方面的文献确定。(2)应建立基于定性和定量方法相结合的承包商综合评价模型。其中定性方法主要有判断法、德尔菲法、协商选择法等；定量评价方法主要有线性规划、混合整数规划、层次分析法、模糊综合评价法、矩阵方法、多目标规划、总体拥有成本TCO、数据包络分析(DEA)等方法，相关企业应依据以上方法的适应范围进行确定。

       7.承包商综合评价。企业相关部门首先应根据承包商综合评价模型收集和调查相关信息，然后利用所得到的模型参数，按照综合评价模型分析评价已列入初选目录的承包商，并根据综合评价结果，选择出相对满意的多个战略型承包商和合作型承包商。如果符合评价模型判定标准，就可以评定为合格的承包商，纳入合格范围，建立合格承包商目录，同时要及时收集和整理有关最新市场信息，掌握合格承包商最新动态，以便做好后续跟踪记录。