ERP环境下内部控制体系构建探索与实践

——以某市海螺型材为例

作 者:
郑灵 

作者简介:
郑灵,浙江宁波市轨道交通集团有限公司。

原文出处:
财会通讯

内容提要:


期刊代号:F1011
分类名称:财务与会计导刊(实务版)
复印期号:2013 年 08 期

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      一、ERP环境下构建企业内部控制体系存在的主要问题

      (一)投资盲目性大企业在激烈的市场竞争中,为了更好的发展,有必要制定一套科学、完整的内部控制制度以提高管理水平,降低成本,提高劳动生产率,实现企业价值。ERP是先进的管理思想和控制工具,如何在ERP环境下构建企业内部控制体系来加强企业管理需要企业进行周密细致的研究论证,比如企业要对ERP的可行性进行分析,明确要达到的具体目标。然而许多企业在构建ERP环境下的内部控制体系时,都没有对自身条件加以研究,没有考虑ERP系统是否与企业生产经营环境相适应等一系列问题,导致在实施过程中遇到了很多麻烦。有的企业对前期需求不明确,在具体操作过程中带有一定的盲目性,选择的ERP软件也与本企业实际情况不适合,增大了投资风险。

      (二)原有体制落后在ERP环境下构建企业内部控制体系,需要特定的管理及技术环境。特别是在我国社会主义市场经济快速发展,企业出现了大量的内部控制缺陷的环境下,企业内部控制制度的实施有赖于企业采用科学的管理软件ERP,涉及企业构建内部控制的很多问题,牵一发而动全局。我国大中型生产类企业一般都经历了计划经济到市场经济的过渡,制度比较落后,体制缺乏创新性,内部管理比较混乱,缺乏有效的管理制度。企业内部控制制度主要由人工执行,效果一般。国家为了提高企业管理水平,加强企业控制力度,提高企业经营效益,提高国家经济质量和水平,鼓励我国企业采用国际上科学的管理工具和思想。所以近年来,ERP管理理念在我国的发展较快,同时也带来了我国大中型企业业务流程的再造和体制的改革。

      (三)企业基础管理工作缺陷首先,只有在具有准确完整的数据基础上才能构建ERP环境下企业内部控制系统,然而,大多数企业的基础数据都不能满足需求。其次,企业的生产过程不稳定,在ERP环境下,要想使内部控制发挥正常作用,生产的稳定运行与信息的流畅传递是必不可少的,而我国企业的生产过程极不稳定,经常会出现设备维修、机械故障、市场变动等质量事故,整个生产过程无法按预期计划进行,使ERP系统的控制管理功能无法正常发挥。再次,我国企业管理机制还不够完善,由于我国企业从计划经济转向市场经济的时间不长,再加上历史的惯性,企业人员比较习惯于计划经济下的传统管理方式,对市场经济下的意识不强,许多人都不愿意改变管理思想和方式。最后,外部市场法律制度不太健全,存在行政干预、合同不能按期履行等情况,严重影响了企业的正常运作。而在ERP环境下构建的企业内部控制体系,在管理方式、组织机构、文化背景、市场环境等方面与我国传统的管理体制存在较大差异,只有克服并适应这些差异,在ERP环境下构建的企业内部控制体系才可以顺利地进行。

      (四)庞大原料种类控制缺陷大型生产制造类企业原料种类繁多,很容易引起控制上的缺陷。首先,由于大型企业都是自己采购原材料在车间生产,零部件的种类繁多,再加上企业分工不合理,使得ERP系统中存在庞大的数据量,很难按ERP系统的管理要求进行控制,而且占用大量的存储空间将导致系统运行速度变慢。其次,传统企业喜欢追求业务量较大的模式,业务量变大,必然会涉及半成品或产成品,如果这样规模的企业一定要实行ERP系统,特别是成本核算系统,将会受到许多因素的制约。

      (五)管理层和业务人员的素质缺陷由于我国实行工业化制度时间不算很长,许多企业目前的管理水平比较低,存在着技术装备差、人员素质低等问题。比如有的企业硬件配备不够完善,计算机配置低,信息化基础薄弱,也没有建立相应的网络管理,缺乏网络运行的管理经验。企业人员没有进行相关技术培训,只了解自己的本职业务,对其他岗位却一概不知,缺乏对新的管理思想和操作技术的了解,懂业务的不懂信息技术知识,而信息技术人员也缺乏业务处理经验,加大了在ERP环境下构建企业内部控制体系的难度。

      (六)管理软件及功能培训缺陷ERP系统是由西方国家在不断探索中提出来的概念体系,要想在中国建立一套完整健全的ERP环境下的内部控制系统,各个企业要做好相关的准备工作,企业及员工必须及时更新知识,然而大部分企业仍未对此引起足够的重视。很多企业只是简单地购买ERP软件,并简单地培训一下操作原理,导致应用人员缺乏对在ERP环境下构建企业内部控制体系整体、全面的了解。各个部门只是了解自己部门的ERP软件操作,具体能够操作自己模块的控制管理,而不能综合掌握其他模块的功能,致使在ERP环境下发挥内部控制功能的效果大大减低。

      (七)实施周期过长 在ERP环境下构建企业内部控制体系是一项长期且复杂的工程,在建设过程中不仅要对软件和网络重新配置,还要设计企业的管理体制和内部控制方式。当前国际经济局势不稳定,我国企业中的业务、人员、机构等也在不断发生变化,初期设计的方案在实施过程中会经常发生调整,因此一些企业在ERP环境下构建企业内部控制体系完工后,当再需要修改时,原来的软件设计人员或主要技术人员或许已离开,这样企业将长期得不到服务。由于该项系统建设周期长,资金需求量大,有些企业在构建内部控制体系时资金链断裂,只能被推迟,有些企业在建设期间会不断的更换领导,有些工程只能半途而废。如果企业内部控制体系的构建不能产生立竿见影的直接效益,一旦企业领导者感到得不偿失,那么在ERP环境下构建企业内部控制体系也就没有再进行下去的可能了。

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