业务外包是企业内部经营活动的外部化，企业通过业务外包形成了与承包方的经营协作关系。由于承包双方属于不同的经济主体，双方之间信息不对称，并存在一定的利益冲突。如果对外包业务监管不到位，极有可能引发重大违约事件，给企业造成严重损失。为了防范业务外包可能存在的各种风险，企业应当建立完善的业务外包控制体系，对业务外包的整个流程进行全面地、系统地监管。 一、建立健全业务外包的管理机构 企业应当建立业务外包的岗位责任制，确定负责业务外包的具体部门和岗位，明确各部门的职责权限以及工作流程。在确定业务外包的具体部门和岗位时，应当遵循不相容职务相分离的原则，将业务授权与执行职务相分离，业务执行、验收、付款、记录相分离。 1.集团公司职责 集团公司的主要职责是建立业务外包的规章制度，对重大业务外包事项进行审批，并对集团内部的业务外包进行监督、考核。具体包括：①制定外包业务质量管理规章。②制定外包业务实施办法和评估标准。③对子公司的外包业务进行监督、指导和考核。④对重大业务外包实施方案进行审批。⑤对承包方提供的产品或服务质量信息进行汇总、分析和发布，及时通报集团内部所属各有关单位。⑥对子公司提供的合格外包方名单进行审批和建档。⑦组织对重大业务承包方和承包方提供的产品或服务质量保证情况进行审核和监督检查。 2.集团内部各单位职责 集团内部各单位、部门应当依照集团相关制度制定具体的外包业务管理工作程序和要求，具体负责实施业务外包的实施。工作职责主要包括：①明确业务外包各归口管理部门的职责。②分析、评价外包业务风险(如战略风险、法律风险、声誉风险、国别风险等)。③调查和评估供应商。④确定合格承包方名单，并按规定上报审批。⑤招标和签订外包合同。⑥审查承包方的业务设计、工艺和质量控制体系。⑦负责外包业务质量管理或者参与监制。⑧对承包方提供的产品或服务进行验收。⑨负责解决本单位外包业务在进度、质量等方面存在的问题。⑩及时记录和上报外包业务质量信息。 二、明确各归口管理部门的职责 负责管理业务外包的归口部门一般包括：①人力资源部，负责对承包方工作人员的培训工作。②质检部门，负责外包业务的质量监督检查。③财务部，负责外包费用核算与结算。④法律事务部，对业务外包涉及法律法规的部分进行监督检查，加强对业务外包合同的管理，处理业务外包法律纠纷。⑤外包业务部门，负责与承包商进行沟通，对承包商的履约能力进行评价。 三、制定业务外包实施方案 1.外包业务的经营目标 企业实施外包业务存在各种动机，按照服务外包动机将服务外包分为：①专业性外包，即企业为促进专业化生产，提高公司效率或者降低成本，将某些效率低下的非核心业务承包给企业外部的一些专业化公司，建立起专业化协作关系。②扩大再生产分包，即市场需求量出现迅猛增加，而企业现有流程和资源难以完全满足业务的快速扩张时，企业将新增生产任务承包给外部企业，利用外部资源解决企业业务活动的弹性变化。③弥补自身技术水平的不足，将业务外包给专业化的大公司或科研机构。多数情况下，企业实施外包业务是为了满足经营战略的需要。 企业在做外包决策时，除了考虑企业经营目标外，还需要分析业务外包的内部、外部条件是否满足。内部条件是企业在业务外包后，需要在企业内部重建组织架构，对工作流程进行重组。外部条件包括企业所在的产业已具备相当程度的标准化，承包方提供的产品或服务能为企业所用等。 2.业务流程的划分 业务流程是企业为完成某一任务(目标)而执行的一系列逻辑相关的活动、作业的集合。通过执行这些业务活动，企业对外输出产品或服务。业务流程一般可以划分为两大类：一是企业后勤支援服务流程，如人力资源服务、会计服务、供应服务、财务中心、信息处理中心、客户服务等企业内部服务活动。二是企业基本业务运作流程，如技术研发、生产制造业务、产品销售及售后服务(售后电话指导、维修服务)及其他业务流程。这些业务流程又可进一步细分为具体的各项活动，如供应流程包括采购、运输、验收、仓储等具体活动。通过流程分析，可以明确企业包含哪些具体的业务项目。 3.确定外包业务的具体范围 一般情形下，企业不能将具有核心竞争力的业务进行外包。在制订外包方案时，首先需要识别出企业内部具有核心竞争力的业务。具有核心竞争力的业务一般具有三方面的特征：①有助于扩大企业的市场规模和经营能力。②能够满足公司客户最关注、最核心的需求。③难以被竞争对手模仿。业务的核心竞争力受到多种因素影响，包括经营业务的管理水平、技术水平、战略性资产的获取能力、市场竞争能力等方面。通过评比企业内部各个业务在这些因素上的得分高低，逐一识别出企业内部具有核心竞争力的业务，然后依据企业业务与核心业务的关联程度，可初步将公司业务划分为四类：①企业核心业务；②与核心业务密切相关的业务；③支持性业务；④可抛弃性业务。在此基础上，综合考虑业务外包的风险、效益以及公司的经营目标，确定业务外包的范围。企业既可将公司的后勤服务(如供应业务、会计业务、信息处理业务等)进行外包，也可将企业部分基本主营业务(如生产业务、研发业务、销售业务)进行外包。
