案例简介 在职场小说《杜拉拉升职记》中，描写了一个非常典型的费用报销舞弊案例。我们来看小说当中是如何描写这段情节的： 财务部送来上月的部门费用报告，王伟(注：销售总监，岱西的上级)特别留心地研究了岱西的费用，这一研究，在一个不起眼的地方让他看出问题来了，他发现了一笔他并没有签过字的费用在财务部得到了顺利报销。 王伟的记性非常好，他确定自己并没有签过这张单子，而按公司的相关流程，财务部一定要看到他的签字才能给岱西的单子付钱，这里面一定出了问题！ 王伟查了2天，发现大约10来笔合计20万元左右的报销是有问题的，要么干脆是仿造他的签名；要么是在他签名后，再改动金额——DB是美国公司，报销单上的最终金额只填写阿拉伯数字即可，并不填写大写中文数字壹贰叁肆之类的，这就非常方便涂改，比如总监签名的时候报销的金额是2.1万多元，等他签字后，再改成2.9万多元。从涂改动作本身来看，这不是困难的事。 王伟和财务部查询后，证实每个月的单据确实都是由伊萨贝拉交给财务部的。由于有问题的次数不少，基本上，岱西不可能避开伊萨贝拉自己独立完成改单和冒签的动作，而且，每个月财务部做账后，都会把费用清单发回给各部门，这时候伊萨贝拉需要协助王伟再核实一遍明细，如果发回来的数字和送出去之前登记的数字不符，不可能那么多次她都没有发现，所以应该是两人串通了。 王伟和拉拉一分析，拉拉惊得目瞪口呆。因为她非常清楚王伟说的是对的，伊萨贝拉和岱西串通做假了。 案例评析 虽然小说是虚构的，但现实中利用费用报销进行舞弊的现象并不鲜见，费用报销过程中常见舞弊手段有： 1.虚报或高报费用。 2.伪造或涂改原始单据，譬如假单据、阴阳发票、涂改数字等手段，达到多报费用目的。 3.重复报销：利用同一事项或单据重复报销。 4.模仿签名。 5.未经审批或越权审批。 6.串通舞弊。 7.监守自盗。 8.浑水摸鱼，利用公司账务核算混乱或管理漏洞，进行报销舞弊。 当然，费用报销舞弊往往是以上一个手段或多个手段共同使用的，而舞弊得逞也反映了企业内控在某一方面的缺陷，也是企业加强内控时需要注意的地方。 内控建议 针对企业费用报销中常见问题，企业可从以下方面完善控制： 1.完善审批流程，加强授权审批控制。措施包括：(1)完善审核审批流程，根据常规授权和特别授权的规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任；(2)编制常规授权的权限指引，规范特别授权的范围、权限、程序和责任，严格控制特别授权；(3)企业各级管理人员是否在授权范围内行使职权和承担责任；(4)对重大事项集体决策审批或者联签制度；(5)以级别最高的人员来报销费用，规定任何级别人员都不能签批自己的费用，包括公司高层领导在内，如多人发生同一项业务活动时，必须以最高级别的人员来报销费用，防止高级别人员将费用交给下级报销，规避费用报销控制措施。 2.建立书面的审批权限表。不少企业的审批权限散见于不同的管理制度，而且经常发生临时变更，甚至不同的制度之间对权限规定存在冲突，对某些权限规定不明，这些都会导致内控漏洞。建议企业应建立统一、明确的审批权限表，并定期维护更新，财务人员在审核付款时，也就比较清楚地知道费用是否经过适当审批。 3.建立管理人员签字样本，防止伪造签字，并要求财务人员审核时认真比对签字。如本案例当中DB公司建立签字样本，但遗憾的是执行过程中财务人员疏于检查。 4.对不相容职责分离、对报销经办人员、审核人员、批准人员、付款执行、审计检查等职责进行分离，从而起到防止或及时发现相关舞弊活动。例如案例中报销人将审批后的单据交给部门助理登记，由部门助理送交财务部，则可防止报销人员在报销过程中舞弊的可能。 5.凭证与表单的规范控制。对表单进行连续编号，防止伪造或乱用表单；规范表单的数字填写，要求填写大写数字，防止相关人员涂改或变造数字；要求报销时填写附件张数，防止私自增加票据；对已付款的表单，加盖“付讫”印章，防止重复支付。 6.预算控制。通过事先预算，超过预算额度的业务活动需要特别审批。加强预算的管理作用，需要在费用报销审批环节就纳入预算的管理范围，预算内的费用或付款将被优先审批支付；超过预算的业务活动将被更严格地审批。另外，所有的预算对应到相关责任人员，并对预算进行监控，从而一定程度防止虚报或高报费用。 7.事后控制和分析。每月将报销费用汇总分析，报告给主管领导，建立费用报销中的沟通机制，从而对一些虚报、高报、伪造签字或未经授权批准的费用，能够及时发现查处。对报销人来说，在知道公司存在这些控制措施后，也会有震慑作用；另外，建立对费用的监控、分析制度，通过费用分析，可及时发现费用的异常或不合理之处，也能起到发现报销舞弊、加强费用控制的效果。(广文)
