在审计中如何利用Excel进行抽样

      在当前审计软件应用并不是很普遍的情况下，注册会计师如何规避因审计抽样不具有代表性而产生的审计风险是每位注册会计师面临的现实问题。而Excel软件的强大功能为我们审计抽样提供了科学有效的途径，不仅能提高审计效率，还能降低审计风险。本文结合笔者使用Excel 2003的情况谈谈注册会计师在审计过程中如何利用Excel进行抽样并生成抽样清单。

      一、利用函数RAND进行审计随机抽样

      随机抽样是抽样总体中的每个样本都有相同机会被抽中的一种抽样方法。而Excel中的函数RAND()产生的正是一个介于0到1之间的均匀分布的随机数。如要生成a与b之间的随机实数，公式应改成：

      RAND()*(b-a)+a

      注册会计师在审计抽样时，可以利用Excel中的另一函数ROUND对该公式所产生的随机实数进行四舍五入取整求得所需的随机数。例如，从一组有20个审计对象的抽样总体中随机选择4个样本，具体抽样公式和结果详见图1。

      上述使用RAND函数随机抽样的结果表示本次抽到的样本分别是序号为2、4、6和19的审计对象。

      这里简要介绍函数ROUND的使用方法：ROUND返回的是某个数字按指定位数取整后的数字。

      ROUND(number,num_digits)

      Number为需要进行四舍五入的数字。

      Num_digits为指定的位数，按此位数对Number进行四舍五入。

      如公式为“=ROUND(2.15,1)”，则其表示的意思是将2.15四舍五入到一个小数位，其结果显示为2.2。如公式为“=ROUND(2.15,0)”，则其结果显示为2。

      在使用函数RAND生成一随机数后，如按F9或者对其他单元格修改确认后，函数RAND将会重新产生一个随机数。在上图中按F9后，审计随机抽样结果单元格内则显示为另一组随机数，即抽到的样本序号分别为7、10、3和17，具体详见图2。

      二、利用数据分析中的抽样功能进行审计抽样

      Excel 2003软件中“工具/数据分析/抽样”提供了周期抽样和随机抽样两种功能。

      (一)周期抽样

      周期抽样(等距抽样)是指按照相同的间隔从审计对象总体中等距离地选取样本的一种选样方法。利用这种抽样方法，操作者只需要输入周期间隔，计算机自动将输入区域(即审计对象总体)中位于每一间隔点处的数值复制到输出列中。

      

      图1 RAND函数示例之一

      

      图2 RAND函数示例之二

      例如，在图1中的审计对象总体中，以每隔4个对象的间隔来抽取审计样本，其操作步骤如下：

      1.打开“工具/数据分析/抽样”

      如果Excel中尚未安装“数据分析”工具，则应选择“工具/加载宏”，在加载宏对话框中选择“数据分析库-VBA函数”后确定即可，此时可能需要在安装光盘的支持下才能加载“数据分析库”。数据分析加载成功后，可以在工具栏的下拉菜单中看到“数据分析”选项。

      2.“输入区域”选择A1∶A21，即A列“序号”，是抽样总体中每个单元的编号，“抽样方法”选择“周期”，“间隔”输入4，“输出选项”选择“输出区域”，并选择F2(只要输入“输出区域”左上角的单元格即可)。具体如图3所示。

      

      图3 间隔为4周期抽样示例

      值得注意的是，输入区域的数据必须是数值型数据，否则无法抽样，并显示出错信息。如果抽样总体中没有数值型数据，则应为抽样总体中创建数值型数据后方可抽样，如本例中为抽样总体创建一个序号。

      3.单击确认得到抽样结果，即得到F2∶F6共5个周期抽样的审计样本，如图4所示。

      

      图4 间隔为4周期抽样结果

      (二)随机抽样

      在数据分析随机抽样中，只要输入所需的样本数，计算机将进行随机抽样。数据分析中的随机抽样和周期抽样操作除了抽样的方法选取不一样外，其他操作完全一样。如果选择的是“周期抽样”，则在“间隔”框内输入间隔数；如果选择的是“随机抽样”，则在“样本数”框内输入所需要的样本数。同样利用图1的总体数据应用数据分析中的随机抽样功能进行抽样，其操作步骤如下：