Excel的功能及其在财务核算方面的应用研究

      随着经济的发展，财务工作发生了很大的变化：工作领域大为扩展，数据日益复杂且从传统的满足企业外部管理的需要逐渐向适应内部管理发展。与此相对应，在增大财务工作者们的工作量的同时，还要求他们能够提供更为及时和具有一定预测性的财务数据。在这样的经济环境下，原有的手工作业明显已不再适应要求；而电子表格软件Excel凭借其强大的数据处理功能、便捷的操作和灵活的运用，迅速进入了财务人员们的视野，成为他们处理日益复杂的财务工作的一把“利器”。

      Excel之所以能给财务工作带来便利，是由于其内含的一些实用的功能。下面，笔者将分别介绍这些功能，并通过一些例子说明它们在财务工作中运用。

      一、函数功能

      1.数学运算函数：其中运用得较多的是SUM(求和)和AVERAGE(平均值)函数，因为在日常的财务工作中，财务工作者经常会遇到多个数据求和或求均值的问题。在手工情况下，若数据较少还行，一旦数据很多时，即便按计算器也是件既麻烦且又容易出错的事。而此时，你完全可以借助Excel的这两个函数进行快速而又正确的求解。例1，“工资费用的计算”：求一个车间的所有工人(50人)的工资总额和平均工资。只要在对应“工资总额”和“平均工资”数据的单元格B51、B52中分别输入函数公式：“=SUM(B1∶B50)”；“=AVERAGE(B1∶B50)”(在Excel中，函数或公式是以“=”起头的；这里的“”只是笔者作为引用公式的标志，在公式输入时不必输)，回车后便能得到结果(见表1)。可以想象，汇总或求均值的数据越多，就越省时省力。

      

      2.折旧函数：常用的固定资产折旧方法有：直线法、双倍余额递减法和年数总和法；Excel根据这几种折旧方法设置了相应的函数。直线法的函数是：SLN(资产总额，残值，使用年限)；双倍余额递减法：DDB(资产总额，残值，使用年限，折旧期)；年数总额法是：SYD(资产总额，残值，使用年限，折旧期)。下面来看一个例子。例2，“不同方法下的折旧计提”：某高新科技企业进口了一台生产线，安装完毕后的资产原值1000万，预计使用期10年，净残值100万。要求计算出用三种不同的折旧法分别计算出的各期折旧数。我们以双倍余额递减法为例，先设置第1期的函数公式，即在C5单元格输入公式：“=DDB(10000000，1000000，10，1)”，回车得结果：200万。公式中第四个参数“1”，根据前面的函数介绍表示的是折旧期，即为第一期。举一反三，后面9期的折旧额只要在对应的单元格C6—C14中输入各自的公式就行了，唯一不同的是函数第四个参数应换成各自的期数。同样，根据函数设置原则，可以求出另外两种方法下的各期折旧数，结果见表2。可以发现，用Excel计算某一期折旧比手工条件下简便许多，通常只需输入一个公式就完成了。

      3.投资评估函数：投资决策中，作为投资方案优劣评估尺度的指标主要有：净现值和内部报酬率指标。在手工条件下，这两个指标的计算非常麻烦，而Excel也设置了相应的函数，从而大大简化了工作，还是通过一个例子来说明。例3，“投资方案的评估决策”：假设有一个投资方案A，其投资成本和每年年末的现金净流量如表3，现要求评价该方案是否可行。先求净现值指标，其函数是：NVP(折现率，第1期的现金流量，第2期的现金流量……)，我们发现该函数的参数中不包括投资成本，因此若要求出某方案的净现值需要在该函数的基础上加上成本，即净现值=NVP+第0期的投资成本；这和内部报酬率的函数是有区别的：IRR(第0期的投资成本，第1期的现金流量，第2期的现金流量……猜测利率)，该函数已包含了第0期的成本，至于“猜测利率”是任意给定的一个估计利率，软件从这个利率出发，反复计算直至求出未来预计收益的现值等于成本的那个折现率。于是，可以分别设置公式：“=NPV(B8，B3∶B7)+B2”；“=IRR(B2∶B7，10％)”。(B2：B7就相当于B2，B3……B7；而10％就是一个猜测利率)结果请看表3的B9和B10。可以根据这些指标，评估这个A方案是可行的，从而作出投资决策。

      

      

      除了上述之外，Excel还有其他有用的函数，这里就不再一一介绍了。

      电子表格通常需要在不同的单元格中使用完全相同的计算(函数相同)，例如，在例2的折旧例子中，每种方法下求各期折旧数的函数是一致的，唯一的区别仅是那个“折旧期”参数，为此，有10期就要输10个公式；那么，试想有几百个甚至更多的相同算式，谁又能忍受这种既费时又乏味的重复劳动呢？有没有简单的方法呢？请看Excel的下一个功能。

      二、公式复制功能

      Excel的复制工具为上述问题提供了解决方法，它可以把公式从工作表的一个位置复制到任何需要的位置；而在此过程中，Excel会根据公式最终所处的位置自动调整其中的单元格地址。我们知道，当引用某一个单元格时，既可以用格内的数值，又可用其地址来表示。然而，若要使用公式复制功能的话，在公式中必须引用地址来直接表示单元格，因为在复制过程中，数值是始终不变的，只有地址作相应改变。看例2中的用双倍余额递减法计提折旧，我们将第1期的公式作些许调整：“=DDB(10000000，1000000，10，A5)”，即将数值“1”换成了其相应的地址，下面便可以执行复制公式操作：选中C5单元格，“复制”；然后，选中从C6—C14这9个单元格，再按右键选择“选择性粘贴”中的“粘贴公式”，这样就大功告成了。我们会发现与原先输入10个公式方法的结果完全一致。原因是：从C5到C6，下移了一格，相应的函数的参数A5也要下移一格，变为A6，对应数值2；其余各期以此类推。我们发现对于大量类似的操作，无须多次重复地输入公式，只需简单地复制一下公式便行，这无疑大大提高了工作效率。