巧用项目辅助核算进行销售成本的自动结转

      一、在总账中实现销售成本自动结转的原理

      我们知道，商品的销售成本是由已销售商品的数量乘以销售商品的成本单价计算得到的。而总账中数据的来源是记账凭证。所以，如果在填制销售商品的记账凭证时，将已售产品的数量能及时输入，且在填制商品入库的记账凭证时，能将入库商品的数量和单价及时输入系统，则库存商品的平均单价能计算出来。那么，已销售商品的数量和成本单价都是已知数。也就是说，系统记账后，系统可以从“库存商品”账户中获取单价，从“商品销售收入”账户中获取已售产品的数量，商品的销售成本是可以由系统自动计算出来的。基于这个原理，许多财务软件的总账系统中，都提供了销售成本自动结转的功能。但是，要实现这种自动结转功能，用户在使用时必须进行一些必要的设置并完善日常的数据录入工作。下面，以用友U850为例，介绍如何设置和结转。

      二、在U850总账中实现销售成本自动结转的方法

      （一）正确设置相关会计科目，是能否实现销售成本自动结转的关键

      相关的会计科目有库存商品科目（1405－库存商品）、商品销售收入科目（6001－主营业务收入）和商品销售成本科目（6401－主营业务成本）。这3个科目必须具有相同结构的明细科目，且都有数量核算。而一个企业可能有多种商品，要正确计算并结转每一种商品的销售成本，则这3个科目都应该按商品名称设置明细科目，且3个科目的下级科目必须严格地一一对应，且都设置为数量核算。但是，这样做存在的问题是：如果随着业务的拓展，商品名称有所增加，则以后必须重复地在这3个会计科目下增加同样的明细科目。这样做，虽然可以达到让系统自动结转的目的，但美中不足的是，日后维护会计科目麻烦，且容易出错。有没有只要维护一次商品目录，就可以让这3个科目的下级科目一一对应的方法呢？答案是肯定的，就是利用项目辅助核算。下面介绍如何利用项目辅助核算设置会计科目。

      第一步：设置库存商品科目（1405－库存商品）、商品销售收入科目（6001－主营业务收入）和商品销售成本科目（6401－主营业务成本）为项目核算的辅助属性，并都设置为“数量”核算，数量单位为“单位”（见图1～图3）。

      

      图1 “库存商品”科目的修改

      第二步：建立存货分类和档案，并且建立“存货核算”项目大类。

      (1)如果存货要分类管理，则先设置存货分类。如果不分类管理，则可以省略分类设置。存货分类设置如图4所示。

      (2)存货档案设置如图5所示。

      (3)建立存货核算项目。方法是：增加一个项目大类“存货核算”，注意在增加项目大类的界面选中“使用存货目录定义项目”这个选项。则系统自动按存货目录为项目建立了项目目录。接着，为该项目大类设置核算科目为上述3个科目（见图6、图7）。

      （二）完善日常的数据录入工作，是实现销售成本自动结转的基础

      完成了以上设置后，则在录入进货入库和取得销售收入的记账凭证时，即当“1405－库存商品”、“6001－主营业务收入”有发生额时，系统会要求用户选择存货项目并录入数量和单价，如图8、图9所示。

      

      图2 “主营业务收入”科目的修改

      

      图3 “主营业务成本”科目的修改

      

      图4 存货分类设置

      

      图5 存货档案设置

      

      图6 项目大类设置

      

      图7 项目核算科目指定

      将记账凭证审核并记账后，无论是库存商品科目，还是主营业务收入科目，都将按商品项目目录进行数量和单价的详细登记。这已经为系统自动结转销售成本打下了基础。

      （三）设置期末销售成本结转科目

      在“总账”的系统菜单—“期末”—“转账定义”—“销售成本结转”，进行销售成本结转设置，如图10所示。