基于业务与财务视角的企业IT预算编制方略

      IT技术已经成为企业核心竞争力的关键要素和企业创新的重要驱动力，也是企业日常运营的基础。IT技术对于企业战略和运营的重要性毋庸置疑，但是IT投入也是巨大的，像通用汽车、沃尔玛这些跨国巨头，每年的IT投入是几十亿美元。根据2004年市场研究公司Forrester Research的一份报告显示，欧洲企业IT预算占收入的4.8%，美国企业IT预算占收入的4.2%。国内目前业界的一般经验值是：当企业IT投入占企业年收入的比例长期小于1%的时候，IT业务将无法运转，当这个比重上升到2%～3%的时候，IT能够正常运转。这些数据仅是均值，忽略了行业差异、企业IT成熟度不同等诸多因素，实务中这个比例差异很大，但是我们依据这些数据仍然可以粗略测算出，一个年营收10亿人民币的企业，IT投入需要2000万～3000万人民币，可见IT预算动辄百万、千万甚至上亿规模。在目前全球金融危机环境下，据高盛公司调查结果估计全球约65%的企业削减了2009年IT预算，30%的企业暂停了可随意支配的IT经费，因此首席信息执行官CIO需要仔细考虑如何根据企业总体目标规划IT预算，如何控制IT支出，如何提高IT投资效益，合理利用有限的资源。对以上这些涉及IT资金的决策、计划、核算、控制、评价的IT财务管理要素进行研究极具实务价值，这其中相当多的内容属于IT预算管理范畴。

      本文主要研究IT预算管理的起点——IT预算编制。本文的特色是详细解构了IT业务如何驱动IT支出，同时结合财务视角进行分析。之后从总体上探讨IT预算编制的内容框架。

      一、IT预算编制的特殊性

      IT预算是一种非常有效的财务工具，预算报表上清晰呈现企业全年IT的详细资金安排和实施计划，帮助CIO全面而深入地分析和掌控IT投入分布，有效监控和调整资金配置，确保IT投入和项目建设的有序执行，进行有效的财务评估。同时它作为有效的沟通工具帮助CIO获得CFO、CEO及董事会在资金上的支持。

      但是需要指出的是IT预算编制有其特殊性，这主要有两方面的原因：一方面由于IT业务的技术性强，CIO和其成员较多偏于技术型人才，对于预算这种财务工具不熟悉，在编制中会遇到很多财务问题；而另一方面，如果CFO和其团队成员熟悉预算编制，但对于IT业务的专业性和特点缺乏了解，也会出现一些技术方面的问题。因此做好IT预算需要将IT业务与财务进行有机结合，有必要融合这两个视角进行探讨。

      二、IT预算编制的业务视角分析

      根据最新的IT管理理念，IT部门是为企业内外部各类用户提供IT服务的组织。它的业务概览和资源配置如图1所示。

      

      图1 IT业务和资源配置概览

       　 （一）IT服务分类

       　 1.基础性服务

       　 邮件、公告、论坛、信息安全服务，移动办公（包括无线上网）、视频会议、电话会议服务、办公自动化服务、IT热线、员工办公IT设备维护等公共基础性服务。

       　 2.应用服务

       　 应用服务通过特定应用系统的功能支持特定业务流程、业务职能，进行业务分析、辅助决策等，帮助业务领域实现具体的业务目标。比如企业ERP（企业资源计划）、AIS（会计信息系统）、DSS（决策支持系统）、SCM（供应链管理系统）提供的服务等。

       　 （二）基于IT服务的日常业务运作

       　 为提供这些IT服务，IT部门需要建设和维护IT基础设施，比如建设和维护服务器机房，购置各类硬件和系统软件、铺设企业内外网、租用各类电信运营商提供的专用网络线路和其他服务等；需要建设和维护IT应用系统，比如采购通用的应用软件包实施，开发全新的应用系统，开发过程需要采购相应开发工具。

       　 IT日常业务相当大一部分内容是维护当前IT服务水平，除此以外还包括来自于以下几个因素驱动的IT业务，这些业务一般具有创新型，给企业带来新的价值。

       　 1.现有IT服务内容需求发生变化

      业务部门（IT以外的部门）提出新建IT应用系统来支持业务的需求，比如建设订单管理系统管理各类客户订单，或者由于业务模式变化、业务流程变革等多种因素导致IT现有应用系统需要进行较大规模的功能调整，由于外部软件供应商的升级引起的系统升级。

       　 2.现有服务的规模需求发生变化

       　 由于用户数量的激增、交易量的扩大，或者公司地理布局的变化将引起基础设施层面的调整、新增、扩建等，比如网络调整、数据库的扩容、服务器增加等，同时也可能引发应用系统的调整来响应规模上的变化。

       　 3.服务等级发生变化 　

       　 用户对软件操作的响应时间要求变化、数据备份要求变化、应用系统可用性要求变化、可靠性要求变化等都会引发基础设施和应用系统的建设和调整。此外，直接或者间接服务于用户的IT管理流程也需要建设和优化，比如IT热线服务等，以提高客户满意度。