财政部在《关于〈会计基础工作规范〉的说明》(财会字[1996]19号通知印发)中提出，一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次，但有些财产物资明细账和债权、债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账、重抄一遍工作量较大，因此可以跨年使用，不必每个年度更换，各种备查簿也可以连续使用，但关于企业隔年换账的会计处理工作却给不少财务人员带来了很多工作中的不便，下文就此问题进行了讲解。 换账范围的一般规范 有些企业会计人员变动，接收账务的会计人员按接收账务另建一套新账，将原来会计人员经管的账务束之收藏，甚至让其带走自己保存，在一些小企业，这类现象尤其严重。因此，笔者根据以上规范，结合会计实践，提出以下隔年换账的基本规范。 (一)应换 总账、日记账、损益类科目明细账、利润和利润分配科目明细账等，隔年应该更换。这些账簿共同特点是账户较少、跨年度的发生额前后照应也较少，更换新账的工作量也不大。换账，在新旧年度交替之际，除旧布新，承前启后，倒也不失之会计人员的一项乐事。 (二)不应换 不应更换新账的有：固定资产卡片账或明细账、实行五五摊销法或分期摊销法的低值易耗品、在用包装物明细账，以及生产成本明细账。这些明细账(或卡片账)记录资产原价、大修或改良、折旧或摊销，以至停用等全过程，如果每年更换，新账势必很难反映出各种业务事项的全貌，会影响对上述资产的管理和核算；生产成本明细账核算内容中包含成本要素或成本项目，如果隔年换账将对成本结转和分析带来不便。 (三)不宜换 不宜更换新账的有：各类存货、债权债务、在建工程、工程物资、长期待摊费用、递延所得税等明细账，记名股票股本明细账(股东名册)，以及各种备查簿等。各类存货及工程物资明细账，由于规格、品种较多，换账频繁容易出错，因此宜跨年连续使用；债权债务明细账多数情况下往来账户较多，换账工作量较大且也易出错，再则清理往来账务时要检查账户余额形成的全过程，换账后会带来诸多不便；记名股票股本明细账、在建工程、工程物资、长期待摊费用、递延所得税等明细账，以及各类备查登记簿等，或因账户较多，或因用账时需要了解事情的全过程，因此不宜每逢新年就换账。 (四)酌情换 可视单位情况、业务简繁的具体情况决定是否换账的有：实收资本明细账、无形资产及累计摊销明细账、交易性金融资产及其他金融工具明细账等。 应该指出，一个单位隔年换账的范围，也应遵循一贯性的原则，如果有关会计制度及会计业务量没有大的变化，每年换账的范围则不宜任意扩大或缩小。 会计制度发生重大变化，更换的会计科目过多，很难采用分录调整法变更核算内容，采用科目转换对照表法执行新制度时，也应根据新制度核算要求结束旧账，建立新账；因企业改制、改组等需要，对企业整体资产、负债进行评估，按规定应调整账面余额时，也可以结束旧账，重建新账。 换账的方法 企业在新建账户时，账户名称和页次安排根据不同账簿和账簿核算的不同要求而确定。 (一)新账账户名称的填写和页次安排 (1)总账建账时，会计人员应首先按旧账上已使用的总账科目，结合适用的会计制度规定顺序和新年度可能使用的新科目，依次在订本式总账账页的上沿横线上填写总账科目名称或盖科目章，相邻科目之间要留有适当空页备用。总账账户写好后，还应在扉页背面编写账簿目录。 (2)同一本账簿所有明细账户同属一个总账科目的，具体账户上只写明细科目名称，总账科目名称在封面和启用表上注明，如“应收账款明细账(一)”、“原材料明细账(四)”等；建实物资产明细账时，还应在账页有关栏目注明计量单位等。 (3)同一本账簿的明细科目分属不同科目的，建账时不但要写明细科目，还应写出总账科目名称。三栏式明细账户一般有三个栏目可写不同层次的账户名称：一是上沿中部横线，二和三是账页右上部有两道“——级科目——”，如果账户名称只有两个层次，则只在右上部填写户名，如“一级科目：实收资本、二级科目：李万财”；如果账户名称有三个层，则在上沿中部横线填写一级科目名称，再在右上部写二、三级科目名称；如果账户名称有四个层次，第四层次的明细科目名称可在三级科目后写出，再在第四级科目名称前后加上括号。 (4)成本费用类明细账一般使用多栏式，建新账时可参照上年度费用项目设置和使用情况，在账页上沿写上科目名称，在表格栏设置“借方”、“贷方”、“余额”和“余额(借或贷)”栏目，还要在其他空白栏目写出费用项目名称。 以上各类账页换账建账时，每个明细科目至少应备一张账页，不得在同一张账页正反两面各写一个账户。 (二)余额的结转 换账时，凡旧账户有余额的，应将旧账户余额结转到新账上，但不能采用反方向结清的“封闭式”结转，即只在旧账有余额的最后一行下“摘要”栏注明“结转下年”，在新账相关账户第一行方向栏、余额栏内填写旧账结转来余额的方向(“借或贷”)和金额，并在该行摘要栏注明“上年结转”，在新账页年度栏注明“××”年，在日期栏注明“1月1日”，该行的发生额栏则不应填写。实物资产明细账换账或建新账时，还要在有关栏目注明数量余额。对于上年末已结清但新年仍需要使用的账户，应当用另一空白账页按新账户要求重新建账。
