配送中心进货作为实物移动的首要环节，起着把关和渠道通畅双重作用。把关是对采购合同或进货协议规定内容的确认，保证进货质量，拒不合格与不合要求商品于门外，有“门槛”作用；同时现代化的配送中心重视货物处理效率，通畅的进货渠道是必需的，以使得货物在最短的时间内完成上架入库。这两个方面显然是有一定矛盾的，很好地解决这一矛盾就要做好配送中心的进货管理工作。 配送中心进货管理的含义、目的与原则 配送中心的进货有类型的差异，可以是自营的配送中心或社会化的配送中心，也可是配送中心从同属于某一企业集团的生产经营公司的内部进货或外购进货，还可是配送中心服务于同属于某一企业集团的生产经营公司的进货或批发分销进货。这些不同类型和不同对象的配送中心进货的环节、复杂程度和管理难度有不同之处，但其过程和管理内容极为相似。 配送中心进货管理是采购管理的一部分。采购管理是从了解和分析商品市场与供应商资质开始，到选定商品及其供应商再到进货入库，还包括采购商品和供应商的事后评价。进货活动起因于采购或进货合同，开始于进货单与货物的移动，到入库存放结束。因此，配送中心进货管理就是依据和执行采购或进货合同的内容，对供应商至配送中心仓库的货物移动过程和货物以及相关信息进行计划、组织和控制，保证货物安全、合格与高效率入库的活动。 按照进货的原因和性质不同一般可以把配送中心的进货管理分为三种：正常进货管理、赠样或赠品管理以及退换货管理。 配送中心进货管理关系到进货。交易达成后，商品实体所有权的获得效果，可以与送货者、供应商及时划分清楚货物损伤、差错或误时等问题责任，保证采购和销售计划的实现。其目的除了前面讲到的把关和渠道通畅，以使得足量、合格的物品高效率的存放入库外，还有监督和意外、阻止非订单货物进货的组织管理。配送中心通过进货时的层层把关、货物检验与手续交接，对采购员及其行为进行事后检查，能够对进货活动中操作人员的行为进行违规预防和事后检查，并且可以对后续的仓库管理活动事前约束，防止腐败现象的发生。 很明显，配送中心进货管理作为采购活动的执行过程，具有执行性、周期性、时间性、多环节性、周密性、矛盾性等特点。进货管理是一个系统，他集成了各类部门、人员、单证、环节，还需要详细可行的制度、激励与评价措施，以保证其目的实现。 配送中心进货管理的目的和特点决定了我们应该把握如下三大原则： 第一，协作原则。 进货协作包括内外部协作两个相互连接的方面：进货内部协作指专门从事进货作业和管理活动人员为完成进货所进行的动作和信息协同；进货外部协作是进货管理组织与发出进货和收货组织以及财务部门之间的单证、货款、人员和信息的协作。 第二，采购合同和进货单原则。 采购合同规定了合同双方的责任和商品的名称、规格、数量、质量、价格、发货方式、货款结算、售后服务等，与进货有关的并且要依照的主要是商品的质量标准和发货方式。进货单是配送中心每次的指示，一般包括供货商的名称和地点、商品的名称、规格、数量、价格和进发货时间，进发货时间是进货必须遵照的。 第三，时间原则。 不仅指进货要注意遵守供应商发货、货物路途移动和最终入库时间，重要的是提高进货效率，减少进货过程中货物停顿，密切关注进货所涉及到的内外部各环节。 配送中心进货管理的过程 配送中心进货管理是一个涉及多环节的系统性活动，每次进货的货种性质、进货量以及供应商的位置等因素都可能影响进货过程，但一般来说，其中的人员、单证和记录是决定进货效率的因素。 首先，一个完整进货过程，一般需要司机、进货员、检验员、仓库管理员、信息员、财务会计员以及搬运工人。如果有进货部，还会有进货组织的管理人员。其中司机负责货运，进货员负责订货、进货交接和押运货物，检验员检验货物质量和数量，仓管员将严守过的货物入库，信息员则将进货、检验、货运、入库等信息进行传递和登记，财务会计员要登录财务进货帐并决定进货付款或预付款，搬运工人则从事进货过程中停顿时的机械不易发挥作用的货物装卸车、上架等短距离移动活动。 其次，进货各环节需要各类单据和证明，以完成货物交接、进货指示、显示信息和确认货物等作用。 第三，进货记录详细和真实地再现了进货过程中的重要过程，说明了进货过程中发生问题的原因、损伤程度、时间、地点、责任人、请示处理、是否可避免等情况。常需要做的进货记录有：货运记录、装卸记录、检验记录、入库记录、付款记录、供应商和各类负责任人的记录。 明确进货管理人员、单证和记录因素，能够使我们的进货管理工作更周密，明白其中的责任和易失误之处，也为解决贸易纠纷、维护企业利益提供了条件。 （一）根据实际情况，拟定进货流程。 初次进货或新品种进货，要根据采购合同的规定、发货方式、进货类型、货物种类、供应商位置、信息条件等拟定进货流程，要明确货物交接过程中的信息单证流转和实物的实际处理顺序。 1.单证流转过程。 在进货指示、反馈和交接时，都需要信息和单证的传递和填写，在进货前后及其过程中都离不开信息单证的配合，其流转快慢是影响实物移动效率和效果的首要因素。当企业外委货物交接运输业务时，进货有关信息单证流转如图 1所示。
