根据《企业会计制度》规定，所有企业都必须设置法定的会计账簿，包括总分类账、明细分类账、序时账(日记账)。备查账簿由于是对总分类账簿、明细分类账、日记账等主要账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，各单位可以根据实际需要来设置这类账簿。在实际的会计核算工作中，大多小型企业很少设置备查账簿。即使在大、中型企业，其备查账簿的设置，无论是在种类上还是在格式和登记方法方面都缺乏统一和规范，因此显得比较零乱。正是由于备查账簿的补充登记性和零乱性，在实际的审计工作中，注册会计师往往容易忽略对备查账簿的审计，以致影响审计工作的质量，甚至出具审计意见欠妥的审计报告。 一、企业备查账簿易产生问题 企业在长期的被审计中，熟知注册会计师审计的习惯及其薄弱环节。有些企业利用注册会计师很少涉及的备查账簿，打起了自己的如意“算盘”。如在2002年的审计中，我们发现某企业在2002年12月底租入一台快被淘汰的机器设备，其相关的账务处理完全正确，且相关手续也很完备。但年底租入一台快被淘汰的机器设备着实让人费解，后经与该机器设备使用人、保管人员及财务主管的个别交谈，了解到该笔业务是在企业领导授意下，通过“临时租入固定资产备查簿”这一容易被人遗忘的备查登记账簿租入一台价值100万元的机器设备，与同年6月以100万元高价从关联方企业购入的那台快被淘汰的机器设备来个“偷梁换柱”(已计提半年折旧10万元)，以迎接此次审查。在以前的审计中，我们还遇到有的公司对出租出借包装物、在用低值易耗品，一方面在总账和明细账做有关费用处理，另一方面利用“出租出借包装物备查簿”、“在用低值易耗品备查簿”转移公司资产，形成了一笔金额不小的账外财产，后经出售进入了“小金库”；有的管理较为混乱的公司甚至出现了利用“应收账款备查簿”截留并占用企业资金，最后以坏账损失冲销了应收账款等。因此，备查账簿有可能演变成为不少企业个别领导的人情账簿、谋私账簿、小集团账簿，把本该严格按照《企业会计制度》登记的清楚账簿，有意变为糊涂账，甚至成为“藏污纳垢”的黑账。对此，注册会计师应保持应有的职业谨慎，在对企业主要账簿审查的同时，对备查登记账簿也要进行认真审查。 二、备查账簿审计的重点 在长期的审计工作中，我们发现被审计企业通常设置“持有股票备查账簿”、“应收票据备查簿”、“应收账款备查簿”、“出租出借包装物备查簿”、“在用低值易耗品备查簿”、“代管商品备查簿”、“分期收款发出商品备查簿”、“临时租入固定资产备查簿”、“在建工程其他支出备查簿”、“应付票据备查簿”、“应付债券备查簿”、“递延税款备查簿”、“实收资本备查簿”、“发票备查簿”等十四种备查账簿。 在对“持有股票备查账簿”的审计中，注册会计师应关注企业持有股票的种类和数量，查证购入股票的相关佐证文件，以及在持股期间所获得的股票股利的种类、数量和所获取的相关被投资企业分发股票股利的文件，是否与报表附注所披露的相关内容一致。 对于“应收票据备查簿”，注册会计师应审查应收票据的种类、号码、出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号，付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称，到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率、贴现净额、未计提的利息和收款日期与收回金额、退票情况以及应收票据到期结清票款或退票后是否及时转入应收账款账户等资料，关注被审计企业是否在报表附注中进行了相应披露。 在“应收账款备查簿”中，注册会计师应特别关注企业在修改其他债务条件后，如果未来应收金额大于应收债权账面金额的，虽然在债务重组时不做账务处理，但应在备查簿中进行登记以及实际收到债权时，实际收到的金额大于应收债权账面余额的是否计入当期财务费用，以及有关以前年度的应收账款的具体发生时间，从而判断被审计单位计提坏账准备的合理性。 对于“出租出借包装物备查簿”、“在用低值易耗品备查簿”的审查，注册会计师应注意其收回时存放仓库的实有数量，查清是否存在名为“出租”实为“销售”，转移并侵吞公司资产行为。 在“代管商品备查簿”的审计中，注册会计师应判断是否确是购货单位已购买未提取的库存商品，并对该类销售的真实性做出判断，是否存在编造销售收入的现象。对于“分期收款发出商品备查簿”，注册会计师应弄清发生分期收款发出商品的时间、商品的数量、成本、售价、代垫运杂费、已收取的货款和尚未收取的货款以及确认分期收入的时间和相关文件等。 对于“临时租入固定资产备查簿”，由于该账户每笔金额较大，注册会计师应予以特别关注，是否确属临时租入的固定资产，是否存在利用该账户制造固定资产盘盈或偷换其他固定资产，以此应付审查的情况。 对于“在建工程其他支出备查簿”，由于它是专门登记基建项目发生的构成项目概算内容，但不通过“在建工程”科目核算的其他支出，包括按照建设项目概算内容购置的不需要安装的设备、现成房屋、无形资产以及发生的递延费用等，因此注册会计师应注意企业在发生上述支出时，是否通过“固定资产”、“无形资产”和“长期待摊费用”科目核算，并同时在“在建工程其他支出备查簿”中进行登记。 对于“应付票据备查簿”，注册会计师应详细查看每一应付票据的种类、号数、签发日期、到期日、票面金额、票面利率、合同交易号、收款人姓名或单位名称，以及付款日期和金额等资料，应付票据到期结清情况或延期是否及时转入应付账款账户的情况。
