查找高校“小金库”的方法

作 者:
罗建 

作者简介:
罗建,内蒙古农业大学监审处。

原文出处:
中国内部审计

内容提要:


期刊代号:F1011
分类名称:财务与会计导刊(实务读本)
复印期号:2006 年 12 期

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      (一)用余额核对法,查出虚支“回扣”款转账外

      任何会计资料之间都有相互的勾稽关系,按照其内在联系进行对照检查,可以证实会计记录是否符合会计核算的准则并抓住疑点进行分析,往往能发现“小金库”的线索。

      如审计组对某校教材经费检查时发现,其账目未纳入学校财务统一管理,且所设账簿只反映款项的收付情况,账面余额552406.58元。教材款分存在三家银行,总金额是558039.16元,以储蓄存折的形式由科长保管。教材科账面余额与银行存款之间的差额是5632.58元,加上未报账支出27261.04元,存款金额实际大于实际账面余额32893.62元。发现疑点后,我们详查了购买教材的会计资料,教材科当年共购买秋季教材219290.80元,均已在账目中列支。进一步查看原始凭证,发现支出凭证中出现了两种不同的票据,其中186397.18元是某出版社开具的正式发票,余下的32893.62元为同一出版社图书代办站开具的收据,收据中的数字正好和差额数吻合。通过分析调查,证实32893.62元实际为购教材的回扣款,虚支后转移至账外,形成“小金库”。

      (二)用票据分析法,查明利用信用卡套取现金

      按照重要性原则,审计人员运用专业判断进行审计抽样,对金额较大或一些敏感业务的原始凭证进行审核分析,这是找到“小金库”的突破口。

      如审计组对某校进行财务收支审计时,根据学校规模,确定对10万元以上业务进行重点审查。检查中发现某房地产开发公司从该校基金账户中领取房款120000元,采用转账形式支付,但原始凭证中没有对方单位提供的收款收据,只有一张类似“白条”的领款单,没有加盖公章,由个人签字领取。经进一步调查,终于查明这笔资金原来是以房款的名义转到了个人信用卡上,然后提出现金变成“小金库”。

      (三)用审计调查法,查实自立收费项目未入账

      对被审计项目进行内查外调,在调查中取得原始凭证,顺藤摸瓜,使账外事实浮出水面。

      如审计组对高校收费情况进行联合检查时,采取深入到各班教室及学生公寓,在学生中随机了解收费情况的方法,详细记录了学生提供的收据的编号、收款时间、收款单位和收款人姓名,根据掌握的线索到职能部门找当事人单独询问,并直接切入主题,要求他们提供有此编号的整本收据存根及相应的记录。最终审计人员查出学校自立收费项目,收取与招生录取挂钩的转专业费、赞助费、自考学费及入学后的报到费、补缓考费、备品款等782000元转入“小金库”的问题。

      (四)用实地观察法,查证账外资产及收入

      审计人员进驻被审计单位时,通常要深入基层,获得直接或间接的环境证据。

      如审计组对某校下属企业进行财务收支审计,发现工厂周边有十几间商业用房,构成厂区的围墙。进一步对该厂固定资产账卡进行审查,发现这些房屋均未做任何登记。向有关人员询问,得知该厂为增加收入,建房出租,房屋的成本及租房收入均未入账,并承认账外账已被销毁。审计人员根据工程决算书、租房合同及部分收据存根,查出该厂未入账的资产和房租收入共815300元均被转入私设的“小金库”的事实。

      (五)用对比分析法,查清截留收入不入账

      对会计资料中反映的相同业务进行前后期对比,分析异常,常常能发现“小金库”的线索。

      如审计组对某校办企业1998至2002年连续五年的账目进行审计时,发现近三年的账目和前两年相比有了很大变化。近期的账务处理比较整齐、规范,财务手续健全,审查中基本没有发现不合规的业务内容,账目中甚至没有报销饭费、出租车费等现象。我们认为这不正常。经过采取单刀直入的方法,直接与厂负责人进行交流,他不得不承认,上述费用一直在发生,只是学校进行内部管理制度改革,将所属校办企业财务收归校财务处统一管理。为了逃避财务的监督,转移到“小金库”里报销了。

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