论网络会计中账款管理的风险及规避

作者简介:
郭红梅,河北物产企业集团中级会计师; 曹彦婷,燕山大酒店财务处长,会计师; 李新,石家庄信息工程职业学院经贸系讲师。

原文出处:
社会科学论坛

内容提要:


期刊代号:F1011
分类名称:财务与会计导刊(实务读本)
复印期号:2006 年 11 期

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      网络会计是在互联网环境下对各种交易和事项进行确认、计量和披露的会计活动,是建立在网络环境基础上的会计信息系统,是现代会计发展的新趋势。网络会计的产生与发展极大地促进了会计工作效率的提高,但同时也给单位会计工作带来一些问题和挑战。

      一、往来账款及其管理风险

      1.往来账款及其特点。往来账款是企业在经营过程中发生的应收、应付、预收、预付等项目,是企业资产、负债的重要组成部分。往来账款主要包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款、预收账款等。

      往来账款的特点主要有:(1)高风险性。就往来账款形成原因看,往来账款是企业运用商业信用进行促销的一种结果,是一种要在远期才能实现的权益或承担的义务,因此往来账款最大的特点是其潜在的高风险性。(2)往来账款具有范围多样特点。(3)往来账款的核算和管理具有复杂性,通常往来账款不仅要涉及到企业内部业务人员、债权债务登记人员,还要涉及企业的客户,经手人员复杂,各类凭证多样。

      2.往来账款管理的风险。(1)不能实现风险。竞争中企业为了扩大市场占有率,大量运用商业信用进行促销,这样导致往来账款日益增加。日益增加的往来账款企业的经营带来很大压力,体现在债权性应收项目在实现上必须借助对方才能实现,容易产生坏账。(2)项目挤占风险。从企业内部管理分析,由于财务及经营管理上的某些相关因素干扰,造成许多本不属于往来账款的项目,也登记在往来账款中,造成往来款的增加,企业资金周转困难。(3)信息失真风险。由于往来账款的复杂性,导致伪造、变造凭证的事项时有发生,会计信息失真风险增大。

      二、网络会计中往来账款风险管理的影响

      网络会计模式中,企业依托网络获取与利用财务信息,实现了财务与业务的远程报账、报表、查账、审计等远程处理,使企业的会计核算工作进入无纸化阶段,但网络会计为往来账款的风险管理也带来一些新的消极影响。

      1.信息失真风险增大。如前所述,往来账款管理的最大风险就是信息和资料的失真风险,网络会计的应用加大了这种风险。表现在:第一,原始资料更容易被伪造和变造。一些单位的会计账簿、会计报表、记账凭证、甚至原始凭证已实现数字化、电子化,以数字形式存储,这些电子凭证极易被篡改或伪造而不留任何痕迹,从而加大了失真风险。第二,信息处理的程序化风险。网络会计的往来账款的管理,在很大程度上取决于计算机应用程序的质量,一旦应用程序出现问题,便会造成会计信息失真,严重的还要破坏系统安全。

      2.内部稽核和审计难度加大。网络会计模式中,对往来账款的内部稽核和审计难度的风险增大。内部稽核人员首先要辨别无纸化凭证的真伪,就要加工处理许多相关的信息和资料,而网络中的信息来源呈多样性,可能会导致审计线索紊乱;另外,网络会计系统是一个由计算机硬件、软件、操作人员和各种操作规程构成的复杂的核算和监督系统,该系统将许多不相容职责相对集中,加大了应收款项舞弊的可能性,也使审计的风险相对增加。

      3.网络传输速度与安全的风险加大。网络传输速度与安全问题,一直是困扰大多数企业无法真正实现网络会计的最主要原因。企业通过网络实现业务和财务工作的共同处理,往往要借助通畅、迅捷的网络才能进行,就目前网络传输速度看还不能真正满足企业的要求;同时网络安全也是不确定的风险,大量往来账款信息通过网络通讯路线传输,有可能被非法窃取甚至篡改,网络会计系统还可能遭受“病毒”入侵等等,都会加剧往来账款的管理风险。

      三、网络会计中往来账款风险管理的对策

      1.强化网络会计系统的控制是关键。(1)强化凭证审批控制。网络会计模式下,往来账款资料的正确性、真实性和完整性完全取决于原始凭证的数据,如果原始数据不准确,将会影响以后所有的会计处理,导致一系列数据失真。因此,必须强化原始凭证的审核和确认,采用电子签名也是有效的方法。(2)强化账务核对控制。复核人员要审核原始凭证所记载的往来账款是否经过授权和批准,数据是否真实准确,收支业务是否合法,记账凭证和原始凭证数据是否相符,严格做到未经复核的记账凭证,不得登记入账。(3)强化账表输出控制。对往来账款数据输出结果,要指定专门人员进行定期检查,确保数据输出的准确性和一致性。重要的往来账项资料还应采用书面形式保管,以避免计算机系统在失控的情况下会计核算的连续性受到影响。

      2.加强网络会计系统的组织控制是基础环节。为规避往来账款管理的风险,必须要强化会计系统的组织控制,严格按照岗位分离的原则,分别设置系统设计、系统操作、数据录入、数据审核、系统监控、系统维护等岗位,各岗位之间要相互独立、相互监督、相互牵制。在处理每一项往来账款业务时,对每个重要环节都要由两个部门或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责。同时对每笔往来业务进行多方备份也是有效的手段,当记账人员利用网络进行账务处理时,其操作过程也被同步记录在监控人员的机器上,并由监控人员进行及时备份,定期审查。一旦对某些数据产生怀疑时,可利用备份的原始数据进行分析调查,辨明真伪,这样就强化了网络会计系统内部的相互控制,有效地预防了往来账款的风险的产生。

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