审计人员在运用Word时常遇到一些小问题不好解决，笔者在实践基础上掌握了一些技法，现提供给审计人员，希望共同提高业务工作水平。 一、解决WINDOWS XP/2000环境下Word中仿宋、楷体_GB2312等三号字体显示模糊的办法 目前审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为WINDOWS XP/2000，在此环境下，打开Word使用国家规范文书字体中仿宋、楷体_GB2312三号字体时，电脑显示屏可能会出现文字有毛边模糊的现象。有时审计人员会认为是计算机固有的问题或者想调整也不知道从何入手，其实解决办法很简单，不管是在WINDOWS XP还是在WINDOWS2000中，打开桌面，右击鼠标，出现菜单，选择“属性”——“效果”——将“平滑字体边缘”前的勾去掉，再点击“应用”——“确定”，问题就解决了。 二、不切换输入方式，快速输入数字中的小数点 审计人员在结束现场审计工作，编制审计报告时，需要输入大量的审计数据，如果是用安装Office时携带的五笔字型或拼音输入法，会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调整而烦恼(使用陈桥五笔不会出现这些问题，它会输入数据后自动将数据间的句号修改为小数点)。不过利用Word工具中的“自动更正”可解决此问题。方法是，打开“工具”——“自动更正”——“自动更正”，在“替换”“替换为”中分别填上“。”、“.”(小数点)，点击“确定”，回到Word输入界面，在输入数据后输入两个“。”，再输入数据，看看“.”是不是变成了小数点“.”。这一方法会在输入小数点时多输入一个“。”，不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调整方便多了。按此办法进行后，在Excel中用同样的输入方法，就可以快速输入数字中的小数点。此法可用于文字材料中的序号更正，如将“1、”改“1．”；年份中“零”的更正，如将“二00"改为“二OO”。 三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始样子 我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次修改，Word中虽然为“修订”提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，为了保证电子文档修改前后的真实性，审计人员有时需要在修改后保存一个文件并且说明是什么时间谁修改的，比较麻烦。在Word中使用“版本”功能，可以用一个Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好一个Word文件后，首先选择“文件”——“版本”——“现在保存”，输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的事项，当审稿人修改时打开文档后先打开“文件”——“版本”——“现在保存”，再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项，然后进行文件处理，最后保存文件，至此审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一起，可打开查看所有修改稿的情况。 四、妙用“Ctrl+Z”，取消自动项目编号 在没有改变Word缺省设置的情况下，输入：“一、基本情况”后再换行时，系统会自动将其行为变成项目自动编号形式，并在下一行添加了“二、”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“一、”已经变成项目编号了，不可选，在继续输入文字后，Word的“自动项目编号”就会直接影响着文档的排版效果。如何去除?用“Ctrl+Z”就可发挥作用了。在输入“一、基本情况”敲回车后，再按一下“Ctrl+Z”，第一行并没改变。其原因是Word系统中有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统自动做了两个动作，一是换到下一行，二是自动将这两行变为自动编号的形式。“Ctrl+Z”的作用是撤销上一个操作，恢复到以前的某一步。按一下“Ctrl+Z”，刚好取消了第二个动作，系统只做一个动作，而没有做自动编号，所以在此以后的动作中，系统不再使用自动编号功能下的“自动更正”(即“自动更正”为自动编号形式)，这样就可以按自己的需要编制段落标题号了。 五、运用“编辑——选择性粘贴”功能，方便编辑复制文本资料 有时在有关软件界面中复制有关选区后，在Word中采用“粘贴”，往往会将原有的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行文字或数据后，在Word中“粘贴”，则会将表格格式复制过来，而不是纯文本形式；在浏览网页时选好区域复制后，在Word中采用“粘贴”，则会将网页形式复制下来，无法进行文字编辑。如果采用“编辑”——“选择性粘贴”——“无格式文本”，则复制过来的是纯文本格式，可对复制过来的文本自主编辑。 六、巧用“替换”功能，删除Word文档多余的空行 有时候需要删除Word文档中的许多空行(如从网站查找到复制过来的纯文本形式的法规文件)，这时可用“替换”功能来轻松解决(在WPS中删除空行是很方便的)，主要方法是： 打开“编辑——替换”，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记(P)”两次，在输入框中会显示“^P^P”，然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记(P)”(一个“^P”)，再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除，如果发现还有一些去不掉，可再重复一次，如果是在处理复制网页文章时还会出现段落标记后有一些空格，那就试一下在查找中的“^P”加个空格，再加上“^P”，替换为“^P”，那么从网上下载一些文字材料后，出现空行太多使得行数居高不下的问题就解决了。
