会计巧用Excel

      随着会计电算化的普及，如果将财务软件和Excel结合起来，充分利用Excel强大的数据处理功能，能进一步提高工作效率和质量。下面结合新中大财务软件介绍几种Excel软件在会计电算化工作中的应用方法。

      一、利用Excel对成批会计数据进行核对

      在会计电算化工作中，自动处理数据的正确性完全依赖原始数据输入时的准确性，对于大量会计数据利用Excel软件进行成批核对，是保证数据质量一个快捷、便利的方法。下面以新中大会计软件中财政处理系统(简称前台)中预算执行情况和账务处理系统(简称后台)中项目支出情况的核对为例，说明如何利用Excel建立“模板”文件，并对数据进行定期核对。

      新中大软件中，前台主要进行预算管理和控制，可随时掌握预算执行情况；后台的项目与前台的预算科目相对应，可了解每个预算科目的详细开支情况及支出类别。项目账由前台报销单以预算科目为依据根据事先设置好的公式直接生成。生成后台记账凭证后，如果人为地改动前台报销单或后台记账凭证，则会造成前后台的数据不一致，所以必须进行定期核对，具体做法是：

      第一步：建立一个如图1所示的Excel文件“核对．xls”，将Sheet1工作表重命名为“核对表”，并在E4单元格中输入公式：=C4-D4，将此公式复制到E5至E13单元格中，分别变为E5=C5-D5；E6=C6-D6；…。

      

      第二步：将Sheet2工作表重命名为“预算科目”，设置如图2所示的表式。

      

      第三步：回到“核对表”，在D4单元格中输入公式：=VLOOKUP(A4，预算科目!＄A＄3：＄E＄10000，4，FALSE)，并将此公式复制到D5到D13单元格中，如图3我们看到D列的单元格中显示出了“#N/A”符号，这是因为我们所要取数的“预算科目”表还没有数据的原因。通过上述三步，用于定期核对数据的“模板”文件“核对．xls”就设置好了。

      

      第四步：当我们需要进行数据核对时，只需从前台预算执行情况列表中利用“转换输出”功能导出文件“YS．xls”，将预算科目的代码、名称、预算科目指标、预算科目支出数、预算余额各字段的内容分别复制到“核对．xls”文件“预算科目”工作表的相应列；从后台项目管理模块中的项目余额表利用“转换输出”功能导出文件XM．xls，并将代码、名称、项目支出余额3个字段的内容分别复制到“核对．xls”文件“核对表”工作表的相应列，这样D、E两列的数据就会自动计算出来。如果此工作表的E列出现非零的计算结果，说明该行所对应的预算科目和项目支出数是不一致的，这时就需要在前台和后台分别检查对应科目内容，并修正错误。

      利用Excel进行数据核对除应用于本单位的会计数据外，还可应用于其他单位的数据核对，例如与上级拨款单位进行对账时，因为很多软件都有数据导出功能，所以不同的软件分别导出Excel文件后就可以用上面的方法进行数据的核对了。

      二、将会计数据导出Excel文件，进行数据的处理和打印

      财务软件具有通用性的特点，因此对于很多个性化的要求很难全部满足，如果我们将财务软件中的会计数据导入Excel，利用Excel的排序、筛选、分类汇总等数据处理功能以及格式设置，结合其他应用软件，就能满足在数据处理、查询和打印方面的多种要求。下面以借款通知单为例，演示如何用Excel并结合Word软件，按指定格式快速完成会计数据的打印。

      第一步：利用“转换输出”功能从财务软件往来模块中将借款名单导出，命名为“借款清单．xls”(如图4所示)。

      

      第二步：启动Word，建立一个如图5所示的文档，命名为“借款清单(全部)”，并按需要设置好打印纸张和格式。

      

      第三步：执行菜单命令“工具—信函与邮件—显示邮件合并工具栏”调出邮件合并工具栏。

      ①点击“打开数据源”按钮，在打开的选取数据源对话框中找到并选中第一步中所提到的“借款名单．xls”，并在接下来的对话框中选择数据所在的工作表Sheet1。