随着计算机审计电子化、集成化、广域化、数字化和无纸化水平的不断提高，Excel作为一款功能非常强大的表格处理软件，在审计实务操作中应用的范围日益广泛，在提高审计效率与质量方面发挥的作用日益明显。现将笔者平时操练过程中的一些小技巧总结如下。 1．生成备份工作簿 对工作簿执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，选“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选“生成备份文件”，确定保存。以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份名称为“xxx的备份．xls”的备份工作簿，且能直接打开使用。 2．给你的工作簿加把锁 对工作簿执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，选“常规选项”，在随后弹出的对话框中，在“打开权限密码”中输入你要设定的密码，点击确定，在弹出的确认密码对话框中再输一遍密码，确认保存。以后每次打开该工作簿时就需要输入已设定的密码后才能打开了。另外，也可以设定修改权限密码，在“打开权限密码”下边有“设定修改权限”对话框，如果在其中输入你要设定的密码，以后打开该工作簿时只有输入已设定的密码后才能对其进行修改，否则工作簿仅为只读状态。 3．每次选定同一单元格 有时，我们为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但是，每次输入一个值后按下Enter键查看结果后，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则难题会立刻迎刃而解，既能查看结果，又能使活动单元格停留在当前单元格上。 4．将相同内容成组填充到多张表格的固定单元格 在按下Ctrl键的同时，单击需要输入相同内容的不同工作表名称，如Sheetl、Sheet3、Sheet4……(如果要选中排列在一起的几张工作表，可以在按下Shift键的同时，单击第一个工作表和最后一个工作表即可)，在其中任意一个工作表中的某一单元格(如A1)中输入内容，按下Enter键后，该内容即一次性输入到上述选定的所有工作表的同一单元格(A1)中了。 5．同时打开多个工作簿 执行“文件→打开”命令，按住Shift键或Ctrl键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个文件，然后按“确定”按钮，就可以一次打开选中的多个工作簿。 6．快速定位指定条件的单元格 以选定包含公式的单元格为例，执行“编辑→定位”命令，在随后弹出的对话框中，按“定位条件”按钮，选中“公式”选项后确定，即可一次性选中包含“公式”的所有单元格。采用同样的方法，可以分别将符合常量、空值等条件的单元格选定出来。 7．快捷输入函数的参数 如果你只记得函数的名称，而记不清它的所有格式，你可以先在单元格中输入一个等号及函数名(如=sum)，然后按下Ctrl+A键，Excel则自动打开“函数参数”对话框，引导你快速输入函数的参数，免去了刻意记忆的痛苦。 8．在单元格中批量插入固定字符 在审计过程中，我们有时需要在已有数据的某个位置添加某些新的数据，以目前新旧身份证号码的差异为例，身份证号码的年份由2位表示改为4位。那么，我们如果要将年份的前两位“19”插入旧身份证号码中，就需要进行以下操作(假定旧身份号码保存在A列中)：在B1、C1、D1单元格中分别输入公式：=LEFT(A1，6)、=RIGHT(A1，9)、=B1&“19”&C1，用“填充柄”(将鼠标移至该单元格右下角小点处，当鼠标变为十字时，点住左键下拉)将上述公式复制到B、C、D列的其他单元格中，即通过函数在旧身份证左侧和右侧定位要插入“19”的位置，然后将“19”插入旧身份证号码中，并显示到D列中。 9．快速合并各列内容 如果我们想将多列的内容合并到一列中，通过连字符“&”就能实现。比如，我们要将B1和C1单元格合并显示在D1单元格中，我们只需在D1单元格中输入公式：=BI&C1，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C列的内容即被合并到D列对应的单元格中了。 10．让符合条件的数据以不同的格式(如不同的颜色)显示出来 在查账过程中，我们往往希望一些符合条件的数据直接显示出来，方便查找，我们可以运用“条件格式”功能来实现。如，我们希望某工作表中D列中金额大干2000的数据用棕色的字体显示出来，其他以“黑色”字体显示，我们可以这样设置：选定D列(将鼠标移至D列上方标题处，在鼠标变为下箭头时点击左键)，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”，然后设定好格式，这样，符合条件的数据就会按你的要求以不同颜色显示出来了。采用类似方法，也可以让符合条件的数据以粗体、斜体等不同方式显示出来。 11．建立个性化工具栏 在Excel默认的工具栏中，审计操作中经常用到的一些按钮，如插入行、插入列等按钮并未加入其中，我们可以通过以下操作建立符合你工作需要的个性化工具栏。在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，在左侧选择相应类别，在右侧选择相应命令按钮，然后将选定的命令用鼠标拖到工具栏就可以了。
