高级秘书高在何处

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阿里巴巴、联想、神州数码等多家企业的高级秘书畅谈经验


期刊代号:D421
分类名称:青少年导刊
复印期号:2005 年 02 期

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      秘书作为公司中承上启下的“万金油”式人物,一向为人所关注。如何演好这一角色?在上周举办的“数位时代的秘书”精品研讨会上,阿里巴巴、联想、神州数码等多家企业的高级秘书畅谈了各自的经验。

      执行力要高于老板

      据北京高级秘书学院董事长王世红介绍,目前我国的秘书职业从业人员达2300万人。高级秘书,区别与普通的行政秘书,目前职场上的高级秘书正扮演着越发重要的角色。王世红说,高级秘书主要以自己丰富的工作经验和综合能力协助上司思考,帮助上司决策,代理上司工作。公司秘书是公司的行政助理,高级秘书则是上司的私人助理、参谋和顾问,其作用是对上司工作的补充和完善。进一步说,高级秘书是无决策权的总经理、领导团队的编外成员。高秘的职责和地位还体现在,经上司授权处理有关业务和人事并参与决策;根据上司的授权,参与企业的经营或管理;妥善处理上司与股东大会、董事会及其他上司之间的关系,创造和谐双赢的效果。

      衡量高秘的工作能力,主要看他的执行能力。一个出色的高秘,其执行能力必高于上司。王世红说,举一个简单的例子,安排上司日程,是一个秘书的主要工作内容。如果上司不需要你帮他安排,那这个秘书就是可有可无的。而那些出色的秘书,则可以使老板无法安排自己的日程。他们对老板的日程安排甚至是带有强制命令性质的。

        有自己的想法和思路

      北京睿德晟企业管理顾问有限公司资深行业讲师懿萌认为,高秘的身份就是助手。从目前的秘书职业发展规律看来,转型是多数秘书人才的必由之路。而想要成功转型,用心是首要条件。

      高秘工作的优势在于能接触高端,这无形中扩大了自己的学习面。比如开董事会,虽然作为秘书没有发言权,但在别的领导发言讨论时,秘书可以在旁仔细观察。如果这个时候只知道机械记录,就错失了大好的学习机会。观察领导对各种问题的反应及应对方式,然后设想如果是自己该采取哪种方式,虽是“偷师”,但受益无穷。

      高级秘书就应成为老板的得力助手。出色的助手不应是鹦鹉学舌式的重复者。有自己的想法和思路,才能被特别器重,并为自己争取到机会。

        牢记自己助手身份

      隋宁是一家医药进出口公司的总裁秘书。作为高秘,她最害怕的事就是说错话。高秘的工作性质决定了她必须在特定场合下表达自己的意见,一旦与老板意见相左,后果严重。

      一次和客户吃完饭回来,她认为对方的报价还比较合理,就试着劝了一下老板,结果被老板一通训斥,并被怀疑吃了回扣,险些因此丢掉饭碗。

      懿萌说,伴君如伴虎,虽然是助手,但在某些事情上,尤其是老板已有了明确底线的时候,还是需要配合老板,而绝不是和他产生意见分歧。

      同时,作为执行者,落实公司精神,团结公司同事是必要事务。要能够提振士气,以未来远景说服、鼓励人心,以聚成一股推动团队前进的力量。还要切记戒骄戒躁,体察下情,以亲切的态度面对众人。

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      主管心目中的理想秘书

      做事要细心

      学习要用心

      工作要专心

      经常保持开心

      后援工作要做的令人放心

      完全了解工作目标及角色

      主动并积极的做追踪工作

      尊重客户及老板家人,必要时可帮忙处理私事

      帮助老板做好时间管理(迅速处理文件并挑出重点、收集整合资料、拟稿回信、过滤电话等)

      绝对保密,忠实可靠

      懂得自我提升,有丰富的常识、知识

      常主动帮助提供老板需要知道的消息

      有时间观念,必要时自动加班

      帮助老板随时做好公关

      主动了解最新资讯动态

      与老板同步,做他的工作伙伴

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