面向数字中国建设的工程档案数字创新管理:内涵、要素与机制建构

作  者:
陈慧 

作者简介:
陈慧,陈文景,华中师范大学信息管理学院(武汉 430079);陈晖,中国南方电网有限责任公司超高压输电公司(广州 510000)。

原文出处:
档案学研究

内容提要:

数字中国建设背景下,档案管理工作面临日益广泛而深刻的变革。本文将数字创新管理思维引入工程档案管理,探索具有实践指导性的工程档案数字创新管理要素机制,以更好地发挥创新驱动作用,助力我国档案创新机制整体效能提升,开拓与数字中国建设相适应的工程档案创新管理路径。以数字创新管理理念为基础,选取昆柳龙直流工程项目为典型性案例研究的对象,通过半结构化访谈获得19份质性数据文本,采用主题分析法对其进行编码与分析。最后以数字技术创新为基础支撑,从系统角度出发,探讨数字技术、制度、战略、文化、组织和知识创新六个维度要素间的整合与相互作用关系,并基于此构建工程档案数字创新管理要素机制,突破了现有理论提出的创新要素维度,为工程档案管理领域实现全方位数字创新提供理论支撑,有效克服工程档案管理领域“割裂式创新”引发的资源错配和无效创新问题。


期刊代号:G7
分类名称:档案学
复印期号:2025 年 02 期

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  0 引言

  中共中央、国务院印发的《数字中国建设整体布局规划》[1]明确指出,要“强化数字技术创新体系和数字安全屏障‘两大能力’”“加快数字技术创新应用”“构筑自立自强的数字技术创新体系”。这表明,创新才是建设“数字中国”的核心动力。随着国家创新体系的提出与创新核心地位的确立,创新思维正持续而深刻地影响着各行各业。档案管理工作同样面临着数字经济新常态的影响。调查发现,档案管理实践单位常采取“割裂式创新”,即仅对有迫切需求的部分进行单独创新,而忽略了技术、制度和组织等诸多因素对创新成效的制约,致使创新整体效果不甚理想[2],这一现状对于覆盖面广、管理周期长、涉及主体多的工程档案而言影响更甚,因而亟须改变。

  在数字中国建设背景下,应加快推动工程档案领域的数字技术创新,并以此带动制度、战略、文化、组织等方面的创新,即实现“工程档案数字创新管理”,紧跟数字经济快速发展的大潮,支撑数字中国与创新型国家建设。本研究以国家电力行业创新型示范工程——乌东德电站送电广东广西特高压多端直流示范工程(以下简称“昆柳龙直流工程”)为典型案例展开研究。昆柳龙直流工程是世界首项800千伏特高压多端柔性直流输电工程,其建设全过程融入了数字创新思维,呈现出具有普适性和全面性的创新要素,能够为本研究的开展提供丰富的实证数据。

  1 研究综述

  档案管理与创新的交互程度随创新驱动发展的趋势不断深化,越来越多档案领域的学者就档案管理创新与变革进行探索,主要集中于对各大档案创新管理要素的探析。现有研究成果包括数字技术在档案创新存储[3]、跨域协作、数据信任[4]等方面的推动性探索,档案治理效能提升在制度层面的路径探讨[5],数字中国背景下档案单套制在不同领域的管理模式研究[6],学科融合[7]、技术创新[8]背景下档案知识服务的模式构建等广泛视角。分析发现,以上成果虽对档案创新管理展开了深入研究,但也只侧重于技术、管理、制度、组织、知识等某一单一创新管理要素,忽略了各要素间的联系,尚未形成一套具有协同性的档案管理创新机制,较少关注数字创新背景下的工程档案管理创新。

  《数字中国建设整体布局规划》[9]提出,“建设数字中国是数字时代推进中国式现代化的重要引擎,是构筑国家竞争新优势的有力支撑”。21世纪以来,以数字技术为核心的新一轮科技革命正在重塑创新发展经济体系,使得传统创新发展理论面临数字化这一新环境,数字创新管理应运而生。数字创新管理即企业或组织在创新过程中采用数字技术对原有产品、流程或商业模式进行改变的过程[10],包括带来的新的产品、生产过程改进、组织模式变革以及商业模式的创建和改变等[11]。我国部分学者在数字化转型浪潮下开始关注数字创新管理这一研究领域,并展开初步研究。刘洋等[12]归纳总结出双线并行的数字创新管理框架,郭琦[13]等从数字化转型视角出发,探索小微企业创新的实现路径。科技档案作为在自然科学研究、生产技术、基建等活动中形成的应归档保存的图纸、图表、音像等科技文件材料[14],是最真实、可靠、权威的记录,其工作的发展与数字中国的建设是相辅相成的。工程档案作为科技档案的重要组成部分,对项目建设具有重要意义。研究工程档案数字创新管理,不仅能极大提高工程建设单位的档案管理效率,推动科技档案管理的规范化和有序化,还能为数字中国建设提供强有力的保障。

  目前档案学领域的数字创新管理研究较少,国内学者多从数字化、信息化转型背景出发,对“档案管理创新”“档案资源开发利用模式创新”等展开探讨,尚未对“工程档案数字创新管理”这一概念体系进行深入理解与剖析,也未将工程档案创新管理实践与数字创新管理理念相结合。综上所述,本研究认为,工程档案数字创新管理是指工程档案管理人员或管理部门基于数字技术创新,促进档案管理工作中的数字制度、战略、文化、组织、知识等方面创新,并改变原有业务流程及内容,最终促进工程档案创新管理机制重构与创新的过程。

  2 研究设计

  2.1 研究方法

  为深入探索工程档案数字创新管理的内涵、要素与机制构建,本研究以数字中国建设为政策背景,以工程档案数字创新管理为研究对象,采用文献研究法、访谈法进行数据收集,采用主题分析法进行数据分析。

  首先,采用文献研究法对国内外数据库中的“创新”“创新管理”“数字创新管理”“工程档案”“档案创新管理”等关键词进行检索,梳理相关文献,掌握工程档案数字创新管理研究现状,界定核心概念,探究相关理论与研究进展,构建分析维度框架,设计访谈提纲,为下一步要素机制构建和主题的选取奠定基础。其次,综合采用焦点小组访谈和个人深度访谈两种形式,围绕档案数字创新管理六大要素对昆柳龙直流工程各参建单位的项目参与人员展开访谈。最后,采用主题分析法对所收集的访谈数据进行编码分析,通过识别、分析和显示数据内部主题,回答研究问题与研究目标。[15]在主题设置上,按照数字创新管理理论与全面创新管理理论的框架设定编码变量,从数字技术、数字制度、数字战略、数字文化、数字组织、数字知识六个创新要素维度构建编码框架,提取创新要素,并借助NVivo 12 Plus进行主题寻找、复查、定义和命名,以确定机制的构成要素、主题与基本结构。

  2.2 数据收集与处理

  工程档案作为一种极具特色的档案类型,其管理工作同样面临着数字经济新常态的影响。探讨工程档案数字创新管理,能极大促进工程建设单位的档案管理工作,更好地助力工程项目建设,有力支撑数字中国建设整体布局规划的实施。为此,本研究的数据收集主要面向工程档案创新管理工作展开。

  本研究综合采用焦点小组访谈和个人深度访谈两种形式进行访谈数据收集。焦点小组访谈以座谈会形式在昆柳龙直流工程兴义分部和南宁分部展开。个人深度访谈选取了17位昆柳龙直流工程参与人员作为访谈对象(基建总工2人、全职档案员6人、兼职档案员2人、安全管理2人、施工员1人、质量主管1人、监理员1人、项目经理1人、销售总监1人)。访谈至第15位受访者时发现已无新的要素和主题出现,为保证研究的完整性和严谨性,研究人员继续对剩余2位人员进行访谈,结果仍显示未产生新的要素和主题,据此判断访谈已基本达到理论饱和,终止访谈数据收集。最终,访谈录音累计时长751分钟,生成正式转录文本19份,共计274979字。为便于识别与统计,将转录文本数据依据“数据类型(I-individual interview/G-focus group interview)+受访顺序+所在页数+所在行数”的编号规则进行整理,如“I-01-06-16”代表第1份个人访谈记录中第6页的第16行。

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