审计报告“联手”Excel自动填入数据到指定位置

      近些年的审计项目，常常是由审计署统一组织的或地方审计机关组织的较大型的项目审计，审计报告的撰写也是由上至下统一版式，审计署下发的《某审计报告框架》后，地方各级审计机关或各地审计组组织报告的编写，由于报告模板的统一，各地对报告内容重复写入工作量大，我们组织专人对报告框架进行了研究和分析，针对报告框架中的需填入的数据量较多、手工输入工作量大、反复修改报表容易造成报告数据遗漏等实际情况，应用Word与Excel联合操作，实现快速准确的完成自动生成各地审计报告的应用，可以有效解决报告中需要的数据填入审计报告框架中指定的位置，极大地提高工作效率。

      本应用的主要作用是实现省本级、地市级以及区县等各级审计机关的审计报告自动填写，具体功能实现：一是适用各级审计报告编制。基于统一下发的报告框架模板，还需要对模板中用到的数据在Excel中以表格形式列出，可以供省、市、县等各级审计组使用。二是报告初稿可实现自动生成。通过在Word中简单的设置，直接对应到报告框架（模板）相应位置。三是数据修改后可自动更新报告。Excel中的数据修改或调整后自动更新审计报告内容，避免由于数据修改造成报告数据不准确的情况。

      具体操作如下：

      首先，我们了解一下审计报告框架内容。

      

      上图为报告框架部分内容，其中A001至A007标记区域是要填入数据的部分。

      我们还应该设计出一张包含需填入数据的Excel表，保存为“审计报告框架基本情况数据.xls”，如下图所示：

      

      有了上面的报告框架和数据表我们需要做的是将数据表中内容填入到报告框架中指定的位置，并且只设置一次可以实现多个地区的报告自动生成，还要做到Excel表中数据进行更改后，审计报告框架内容自动更新。具体操作如下：

      打开报告框架Word文件，选择“邮件”选项卡中的“选择收件人”。在弹出菜单中选择“使用现有列表”。

      

      由上步操作后，会出现“选择数据源”的窗口，选择已有的“审计报告框架基本情况数据.xls”文件，点击“打开”，会出现“选择表格”对话框，如下图，在这个窗口选择数据表，并勾选“数据首行包含列标题”，点击“确定”。

      

      选择“邮件”选项卡中的“编辑收件人列表”。会弹出“邮件合并收件人”对话框，在对话框中我们可以按照需要选择要填入的数据行。点击“确定”。

      

      选择“邮件”选择卡中的“插入合并域”下拉，此时，可以看到在Excel表中的各列名，这些列名就是我们要指定到报告框架中相应位置的内容。在报告框架中将“A001”选中，然后选择“邮件”选择卡中的“插入合并域”下拉项，在弹出的列名中选择“基本养老保险参保人数”。

      

      “A002”至“A007”按照上步操作依次“插入合并域”中各列。如下图所示：

      

      点击“邮件”选项卡中的“预览结果”。Excel中编辑好的数据就会在报告框架中指定位置显示出来。如下图所示。

      

      上图显示的数据是Excel中第一行的数据，即“A市”，我们想要查看“B市”的审计报告中数据，点击“预览结果”右边的向右箭头就可以了，左右箭头是可以方便查看不同数据的报告。

      

      需要打印审计报告时，点击“邮件”选项卡中的“完成并合并”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“编辑单个文档”。