随着信息技术的广泛应用,被审计企业的信息化程度越来越高,为有效开展企业审计,各审计部门已尝试对企业采集数据开展计算机分析,从实践看,数据采集不全、分析结果不佳等问题普遍存在。笔者结合多年工作经验,总结了数据校验方法,供审计同行参考。 总数值校验法 总数值校验法是指从总体上对所采集数据的某些关键指标进行分类汇总,并与其他资料进行对比分析,通过对比数值偏差,从整体上判断数据完整性的一种校验方法。 以A企业采购数据为例。A企业主要从事电力生产业务,2010至2014年,该企业向国资委上报的工作报告反映其燃煤采购总金额分别为16.99亿元、17.87亿元、18.25亿元、18.77亿元和19.33亿元。校验中,首先,选取所采集数据表中的“日期”“金额”字段为关键指标,分年度对采购情况进行汇总统计,得出每年采购总金额。其次,将汇总统计数值和上报国资委工作报告中反映的数据导人Excel表格,并通过Excel表格的“图表”功能生成数据偏离图,根据两条曲线偏离度判断各年度所采集数据的完整性。如A企业采购数据汇总分析图所示,该企业2011年采购数据汇总结果与企业上报的工作报告反映数值发生偏离,由此判断导出的2011年度数据可能有部分数据丢失。 该方法思路简单,易于应用,适用于对所采集数据进行总体校验,一般需要与其他方法同时使用。
板块校验法 板块校验法是指结合企业业务特点,将所采集数据按照企业业务类型分成多个板块,按时间维度和空间维度对采集数据进行对比分析,由此判断各板块所采集数据完整性的一种校验方法。 以B企业收入为例。B企业主要从事电力和能源规划、施工及工程总承包等业务,具体分为勘测设计、工程建设、装备制造、水泥生产和其他五个主要板块。通过总数值校验法分析发现,所采集的企业销售数据与财务报表数据在2013年发生偏离。为进一步确定偏离来源,审计人员分业务板块对所采集数据进行校验。首先,以该企业2013至2015年度为时间维度,运用“select sum(收入)as总收入,板块名称from dbo.数据表group by板块名称”SQL语句,把所采集数据按板块进行分类汇总,并将结果导出为Excel格式数据。其次,利用Excel表格中的“图表”功能,将各板块收入占各年度总收入比例生成对比图,并以此作为空间维度,分析各板块收入占年度总收入的变化情况,综合判定各板块数据质量。分析结果如B企业板块分析图所示,财务报表反映,2013至2015年各板块收入占总收入比例基本稳定,即分析图中各个板块圆柱大小应基本保持不变,但从分析图看,“其他”板块在2013年占比较2014年和2015年明显偏大,同时期其他四个板块占比同时偏小。结合总数值校验法已经确定的2013年数据偏离度较大的情况,由此判断所采集的2013年数据中,“其他”板块数据可能存在重复现象。 该方法便于理解和操作,但限制性较强,适用于管理集成度较高企业的数据校验,一般作为总数值校验法的补充。 关联校验法 关联校验法是指利用数据之间钩稽关系,从多维度对采集数据进行相互验证从而判断数据质量的一种方法。此方法主要反映数据间的耦合程度。
以C企业物资采购业务为例。企业业务流应与资金流相匹配,校验中,将采集获取的企业采购、销售和财务数据分别进行关联,利用采购表中“合同金额”“供应商”与财务表中“金额”“应付款对方单位名称”和销售表中“合同金额”“客户名称”与财务表中“金额”“应收款对方单位名称”字段进行连接,建立SQL语句,判断是否存在业务数据与财务数据不匹配的情况。如果发现有资金流而无业务流的情况,可以判断所采集的财务、销售和采购数据存在不匹配问题。 该方法实用性强,效果较好,但需要充分了解业务关系和数据内涵,对数据校验人员的要求较高。 样本校验法 样本校验法是指运用统计学的思维,以采集的数据为基础确定合适的抽样方法和样本规模,最后对样本结果进行评价,以此推断总体数据质量的一种方法。 以D企业财务数据为例,借鉴货币单元抽样法对数据进行校验。2014年12月31日,D公司应收账款科目反映共有602个单位,其中借方科目余额涉及600个单位,金额合计7230万元;贷方科目余额涉及2个单位,金额合计941万元。 第一,按照重要性原则,对单个金额占总金额比重较大的2个贷方科目和借方科目涉及的单位进行单独校验。 第二,确定样本量。根据金额大小和职业判断,设定可接受误受风险为5%,可容忍错报为100万元,预计总体错报为10万元。按照总样本量金额计算得出,当可接受的误受风险为5%时,可容忍错报与总体账面金额之比为2%,预计总体错报与可容忍错报之比为0.1,对照货币单元抽样法样本规模表(此表为固定表格)可以看出抽样样本规模应为184。 第三,推断错报。使用系统选样法(总体样本金额除以样本量)确定选样间隔,即50000000÷184≈271739,以此推断错报。经对184个样本逐一数据校验,发现因货币单位不统一等原因造成其中4个账户存在数值错误,然后再依次计算错报百分比(错报金额÷实际金额)和推断错报(错报百分比×选样间隔)。