巧用EXCEL辅助审计人员快速可视化展现复杂数据

      审计人员在查看被审计单位数据时，一行行统计数据，让审计人员无法梳理出头绪，无法从错综复杂的数据中发现问题，本实例讲解有助于审计人员查看数据的两个小工具，操作非常容易，能将数据直观展现。

      “迷你图”和“数据条”是Excel2007版本之后加入的全新的对数据可视工具。让我们分别学习如何应用这两个小工具。本实例讲解采用的数据是核对某市养老金发放问题的审计数据。

      迷你图是EXCEL中加入的一种全新的图表制作工具，它以单元格为绘图区域，简单便捷的为我们绘制出简明的数据小图表，方便的把数据以小图的形式呈现出来，它是存在于单元格中的小图表。先看一下我们的审计数据：

      

      为了方便查看养老金发放统计表中“发放人数”和“发放金额”两列的变化趋势，有助于审计人员发现疑点，我们为这两列分别添加“迷你图”。

      首先，选择“发放人数”列的最后空白单元格，点击“插入”选项卡，选择迷你图中的“折线图”。

      注意：只有使用Excel2010创建的数据表才能创建迷你图，低版本的Excel文档即使使用Excel2010打开也不能创建，必须将数据拷贝至Excel2010文档中才能使用该功能，或者将低版本的Excel文档在Excel2010中打开后，另存为新版文档。

      

      在弹出的“创建迷你图”对话框中，选择“数据范围”右侧的小按钮。

      

      选择1至12月的“发放人数”数据，再点击“创建迷你图”对话框右侧的小按钮，返回上一步。

      

      出现下图界面时，点击“确定”。

      

      看一下迷你图的效果如何，如下图所示。

      

      如果我们想将各镇邮政的“发放人数”和“发放金额”都加上迷你图效果，只需要给其他单元格中也自动填充进迷你图就好。将鼠标移动到已经创建迷你图的单元格的右下角，当光标变成十字状态的时候，按下鼠标并横向拖动至想加入迷你图的各个单元格。效果如下图所示：

      

      经过以上设置完成了迷你图的创建，是不是很容易，做出来的效果也很直观。

      上面创建的迷你图是以折线图进行绘制的，还可以选择柱形图和盈亏图样式。我们还可以对已经创建的迷你图进行修改，当我们点选了有迷你图的单元格后将会出现“设计”选项卡，选择进入后可以修改如下内容：

      

      经过以上讲解，我们对迷你图有所了解，下面我们介绍第二个小工具“数据条”。

      如何才能在统计表中快速找出哪个数据最大或最小，如果采用排序，可对一列可多条件排序，但还是无法直观查看数据。下面讲解如何应用条件格式中的“数据条”让数据可视化。

      首先，选中某银行1至12月的“发放人数”，点击“开始”选项卡，选择“条件格式”下拉菜单，选择“数据条”，在弹出的样式中选择一种填充样式，所选单元格立即呈现效果。如下图所示：

      

      如果我们想将各镇邮政的“发放人数”和“发放金额”都加上数据条效果，只需要给其他单元格中都设置就好，也可以用格式刷，对想要设置成数据条列的单元格刷成同样格式。

      最终效果如下图所示：

      

      经过对审计所用的数据进行“迷你图”和“数据条”两个小工具的处理后，完成数据的可视化，有利于审计人员直观查看数据，发现问题。