Excel中“行政区划”排序和颜色排序方便有效使用审计数据

      Excel“排序”功能在审计实务中的运用极为广泛。它不仅能快速、有效地帮助审计人员整理和分析审计资料，同时，对提高审计效率、实现审计成果的社会价值有着明显和积极的作用。在对全省扶贫资金审计中，由被审计单位提供的全省多年数据经过集中汇总后，导入到Excel软件中，审计人员需要有效应用数据，按照特定的顺序进行排序，方便查看和编写审计资料。本实例讲解两种排序方式，一种是按照“行政区划”进行排序，第二种是按照标记重点颜色的数据进行排序。

      一、按照“行政区划”进行排序

      Excel软件中对市县区中的地名是无法按照审计人员需要的顺序进行自动排序的，默认情况下对汉字的内容是按照拼音排序，所以需要审计人员自定义排序规则按照“行政区划”进行排序。

      首先，看一下由被审计单位提供的全省多年数据，经过集中汇总后的工作表（演示数据），如下所示：

      从以上数据可以看出，市县区是按照拼音排序结果，没有按照正确的行政区划进行排序。

      审计人员所需行政区划表（网上可以找到并下载）如下所示：

      

      按照行政区划排序，首先需要将“行政区划”内容在Excel中进行自定义编辑。

      打开“行政区划”工作表，点击“文件”菜单，选择“选项”，在弹出的“Excel选项”对话框中选择“高级”，将滚动条拖到最后，点击“编辑自定义列表”按钮。

      

      在弹出的“自定义序列”对话框中，点击选择工作表数据的小按钮。如下图所示。

      

      选择B列所有行政区划，点击对话框右侧小按钮，返回“自定义序列”对话框。

      

      点击“导入”，“输入序列”中就显示出“行政区划”内容，点击“确定”按钮后返回“Excel选项”对话框，点击“确定”按钮。

      经过以上操作，完成了自定义序列的编辑，就可以按照“行政区划”规则进行排序了。

      打开我们要排序的工作表，选择“数据”选项卡，点击“排序”，在弹出的“排序”对话框中选择主要关键字为“市县区”，点击“次序”下拉按钮，选择“自定义序列”。

      

      

      在弹出的“自定义序列”对话框中选择新增的行政区划序列，点击“确定”按钮，返回“排序”对话框，点击“确定”按钮。

      

      看一下，“市县区”已经按照我们定义好的“行政区划”规则进行了排序。

      

      这种自定义排序在工作中经常遇到，经过自定义排序规则让数据按照我们的需要顺序显示，能够方便有效的查看和使用数据。

      二、按照标记重点颜色的数据进行排序

      在工作中我们还会经常用到颜色标记数据，直观明显的突出重要信息，合理的选择确定抽查样本和延伸审计的目的。我们是否可以对这些标记了颜色的数据进行排序呢？下面我们讲解一下，如何完成这项工作，方便审计人员有效查看数据。

      标记了颜色的数据（演示数据中深灰色部分为红色，浅灰色部分为黄色）如下所示：

      

      选择“数据”选项卡，点击“排序”，在弹出的“排序”对话框中，“主要关键字”选择“2013人数”，排序依据选择“单元格颜色”，“次序”选择“红色”，将红色标记的数据放在最顶端。点击“添加条件”，依次设置好“黄色”标记排序，后添加的“黄色”排在“红色”后显示，点击“确定”按钮。

      

      看一下排序后的效果，标记“红色”和“黄色”的数据排在所有数据的顶端。如下图所示：