数据列合理拆分让数据更利于分析

      在对某学院审计时，采集到的数据是Excel文档，其中内容，一列中包含多个信息，不利于审计人员分析操作，所以要应用对列的拆分工作，让数据内容更清晰明确，可读性更强。

      首先，查看一下采集到的“学生交费明细表”内容，如下所示：

      

      在数据中“部门”列中包含多种信息，其中的“系”、“专业”、“二级专业”、“班级”等信息，为了在审计分析时利于筛选、汇总等工作，我们必须将其拆分成单独的列，操作如下：

      选中要拆分的列“部门”，点击“数据”选项卡，点击“分列”按钮。

      

      从数据中可以看出虽然包含的信息较多，但还是有一点的规律，每种信息是以“-”符号分隔的。

      在弹出的“文本分列向导”对话框中选择“分隔符号”，点击“下一步”按钮。

      

      进入第2步向导窗口，勾选“其他”并输入“-”，在数据预览中可以看到拆分后的形式，是我们要达到的效果，点击“下一步”按钮。

      

      进入到第3步向导窗口，我们按照默认的选项就能达到我们的拆分效果，直接点击“完成”按钮。

      

      这时弹出“是否替换目标单元格内容？”提示窗口，点击“确定”按钮。

      

      我们已经将“部门”列拆分为四列。

      上图中新生成的列没有列名，我们给列命名，如下图所示。

      按照上述步骤拆分后，“部门”列中数据全部是“学生”，这列数据在我们今后分析中没有用处，所以可以删除，还发现“二级专业”中还是包含两类信息，所以还需继续拆分，这次的拆分有别于上述操作，没有分隔符，但又发现数据中前两个字是汉字，长度是固定的，可以用分列中的“固定宽度”完成拆分，操作如下：

      

      选中“二级专业”列，点击“数据”选项卡中的“分列”，在弹出的“文本分列向导”对话框中选择“固定宽度”，点击“下一步。

      

      进入第2步向导窗口，点击“数据预览”中的汉字与数字中间的标尺位置，这样就会建立一条分列线，点击“下一步”。

      

      进入到第3步向导窗口，点击列数据格式“文本”项，在“数据预览”中点“093”位置，使其成为文本内容显示，否则默认是按照数字显示，点击“完成”按钮。

      

      这时弹出“是否替换目标单元格内容？”提示窗口，点击“确定”按钮。

      

      完成拆分操作，但是列名不对，我们重新将拆分的列命名为“二级专业”和“班级”，如下图所示。

      

      经过以上拆分处理，我们就可以针对每列进行排序、筛选、分类汇总等操作。