以Excel表格为介质将财务数据导入AO的方法

      AO是审计工作中不可或缺的应用系统，使用AO系统进行账务分析可大大提高审计效率和准确率。使用该系统面临的第一项任务就是导入财务数据，笔者在实践中总结了一些方法和技巧，供读者参考。

      财务数据导入AO有三种方式：一是导入符合国家标准的数据，二是导入财务软件备份数据，三是导入财务软件数据库数据。第一种方式在实际应用中很少涉及；第二种方式需要与被审计单位财务软件相适应的采集转换模板，随着财务软件的更新换代，此种方式逐渐被淘汰；第三种方式普适性强，不受国家标准或财务软件的限制，逐步成为数据导入的主流方式。

      

      财务软件数据库数据又分Access、Excel表格、SQL Server、其他OLE DB数据源、文本文件五种数据源，其中Excel表格应用广泛、功能强大、操作友好。本文仅讨论以Excel表格为介质进行AO数据导入的方法和技巧。

      

      

      数据导入步骤

      （一）数据采集

      由被审计单位提供原始数据，包括科目表、科目余额表、凭证表，共三张Excel表格，每张表格的数据结构如下：

      将科目表、科目余额表、凭证表放在一个Excel文件中，分三个工作表，每个工作表中的第一行设定为列名，删掉表格标题，若列名占用两行则归并为一行，然后删掉不需要的列。

      （二）数据清理

      数据清理是指发现并纠正Excel表格中可识别的错误，包括检查数据的一致性、处理无效值和缺失值等。如对照科目表与科目余额表，确保其中的科目编码与科目名称一一对应；删除表中的空白行、小计、累计行，若列名以空格开头则删掉空格等。

      （三）数据变换

      数据变换是将数据标准化的过程，主要操作是将Excel表格中每一列的格式设置为AO可识别的格式，具体的格式参照表1至表3中的“数据类型”列。

      （四）数据导入AO

      进入AO，选择审计项目，进行采集转换，以上述Excel文件为数据源将财务数据导入AO。

      （五）数据验证

      数据验证是检查导入AO的财务数据的正确性，方法是将AO系统生成的科目期末余额与被审计单位提供的科目余额对比，若二者相同则数据导入无误，若有偏差再进行调整。

      遇到的问题汇总

      列举实际操作过程中遇到的一些问题及其解决方法。

      某单位提供的科目表中存在科目编码不规则的会计科目，应直接将相应的数据记录删除。

      某单位提供的凭证表中，存在“凭证状态”为“已作废”的凭证，需要将这些数据记录删除。

      所有货币金额（如期初余额、发生额）的数据格式应为“数值”或“会计专用”，经测试，形如“100000”的文本格式AO也可识别，但形如“100，000.00”的文本格式AO不识别，导入时会报错。如遇到被审计单位提供的数据为上述格式，则将相应的数据列调整为“数值”或“会计专用”即可。

      某单位提供的科目表中“科目编码1”的二级科目字符长度不一，导入AO时会报错，需调整格式，保证每一级科目编码的字符长度一致。

      导入技巧分享

      AO的采集转换模块有模板管理功能，提供了使用模板采集财务数据的途径，可将重复的工作模板化，简化操作，提高效率。具体到用Excel表格将财务数据导入AO，依据科目余额表中期初余额的三种存储方式和凭证表中发生额的三种存储方式，可设计九种模板涵盖所有情况，如表4所示。

      

      实际工作中，科目余额表与凭证表都较少采用方式三存储金额，所以制作模板一至模板四，共四个常用的模板即可。制作模板的方法是在成功采集数据并生成财务数据临时表后，关闭生成财务数据临时表对话框之前，利用“保存设置”功能生成模板。生成的模板可以在“模板管理”功能中进行管理和使用，使用模板采集数据时，注意确保工作表名称及每列的列名与模板设定一致。审计工作中可能会遇到重复导入财务数据的情况，如被审计单位结账前将财务数据导入AO进行先期审查，结账完成后再次导入，此时AO系统可能会报错，可尝试在审计分析模块的“电子数据管理”功能中将“业务数据”删除，然后重新导入。