在Excel中对被审计单位业务数据进行规范整理

      审计人员经常会用到被审计单位提供的Excel文档形式的数据或从数据库导到Excel中的数据，常常Excel文档中的数据内容不规范，如果审计人员想对这些数据进行数据分析，需要将数据进行规范整理。

      一、整理不规范的日期数据

      规范的日期数据在Excel是按照数值来存储的，不论是由被审计单位提供的Excel表，还是从数据库导到Excel中的数据，如果是错误的日期格式，会对审计人员分析数据的工作带来很多不便。我们常用到的规范日期多以“2016-1-1”、“2016/1/1”、“2016年1月1日”格式。

      我们再看一下不规范的日期格式，例如：“20160101”、“160101”、“2016.1.1”、“2016101”、“1.1”。如下图所示：

      

      下面我们对以上五类不规范日期进行处理，完成对日期格式正确规范的显示。

      第一种不规范日期，是有规律的，年月日信息长度是固定的，所以我们可以使用“分列”方法批量修改。

      首先，将第一种不规范日期选中，点击“数据”选项卡中的“分列”。

      

      在弹出的“文本分列向导”的第一步中，选择“固定宽度”，点击“下一步”。

      

      在“文本分列向导”的第二步中，点击“数据预览”中的日期数据，分别在年月日的位置点击，这样会出现分割线，点击“下一步”。

      

      在“文本分列向导”第三步中，选择“日期”，点击“目标区域”后方的按钮，为要分列的日期数据指定位置。

      

      目前窗口为指定目标区域位置，我们点击工作表中合适位置，然后点击右侧的按钮，返回“文本分列向导”窗口，继续操作。

      

      返回到“文本分列向导”后，点击“完成”。

      

      我们看到工作表中已经将日期分割成了年月日3列。

      

      我们还需要将分割的3列，合并为1列显示为规范的日期格式。

      在任意单元格中输入公式“=date（A10，B10，C10）”，这样，用日期函数将年月日合并，完成第一种日期的数据规范整理工作。如下图所示：

      

      对于第二种不规范日期格式，虽然年月日长度也是固定的，但是，年份是简写的，这样，如果用分列法处理不适合，我们可以用公式“=—TEXT（B3，"#-00-00"）”解决，这个公式可以自动判断出是年份，即2000之前还是之后的年份。

      

      第三种不规范日期，年月日之间用“.”分隔，我们可以用公式“=TEXT（—SUBSTITUTE（C3，"."，"/"），"yyyy/m/d"）”解决。

      

      第四种不规范日期类似第一种，但日期长短不一，其中前四位为年份，后两位为天数，中间1位或2位为月份。可以使用Left函数取出左边4位字符作为年份，用Right函数取出右边2位字符作为天数，然后用Mid函数取中间数字作为月份，最后用Date函数将取出的字符转换为日期数据。用公式“=DATE（LEFT（D3，4），MID（D3，5，LEN（D3）-6），RIGHT（D3，2））”解决。