数据统计工具使用小技巧

      在信息化技术应用普及的时代，如何高效利用数据统计工具，成为各类数据统计者必须熟练掌握的基本技能。Excel表格在办公中运用得非常广泛，使用Excel可以实现很多专业软件才能完成的数据统计分析工作任务。笔者使用模拟数据，运用Excel解决一次数据调查问卷中遇到的两个问题，供大家参考。

      解决填表者修改表结构的问题

      设计Excel数据调查表时，表结构是制表者经过深思熟虑后确定的，但部分填表者因各种原因修改表结构，按照自己的需要选择性填报。因此，制表者必须通过一些技术手段避免填表者改动表结构，见调查问卷表1。

      

      首先，选中B3:H8区域，在Excel菜单栏“审阅”功能模块，点击“允许用户编辑区域”，设置B3:H8区域为用户可编辑区域。然后，在Excel菜单栏“审阅”功能模块，点击“保护工作表”，在弹出的新窗口内，输入保护密码，钩选“选定锁定单元格”和“选定未锁定单元格”，最后点击“确定”，即可实现数据调查表仅有B3:H8区域可输入值，其他区域一概不允许修改。

      解决填报数据不合要求的问题

      制表者经常遇到填表数据不合要求的情况，一方面是填表者粗心大意，钩稽关系不正确；另一方面是未如实填写。如某个统计数据不在合理的数值范围内，制表者可以通过数据验证，避免填表者上报的数据不合要求。当数据验证区域显示为“通过”，说明表中数据满足填表说明要求，否则需要填表者修改数据，如调查问卷表2中的数据验证。

      

      根据填表说明，表中数据分别要满足以下条件：

      需填写单位名称。数据验证公式为：=IF（B3=“”，“未通过”，“通过”）。

      列1、列3、列4、列5下的单元格填写内容为数字。数据验证公式为：=IF（ISNUMBER（C3），“通过”，“未通过”）。

      列2单元格的值从下拉框选择。该下拉框的值为“是”“否”。数据验证公式为：=IF（OR（D3=“是”，D3=“否”），“通过”，“未通过”）。

      列3单元格填写内容为数字且列3单元格值应等于列4与列5单元格值之和。数据验证公式为：=IF（AND（E3=SUM（F3+G3），ISNUMBER（E3），“通过”，“未通过”）。