传统的条目编纂工作一直是手工操作，费时费力，效率较低，与当前迅速发展的科学技术、与日俱增的信息量很不适应。近些年，国内语言信息处理领域的学者首先提出了辞书编纂自动化的必要性，中国大百科全书出版社和商务印书馆先后尝试用计算机辅助编纂词典，北京大学计算语言学研究所和教育部语言文字应用研究所也研制了各自的词典编纂系统。 为了规范军事审计百科条目的编写、审稿和使用，依据军事百科全书编纂规定，以已有知识和经验为基础，应用计算机软件工程和网络技术，在大规模数据资源和互联网上人机交互机制的支持下，提出军事审计百科全书管理信息系统的建设构想。该系统把数据资料信息处理与条目编纂过程结合起来，改变以往条目编纂和修订全部由手工操作的工作方式，方便资料的搜集、核对、整理、使用和管理，便于编写人员和审稿人员互通信息、互相协作、互相帮助，使条目编纂工作更加规范、有序，从而提高条目编纂的质量、效率和科学性。 一、军事审计百科全书管理信息系统建设目标和内容 军事审计百科全书管理信息系统是一个用于军事审计百科条目的编纂和使用的计算机网络应用系统。系统的主要建设内容包括：一是军事审计百科条目的撰写；二是军事审计百科条目的审稿；三是军事审计百科条目的使用；四是军事审计百科撰写人员管理；五是军事审计百科审稿人员管理。系统涵盖了百科条目编纂的完整流程，包括条目结构设置、条目确立、条目修订、条目编写、条目审核、统稿定稿、条目编审历程的保留与追溯、条目数据统计、条目资料检索，以及任务分派、权限控制和工作流程管理等方面。在符合有关保密安全的前提下，系统依托军事综合信息网运行，其部署方式如图1所示。 二、军事审计百科全书管理信息系统的主要功能 （一）条目编纂业务和系统管理 军事审计百科全书管理信息系统以人工编写条目的知识和经验为基础，用归纳与分析结合的方法，对编纂条目的全过程进行需求分析，提出要解决的问题，建立需求模型，描述整个系统的任务流程，确定系统的总体结构和设计方案。 在系统中，面向用户的全部应用功能集成在人机交互式工作流程控制平台上，位于系统的前台。这些应用功能可以分为三类：编纂业务流程功能、编纂业务辅助功能和系统管理功能。前两项包括条目编纂过程中的各项操作，如条目确立、编写任务分派、条目确认、条目编写、条目初审、条目终审、编写进程处理、条目统计、条目提取和条目删除等。第三项系统管理功能包括条目浏览、资料检索、条目管理、人员管理、消息管理、数据管理等。 军事审计百科全书管理信息系统的用户包括系统管理员、百科管理员、编写人员、审稿人员和访客。每一类型的人员都有自己的权限，权限不同，能够使用的功能也不同。 1.系统管理员。系统管理员负责系统总后台管理，包括系统数据安全、数据备份、用户管理、项目管理等工作，可以对百科管理员、编写人员、审稿人员进行添加、删除等操作。 2.百科管理员。百科管理员负责条目管理、人员管理、任务分配、进程管理、条目终审、发布通知公告、与编纂者进行讨论交流等。 3.编写人员。编写人员个人信息包括年龄、所学专业、学历、从事专业领域、从事专业领域年限等，百科管理员根据以上信息科学合理的为编写人员分配编写条目。编写人员可以在系统中拟定个人条目编写计划、编写和修改条目、修订条目、保留条目编写和修改的记录、回溯条目的编写过程、收集和整理资料、统计条目信息、查看编写进度和审稿进度、与审稿人员进行讨论交流等。
4.审稿人员。审稿人员可能是编写人员，具有编写人员的权限和功能。审稿人员个人信息包括年龄、所学专业、学历、从事专业领域、从事专业领域年限等，百科管理员根据以上信息科学合理的为审稿人员分配审稿条目。审稿人员可以在系统中审核条目、统计审核条目信息、查看编写人员编写进度、反馈审核意见、进行讨论交流等。 5.访客。搜索、查看已编写完成的条目。 （二）条目数据资源管理 军事审计百科全书管理信息系统里的条目包括在编条目和参考条目。前者是编写人员的主要操作对象，后者是已经编写完成的条目，供条目编写人员参考。条目数据资源管理主要是对条目进行管理，包括条目内容描述、条目信息标注、条目数据库建立、条目数据库管理和条目内容查询。 （三）编纂资料的建设、管理和使用 军事审计百科全书管理信息系统可以存储多种类型的资源，包括word、pdf、图片、excel、视屏、网页、中国知网（caj）等文件格式。编写人员在编写条目时可以搜索查看资料，并将条目与资料进行关联，便于审稿人员审稿时进行核对。 编纂资料由编写人员搜集并上传到系统中，编写人员可以在系统中的对资料进行以下处理。 1.资料筛选。对搜集到的资料，首先进行分析、鉴别和考证，去伪存真，去粗取精。 2.资料归类。核对后的资料，按百科编纂的有关规定和要求，进行科学的分析、归类，通常按照条目释文和层次顺序整理，大致分为定性叙述、词源考证、历史沿革、基本事实或基本理论、发展趋势以及图表资料等几个部分。同一条目中的资料也可以进行归类，如将不同学派、不同观点对同一问题进行论证的材料放到一块。
