痕迹管理即把管理过程充分体现在痕迹之中。要求把事前、事中、事后控制管理的每一个环节都留下相应工作记录和资料，如文字、图片、视频、实物、电子档案等，并对这些记录和资料进行收集、整理、分类、归档、保存，通过这些不留间隙、死角的缜密的“痕迹”，使管理过程有迹可循、有据可查。 在建设项目管理中开展痕迹管理就是要求建设单位项目管理人员在项目建设中记录管理工作内容、采取的相关办法和措施、问题解决和目标实现的全过程。通过收集翔实的原始资料和数据，实现事事有记录、件件可佐证。 一、论证立项阶段 前期决策是大中型建设项目管理的最重要阶段，充分的论证、科学的决策是做好项目管理的根本。大中型建设项目投资数额较大，一旦决策失误，将造成巨大的损失。通过对大中型建设项目跟踪审计发现，大多数建设单位能够提供的前期工程相关资料仅为上级立项批复。至于从项目设想到框架，由框架到方案的项目决策全过程全无痕迹，审计时无法通过一纸立项批复来准确评价决策的科学性、程序的合法性和效益性。前期论证阶段需要留下的“痕迹”包括三个方面：多种初始建设方案形成和选择的痕迹、建设方案本身不断优化完善的痕迹、建设方案按程序逐级报批的痕迹。具体表现为，多种方案的详细说明和记录、专家对建设方案提出的意见汇总、建设方案修改完善的过程、建设方案的可行性研究报告、建设单位方案论证选择时原始会议记录、各级领导对上报内容的批示等。通过痕迹管理的有效运行，敦促建设单位改“拍脑袋”“一言堂”为“反复斟酌”“充分论证”，同时一旦发生重大决策失误，也可通过痕迹追究相关人员决策责任。 二、招标投标阶段 择优确定施工单位是做好大中型建设项目管理的前提。而在招标投标阶段，往往由于种种原因造成无法实现这个目标。痕迹管理在招标方案选择、入围单位选定、评标定标过程等关键环节能够起到标准化程序、高强度威慑的效果，既能确保招标过程公开、公平、公正，也是揭开暗箱、斩断利益链的有力抓手。一是招标方案选择留痕。建设单位必须详细记录选择招标方案的依据和决策的过程。按规定应该公开招标的必须公开招标，无正当理由不得随意选择邀请招标、议标或直接发包等方式。如有特殊情况必须书面说明原因，并留存上级主管部门的批准文件备查，避免建设单位肢解规避招标、限定竞争范围。二是入围单位选定留痕。建设单位无论采取现场考察评分、入围听证还是会议研究等确定入围方式都须留下相关记录。对于每一家投标报名单位，无论入围与否，从报名、初选、考察、邀请的所有环节都留下原始资料记录，避免建设单位人为干预入围单位选定、甚至与施工单位合谋围标串标。三是评标定标过程留痕。无论是专家评委选择、评标细则确定、标书评审过程、具体中标结果都要详细记录，避免建设单位违规暗示评委评标、评委自身自律不严等问题影响中标结果的公正。留痕方式不仅限于采用文字、图片、电子档案等，有的建设单位在评标过程中采用现场全程视频录像的留痕方式让笔者觉得记忆深刻、效果明显。 三、施工管理阶段 大中型建设项目施工阶段起始周期长、管理任务重、预期目标多，投入的人力、物力、财力占整个项目总投入的大半，是做好建设项目管理的核心。在纷繁复杂的管理工作中，痕迹管理更是捋清线头、扭住关键的利器。一是在合同管理中要着重对条款拟制、合同谈判、合同执行的过程留痕。审计发现关于合同条款、补充条款中违背招投标文件实质性内容和违反相关法规制度，损害建设单位利益等问题屡见不鲜。通过建设单位采取书面签认、会议记录、影像资料等方式留下的相关记录，审计机构可以准确追溯出问题发生的时间、缘由和责任认定。按照谁拟制谁负责、谁谈判谁负责、谁审查谁负责的原则，该整改的整改，该追责的追责。同时通过对多单位多项目合同管理痕迹的分析归纳，也提醒建设单位和上级工程主管部门对容易发生问题的谈判、审查、签订等环节加强自律和监管。二是质量管理中要着重对主要材料设备进场验收、关键工序的旁站监督、重要部位共同验收等全程留痕。以材料设备进场验收为例，从进场报验、资料复核、随机抽样、专人送检、入库出库的全过程均要留有文字、图像记录，这些记录不仅仅记录验收结果，更要完整地反映出每个环节的参与者、负责人，执行时方案、依据和过程。审计中可对设计、监理、施工、建设单位等不同参建单位在同一管理环节上的痕迹进行相互印证查对，从而发现资料背后隐藏的问题。三是造价管理中要着重对工程变更签证的确认留痕。建设单位进行造价管理时，无论是变更工程量、价格等内容确认的合理性，还是签证程序、手续等形式履行的完备性，都需要相关痕迹来支撑。以大中型建设项目中经常出现的材料暂估价确认为例，事前的市场调研、询价比价，事中的招标投标、议价谈判，事后的集体研究、按级报批，都应留下痕迹。这些痕迹将是建设单位进行造价控制和审计单位进行结算审计的依据。如某大中型工程结算审计中发现建设单位对暂估材料铺地瓷砖的签证价格明显偏高，经市场调查，该材料价格比市场价格高出20%，施工单位坚持以签证价格为准，结算审计陷入僵局。后审计机构通过对招投标留痕的查对，发现招标时明确报价中已含运费、加工费、损耗等其他费用，但建设单位签证时违规进行了重复计算。审计机构以此痕迹为依据与施工单位晓之以理，最终施工单位表示认可价格下浮20%，建设单位也对相关责任人员进行了相应处理。四是工期管理中要着重对工期变化的节点留痕。当工期出现延误时，要确认延误的原因是建设单位变更过多、施工单位施工组织不力还是不可抗力的影响。原因的确认直接关联责任的承担，最终影响军队利益的有效维护。工期管理中留下的痕迹是原因分析、责任划分的关键依据。建设单位除了妥善保管施工组织设计、施工方案、施工日记等常规档案，还要在工程关键节点上进行有效留痕，才能在工期反索赔中占据主动。如在发生工期延误时及时留存施工工作面上的图片视频，权威部门发布的气象信息、协调工期时的会议纪要和往来文件等。五是安全管理中要着重对安全控制环节的行为留痕。如安全方案制定、技能培训、思想教育、定期考试、专项检查等安全控制环节，不但要实打实地开展，也要随时采用书面记录、相片视频等形式进行留痕。既便于建设单位将安全工作抓好抓实，也利于审计机构对参建单位履行合同约定的安全义务的监督。
