行政履职有两种表现形式，一种是行政行为，如行政执法；一种是行政指令、意图的发布，公文便是其发布方式的一种。中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》中规定：“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”。其中“相互关联，衔接有序”是指公文处理中各个参与人在各个环节中体现行政职责的关联和顺序。无论是“主要载体”还是“互相关联”、“衔接有序”，都说明公文处理既是各个行政参与者履行行政责任的主要途径，也是履职责任情况的客观记录。本文仅就收文、发文两个重要环节，对公文处理中行政履职责任的体现加以说明，并结合工作实践中常见问题，提出一些建议。 一、收文处理中行政履职责任体现 收文即是本单位接收外单位发送来的正式公文。收文可分为阅文和办文，以及阅文转为办文。阅文，如市政府下发各单位的仅需知晓的通知、决定等；办文，即上级机关对本单位安排、任务布置、意见要求，以及同级间询问、商洽等需要办理的文件；阅文转为办文，即外部来文本身没有任务要求，但领导阅知后结合自身工作布置了相关任务，提出了有关要求，阅文即转为办理性文件。 对于收文中一般性阅文的办理，只要按阅知范围和领导要求，做到完整、及时送阅即可，行政履职责任主要体现在需要办理的收文之中。需要办理的收文应注意以下几个主要的职责环节。 1.单位办公室先要对外部来文附上“收文批办单”，此单即是公文处理各环节参与者（单位主要负责人、主管领导、部门领导及具体承办人）履行行政职责的记载。 2.“收文批办单”要体现“密来密走”，即来文属于国家秘密，此单一定要在明显位置标示同样密级。这项职责应由单位公文处理权责部门即办公室来完成。 3.每个参与者在批办单上如无具体意见，签名或圈阅即表示同意。同时签字之后必须有办理此文的日期标注，以证明办文程序和公文处理效率。 4.收文处理顺序是：办公室先送本单位主要负责人提出原则性、指导性的办理意见和要求，并指定承办人办理。此环节重点是本部门领导要在批办单上明确具体承办单位或人员。真正做到行政责任到人，以便历史有据可循。 5.承办人办结后，要在批办单上简要注明办理结果，由此形成相关文书资料，应当附加或简要注明。 以上5个主要环节将收文办理的各相关责任人的责任、要求、办理程序和办理结果等完整地予以记载。 二、发文处理中行政职责的表现 所谓发文是行政机关根据行政工作需要按国家统一标准形成的对内或对外的正式公文。 按行文对象划分，发文分为上行文、平行文和下行文。上行文即向上级机关报送请示、报告、意见等；平行文是指对平级单位发送的商情函、意见、通知等；下行文是指机关对所属部门或同系统下级单位（如区县审计局）发送的通知、意见、通报等文件。 这里要特别要指出，审计机关形成的给被审计单位的《审计报告》、《审计决定》是没有行政级别指向的，《审计报告》、《审计决定》只是审计机关履行审计职责而形成的具有法律责任的法律文书。也就是说，除被审计单位外，可以根据需要送政府部门或其他任何单位，甚至如果属于公开性审计报告，则任何符合相关条件的社会人员都可以索要《审计报告》。 发文处理与收文大不同之处，在于它的审批程序正好相反。发文是由下级逐级上报审批后由单位指定领导签发的。 发文处理一般的原则是：向上级单位报送的公文，如请示、报告、意见等，必须由单位主要负责人签发才能上报；平行文、下行文则根据单位领导分工，由主管领导签发即可发文。单位内部特殊规定除外。 发文审批是通过“发文审签单”规定程序来实现，首先要由起草人、起草单位领导在审批单固定位置签名并标注日期。日期标注是反映了各个环节的办文效率，所以签署日期应当在送达下一个公文处理环节之前的日期。如起草处室领导7月1日拿到文件，当天即签署姓名、日期，但签署完毕后没有及时送达本单位办公室启动发文审核程序，而是过了一周后才送到，即签署日期是7月1日，实际送达办公室日为7月8日，则办公室审核人员再签署日期只能是7月8日之后，这就意味此文件在办公室审核环节滞留了至少7天之久。表面现象是办公室违反了相关公文处理规定，延误了发文办理，其实谬也。所以签署日期看似小事，实则关联公文处理的效率与责任。 按发文审核程序讲，发文每个参与者签署姓名（日期），其职责界定为：起草单位领导、起草人应当对文件中的基本事实、根据、逻辑关系等负责。审计法律文书的发文还要对违法定性，法规引用、处理是否恰当负责。 单位办公室应当负责对行文依据是否充分、行文内容是否与其他文件相冲突、发送范围是否正确、文件引用是否正确、是否符合各级领导相关要求，以及公文格式要求等事项进行审核。 需要强调的是：发文定密和抄送职责的确认。首先，一件发文是否需要定密，首先由部门起草人及负责人来确定，根据一般“密来密走”的定密原则，如果发文中涉及到外部单位的涉密内容，则起草人必须对本发文予以同级定密。此外，如果起草人及部门负责人、单位办公室或主管领导，根据相关保密规定认为文件内容一旦泄露可能造成重大不良影响等，也有权利对发送文件予以定密。该定密不定密，属于第一种应当“密来密走”而没有对起草的发文予以定密的，起草人及部门负责人应承担主要涉密责任。
