使用Excel开展计算机审计实例分析

作 者:

作者简介:
王山江,留坝县审计局

原文出处:
现代审计与经济

内容提要:


期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2015 年 03 期

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      Excel作为微软Microsoft Windows和一个组件,其使用面非常广泛,通用性高,可以处理的数据源多,大多数原始数据不需经过转换,即可直接导入到Excel中进行处理,而且对其大多数操作的过程都是可逆的,使用者可以很方便地进行数据调试及查错。在应对一些特定的、零散的数据方面,Excel是一款强大而且通用的数据处理软件,发挥其长处对审计工作有着重要的促进作用。

      一、使用Excel的排序功能

      在对某单位进行审计过程中,因被审单位账目不清,审计组需要根据其分别记录的两本账簿,重现其现金日记账。此时,审计组利用Excel将两本账的现金科目记录全部过到sheet1中,然后利用Excel的排序功能,对其记账日期进行升序排序,即可得合并后的现金日记账流水,再根据其现金的期初库存数,从而可以很容易地将每天的现金余额结算出来。

      二、借助VBA实现两个表单的对比

      在一次对医院库存药品的审计过程中,需要对两个各含相同字段的Excel电子表单进行逐格对比,找出不一致的地方。因为数据量大,审计组借助了宏来进行操作,编写了相应的VBA代码,通过运行VBA代码,两个Excel电子表单不一致的单元格会被显示为红色,这样审计人员在很短的时间内,就顺利完成了两张电子表格的对比工作,为审计实施节约了大量人力和时间。

      三、Excel同SQL协同处理

      在对某医院的库存药品进行审计时,需要对其提供的Excel表格中的某些数据按特定条件进行筛选出来,形成一张新表。审计组借助VBA直接在Excel中运行宏来实现SQL操作,采取的方法是先将Excel电子表单导入Access,然后利用Access的SQL查询功能完成相应的操作,再用Excel导入Access的mdb文件,将其恢复为Excel格式进行后续处理。这样做虽然没有直接在Excel中使用VBA来操作那样直接,但却减少了编写VBA代码的工作量,一定程度也降低了出现错误的可能。

      四、条件处理函数大有可为

      很多时候,我们对数据需要进行条件处理,如有条件的汇总,使用Excel的SUMIF函数即可轻易实现,比如在EXCEL中,A2:8为员工性别,B2:8为对应工资,如果需要汇总男员工的工资,使用公式SUMIF(A2:8,"男",B2:8)即可。此外,Excel中的条件计数函数也很实用。如需要汇总单元格Al至Al至00范围内大于1000的数有几个可以使用countif(Al:Al00,">1000")来轻易实现。Excel的条件处理函数在数据分析及统计时,使用较为广泛,通过日常使用情况来看,审计人员有必要掌握Excel的条件查询函数用法。

      五、灵活使用Excel筛选功能

      使用Excel筛选功能,可以轻易查找符合一定条件的数据,更为强大的是,Excel的筛选功能多条件使用,结合其自定义筛选功能,可以实现复杂的数据处理过程。如某项目审计中,审计组需要在审计表中查出动工时间在2008年以前,投资在300万元以上的教育投资项目,这时正好使用数据筛选的功能,对动工时间、投资额、项目类别这三列进行选择,生成的表中就是符合条件的数据。此外,对于大量的数据,还可以使用“筛选编号”功能,找出前几位的记录。Excel筛选功能是审计时使用频率最高的功能之一,熟悉使用此功能,能显著提高Excel辅助审计水平。

      六、扩展Excel功能

      在工作中,审计组时常需要对Excel的原始数据进行处理后再使用。对于海量的单元数据,平时使用最多的莫过于VBA了,使用这种脚本语言,可以自动化实现很多数据处理操作。但VBA因其自身代码特点,不易编写,容易出错,且不易查错,因此在实际工作中,我们曾尝试使用Python(一种计算机脚本语言),直接对Excel文件进行操作,处理其中数据。Python的代码编写较为容易,程序结构便于把握,出错机率明显降低,排查问题也比较容易,操作更加灵活,容易上手,有利于工作效率的提升。

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