巧用Excel电子表格快速整理会计科目表

      最近，笔者在对某县财政预算执行审计时发现经济建设股所用的财务软件为同步远方6.0，后台数据库为SQL Server。虽然AO现场审计实施系统中提供了同步远方6.0备份文件和同步远方6.0拷贝文件（PARADOX）两个数据采集模板，但由于被审计单位对财务软件进行了升级，无法使用模板采集转换数据。笔者经过对前台财务软件导出的科目汇总表与后台数据库表进行对比分析，探索出了利用Excel电子表格的“分列”功能快速整理科目表，实现了在AO中通过财务软件数据库数据成功采集数据。

      第一步：从财务软件前台操作系统中导出科目汇总表。

      查询同步远方财务软件前台操作系统，发现科目汇总表包括所有的科目名称（含科目编码）、期初余额、本期发生额、期末余额字段，将2013年科目汇总表导出为excel表格（如图1-1）。

      

      第二步：整理科目汇总表。

      1.删除导出的科目汇总表的表头、表尾和反映金额的列，通过查找和替换功能去掉科目名称字段的空格（如图1-2）。

      

      2.该软件的科目编码规则是“327”的方式。用执行公式（=（MID（A2，7，1））*1）筛选出三级科目名称。当显示为“#VALUE！”时，为一级或二级科目名称，显示为数字时为三级科目名称（如图1-3）。

      

      3.在上一步的基础上，在一、二级科目代码后增加空格，使科目名称上下对齐，便于使用excel的“分列”功能。首先执行公式（=（MID（A2，5，1））*1），当显示为‘‘#VALUE！”时，输入公式（=LEFT（A2，3）&""&MID（A2，4，100），整理一级科目名称；显示为数字时输入公式（=LEFT（A2，5）&" "&MID（A2，6，100），整理二级科目名称。整理后的科目名称格式如图1-4。

      

      第三步：将科目编码和科目名称分成两列显示。

      用excel中的“数据—分列”功能，将科目名称与科目代码，分成两列显示（如图1-5、图1-6）。

      

      第四步：生成本级及上一级科目代码。

      该单位辅助科目代码以“201”开头，执行公式[注：字间距调整]（=IF（LEFT（A2，3）＜＞“201”，A2，LEFT（B1，5）&A2））将二级科目代码拼接到辅助科目代码前面。（如图1-7）

      第五步：生成科目表（如图1-8）。

      

      

      

      最后，将上述新生成的科目表与凭证表、余额表通过“采集转换—财务软件数据库数据”按照辅助导入向导提示步骤进行操作直至“账表重建”，即完成数据导入AO。