将Excel软件作为辅助工具是专项审计调查数据获取和归集的有效手段。目前开展的专项审计调查中，审计组设计Excel格式的专项审计调查表，发送给被审计单位填写，然后运用各种计算机软件将收集到的专项审计调查表合并和汇总，在此基础上导入现场审计实施系统，进行审计分析。然而，在审计调查对象较多的情况下，收集的Excel文档数量较多，严重影响审计调查数据的汇总效率。 笔者在审计实务中，针对Excel格式的专项审计调查表模板，从技术上采用一些预防性和强制性的措施，有效提高了审计调查数据汇总的效率。 一是设置帮助提示，提高数据填写质量。在审计调查表中增加一些帮助提示，能避免填表人无谓的摸索，加快填表速度，提高填表质量。操作步骤：设置需要帮助提示的数据格式的区域。设置帮助提示，依次点击“数据/有效性”，在弹出窗口中选择“输入信息”标签页，设置标题为“填表说明”，输入信息为提示的内容，如“拨款指财政预算内实际拨付数”，按确定按钮退出。 设置后，当填表人选定该区域时，Excel会自动弹出输入提示窗口，提醒填表人。 二是利用异表计算公式，快速实现单位换算。审计人员进行初步分析时，往往不需要精确到元的计量单位，只需精确到万元就可以了。将以元为单位的数据表转换成以万元为单位的数据表，转换方法如下： 首先，插入新工作表。将原表中的行标题与列标题复制到新表中，选中新表中所有数据列，设置单元格格式，分类为“数值”，小数位数为“0”。 其次，利用异表计算公式，计算出一个单元格的万元统计数值。在新表首个数据单元格B2中插入计算公式：“=原表！B2/10000”（令新表B2中的数据等于原表中数据的万分之一，即以元为单位转换为以万元为单位），由于上一步骤已经设置了单元格格式，所以利用“回车键”确认后，出现的数值没有小数位，直接精确到万元。 最后，利用自动填充功能，完成单位换算。点击B2单元格，出现黑框后，用鼠标在黑框角上滑过会出现小“+”的符号，按住鼠标左键拖动，会实现“自动填充”功能。先将鼠标拖动到最后一个数据行，完成行自动填充。然后向右拖动到最后一个数据列，完成列自动填充。此时，新表中的数据，就是对应原表以万元为单位的数据了。 三是利用合并计算功能，快速实现异表汇总。在一个空表（例如重命名为“汇总表”）中选择相应的区域，选择“数据”选项卡中“分级显示”组中的“合并计算”，选择函数（汇总累计金额选择“求和”，求平均值选择“平均值”，以此类推根据汇总需要选择相应函数）。在浏览选项中选择“引用位置”，在表1中选择要合并计算的区域，点添加，再在表2中选择要合并计算的区域，选择添加，选择完成后点击确定，“汇总表”中自动显示汇总结果。
