巧用虚拟打印功能完成数据采集

      在审计工作中经常会碰到一些单位采用网络版的财务或者业务软件，基层只是一个客户使用端，只能查看和打印纸质资料，无法保存相关电子数据。审计时如果没有电子数据，往往费时费力，效率低下。在审计中，笔者巧妙应用OFFICE自带的虚拟打印和OCR识别功能顺利采集了该类数据，实现了账表重建。现将方法与大家分享。

      一、巧用虚拟打印机保存数据

      1.安装虚拟打印机软件Microsoft Office Document Image Writer，并将该打印机设为默认打印机。（注：如果没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件，选中“Office工具Microsoft DRAW转换器”。）

      

      

      2.打开被审计单位网络软件（此处以吉联神犬财务管理软件为例），找到凭证查询和余额表查询。

      3.打开凭证查询，在查询条件中选择“全部凭证”，然后选择“预览”（注意：所有内容必须完全显示出来，否则后面的OCR识别会有部分内容无法转换），确认无误后点击“打印”，将相关内容输出为MDI格式的虚拟打印文件“凭证明细mdi”。

      

      

      二、利用OCR软件识别转换数据

      1.用Microsoft Office Document Imaging打开虚拟打印文件“凭证明细.mdi”。

      

      

      2.选择“工具—将文本发送到WORD”，在弹出的窗口中选中“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统会提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”，确认即可。

      

      3.经过等待，得到了转换后的同名WORD文档，此时其中的数据内容已经可以编辑了。

      

      

      

      4.将得到的电子数据进行整理，去除WORD文档格式，即得到了所需电子数据。

      三、利用AO2011实现账表重建

      利用上述方法将得到的数据整理为凭证表、科目表、科目余额表，然后利用AO2011中的“财务软件的数据库数据”采集方法，实现账表的重建，有效地提高了审计效率。