观察是审计人员亲临观场进行实地观察检查,借以查明事实真相,以获得实物证据和环境证据的一种方法。对被审计单位的生产经营过程、各类工作的业务处理过程或作业现场进行实地观察是内部审计实施阶段的一个极其重要的组成部分,它能够使审计人员直接感觉和认识被审计单位的基本情况,深入理解和把握各类活动实际的目的和效果,为发现审计异常,确定审计重点提供有力保证。 在实际工作中,有的审计人员运用观察取证得心应手,且在极短的时间内获取了大量的第一手资料和审计证据,而有的审计人员的表现则不尽如人意,其原因主要是未真正掌握审计观察的技法所致。 一、观察的内容 审计实地观察,通常主要有“四察”: 一察存在性。就是看交易所涉及的实物是否确实存在。比如说审计在建工程项目,审计人员就要根据相关文件记录,实地察看工程项目在哪里。 二察完整性。就是看交易所涉及的实物是否保持完好。比如说存货盘点观察时,审计人员就要实地察看存货是否质量完好,有没有霉烂变质。 三察足值性。就是看交易所涉及的实物资产是否贬值。完整性往往主要是看实物的使用(物理)状态,足值性主要看实物的价值状态。比如,某固定资产账面价值为8000元,审计人员我们在实地察看该固定资产时,发现该固定资产同类市场价最多值5000元,说明该固定资产的足值性存在问题。 四察权属性。就是察看交易涉及的实物是否归被审计单位所拥有。比如,在对房屋、汽车等固定资产进行实地观察时,审计人员就应要求被审计单位出具房产证、行驶本:必要时还可以去房屋管理部门、车辆管理部门进行查验。 二、观察的方法 在审计工作中,观察法的具体运用主要有“四法”: (1)“障眼”观察法。即审计人员在实地观察前,不打招呼、不告知被审计单位有关人员意图,按照掌握的线索和发现的疑点,采取“明察暗访”的形式,寻找观察目标,并及时编制观察记录,注明观察的事项、内容和结果等,并将“明察”和“暗访”得到的结果进行比较,以获取有力的证据。 (2)“定序/反序”观察法。定序观察,即按照一定的顺序进行观察。或由上到下,或由左到右,或由近及远,或由东到西,或由点到面,或由外及里……“定序”观察易把握,是我们审计人员最常运用观察取证的方法之一。反序观察,即不按照事先的约定或一般的顺序进行观察,以打乱被审计单位预先安排,达到出其不意的效果。观察时,应细致认真,如清点固定资产时,应看清楚型号、数量、运行状况,是否与报送的盘点账册相符。 (3)“寻根”观察法。即对被观察对象,从头至尾,寻根追底,把它看全问清,找到它的“根”,以获取有效的证据。此法在实际运用中,往往与询问取证方法有机结合起来,审计人员可以一边观察,一边询问一同到现场的被审计单位分管人员或具体承办人员,弄清相关事项的过去、现在、变化的前因后果。采用“寻根观察”,有时需要反复多次,才能“寻”出需要取证的“根”。 (4)“比较”观察法。即将现场观察到的实际状况、清点的数据,与观察前查阅的相关资料、报表数据,进行对比或“联想”,对观察事项作纵向和横向比较,以收集有力的证据。运用“比较”观察法,往往是与分析性复核有机结合起来,除重视现场观察外,还应把功夫下在观察前的准备工作上。要求在观察前,应熟悉被审计单位提供的相关数据和资料,了解被观察对象的过去历史,掌握同行业的参照平均指数,使其成为观察取证时,提供依据和分析判断的参照物,只有这样,才能确保观察时,心中有数。 三、观察的技巧 审计观察既是一门很深的学问,又是一种艺术,要想掌握它,除掌握一些方法外,重要的在于实践中总结技巧,在具体运用中如能注意把握以下几点,可能会取得更好的效果: 第一,要确立观察目标。观察前要事先设计制订完整的观察计划(除特殊情况外),确立明确具体的观察目标,按计划进行观察。观察中勤作审计观察笔记,观察后须对审计记录进行整理,以便获得充分有效的证据。 第二,要把握观察重点。要对所有的现场和活动过程进行实地观察是不可能的,也是不必要的。实地观察的工作内容应该根据项目审计目标来确定,并反映问题调查表所关心的重要方面。一般来说,现场调查应该覆盖与被审计对象相关的所有重要方面,包括资产的保护、设备和资源的利用、财务会计和生产经营过程等方面的内容。 具体地讲,审计人员在现场观察中应该重点关心以下方面的问题: 一是被审计对象的各项经济活动是否遵守了公司的方针、政策、法律、条例,以及各种应予遵守的程序和标准:二是被审计对象的财产资源的安全和完整方面的保护和控制情况:三是被审计对象的控制措施的运用及其效果;四是现场工作状况及其质量:五是资源的筹集和使用情况;六是会计信息和业务信息的处理情况及其准确程度:七是生产现场的秩序和纪律等。 第三,要“用心”去观察。观察是有意识、有目的地探知自然或社会现象的过程。实地观察是一项认真细致的工作,绝不能像走马观灯那样随随便便。在实地观察过程中,审计人员既要注意“看”,也要认真“听”,还应该适当地运用分析判断,以挖掘那些曾未被考虑而又需要进行观察的事物,时刻注意那些不正常、不合理或任何可能存在问题的迹象。这些迹象可能以工作流程不顺畅、场地脏乱、设备安置和保养不恰当、资产保管地不安全、装置泄漏点不正常、业务衔接不合理等形式表现出来,也可能表现在指挥不当、基层员工对管理人员有不满或抵触情绪,工作态度不严谨,作风散漫等方面。富有经验的审计人员通常熟悉企业管理的原则和方法,通晓企业的各种工作标准和要求,只要稍加注意就能发现类似低效率,不经济或不正常的现象。也就是说,一个优秀的审计师必须“五官开放”,充分运用视觉、听觉、味觉和躯体觉,特别是要进行联想、思索,要将“观察”与“思索”结合起来,才能充分体现观察在审计取证中的魅力。