大型审计项目的组织与管理模式

作 者:
梁蘅 

作者简介:
梁蘅,广东省审计厅综合计划处

原文出处:
广东审计

内容提要:


期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2013 年 06 期

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      大型审计项目的特点

      自1998年开始,审计署相续组织开展多次全国性的审计项目,如粮食审计、中小企业审计调查、地方政府性债务审计、普通高中债务审计调查、中小学布局审计、社会保障资金审计,均能系统地发现体制、机制和政策制度上的缺陷、管理上的漏洞等问题,对促进国家深化改革、健全法制、维护民生和推进政府职能转变有着重要的作用。

      大型审计项目通常是指审计机关对某一经济领域进行自上而下的财政收支、财务收支以及相关经济活动的真实性、合法性、效益性审计或者调查,达到系统性的揭露体制、机制和政策层面等问题的作用,充分发挥审计“免疫系统”的保护、清理、修补和预防功能。

      从近三年实施的大型审计项目来看,有以下五个特点:

      审计对象规模大、地域广,组织结构复杂。如广东省地方债务审计项目的审计对象为全省19个地级市、115个县的地方政府(含政府部门和机构)、经费补助事业单位、公用事业单位、政府融资平台公司。

      审计项目的控制点多,组织管理难度大。由众多子项目构成的大型审计项目,作业地点往往呈分散化和异地化,全局性的组织管理尤为重要。

      审计质量控制难度大,风险问题尤为突出。由于受时间进度与人员配置的刚性约束,如时间方面,大型审计项目从审前调查到提交审计报告,往往只有3-5个月时间;人员配置方面,由于审计人员的编制短缺,大型审计项目往往需要借助外部审计资源,从而引起审计质量、审计风险等问题。

      审计目标宏观性强。大型审计项目通常对政府某个领域(或行业链)的决策与管理、政策的执行与效果、外部的制约与影响、财政资金流动等全过程进行审计或者调查,审计的结果与建议是建立在系统性、深层次性的剖析分析上,进行体制、机制和政策层面问题的评价。

      大数据环境下的审计分析成为大型审计项目的实施重点。如社会保障资金的审计,涉及对人社、民政、卫生、公安、国土、工商等部门的经济和业务数据进行多维的审计分析。

      由于大型审计项目日趋常态化的趋势及对实施过程的严峻要求,因此,探索、研究、建立新环境下的大型审计项目管理模式,是确保大型审计项目审计质量,较好地控制审计风险,有效提高审计效率,提升审计项目管理敏捷度等问题的重要手段,同时促进审计工作的科学化和规范化的发展。

      大型审计项目管理模式的理论基础

      笔者认为,大型审计项目的管理模式是实现对项目的全程控制,规范行为,调控进度,整合资源,记录轨迹,落实责任,信息共享,审计指导,高效分析,提供平台,保证质量。其实现基础理论为:

      (一)信息流的控制是大型审计项目管理模式的核心

      信息与沟通是建立与实施有效内部控制的重要条件,因此,大型审计项目管理模式首要解决的是信息共享的问题。由于一般审计项目管理是以人的行为结果出发,是事后的、静态的、被动的管理,无法适应大型审计项目实时化、协作化的管理需求(具体见图1)。

      

      因此,大型审计项目的管理模式应以对信息流的控制为核心,通过对项目信息实时的有机链接,实现对项目整体的运作进行统一的指挥和协调。首要表现在对项目的全部信息进行统一集中式的管理,确保信息有效共享和充分沟通;其次是加强审计过程的项目控制力;最后是项目信息全面覆盖,项目各组成人员不存在无法了解和掌握信息的盲区。

      (二)矩阵型组织结构是构建大型审计项目管理模式的基础

      管理学定义矩阵型组织结构是在职能式组织的垂直层次结构上叠加了项目式组织的水平结构(如图2),该结构能强化审计指挥中心、各审计组、各审计局、各保障组间的横向与纵向的有机结合与密切联系,在下达指令方面,也统一由审计指挥中心下达。同时,还优化了审计资源的共享,畅通了沟通渠道,提高工作效率。

      以广东省地方政务性债务审计为例,具体体现在:一是人员组织和业务管理可以跨越部门职能和组织边界。通过建立领导小组(也可称指挥中心),对省厅的审计组、各地级市审计局和省厅综合组进行直线型管理,统一调配资源和业务指导。同时,各地级市审计局与各地级市审计组之间可横向交流信息,使两者之间既保持合作的关系,又兼顾业务同步的关系,进行业务协同。二是能够充分利用资源,最大限度地发挥人、财、物的效率,使得审计部门能够更加高效地实现审计目标。在最短的时间内调配各部门的人才,根据人员的知识结构,统一根据项目要求进行重新分配,形成审计组,并整合各部门的资源,进行统一技术指标、后勤安排;充分整合资源,在组员内部形成良好的信息共享和沟通氛围。

      因此,通过构建矩阵型组织结构与对项目信息流的控制,能有效地解决过去各自为战的状况,实现了大型审计项目中对各审计组审计全过程的精确统一指挥,使大型审计项目的管理由“松散型管理”向“集中型管理”转变。同时,也实现了对审计组、审计干部的扁平化管理,有效的对审计质量、审计进度和审计成本进行控制。

      

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