巧用计算机对农村中小学布局调整审计调查问卷进行汇总分析

      在2012年开展的自治区农村中小学布局调整专项审计调查中，笔者巧用计算机方法对调查问卷进行汇总分析，取得了较好的效果，现就具体做法总结如下。

      一、采集录入数据

      我们在仔细研究全区农村中小学布局调整专项审计调查方案的基础上，根据不同对象设计了小学生、中学生、家长、老师填列的4类问卷调查表，对35个小学、中学、教学点进行了审计调查，其中：小学16个、中学14个、教学点5个。共收集到4，700份问卷14.99万个问题。为更好地利用数据，提前设计好问卷调查汇总用的EXCEL表格，充分利用EXCEL的自动汇总、筛选等统计汇总辅助功能，录入结束后就能自动生成汇总数据，便于审计组直接运用。

      二、汇总表录入注意事项

      （一）选择题的录入

      我们根据设计的4类调查问卷对应设计了4类汇总表，为方便被调查人答题，调查问卷大部分问题是选择题，对这类问题，我们设计汇总表格时每道题有几个选项就设几列，一个选项对应一列，填表时，只需调查人在相应的列内填入数字“1”即可。例如：学生在外租房房屋来源，有5个选项：1.亲戚的房屋；2.朋友的房屋；3.他人推荐的房屋；4.自己寻找的房屋；5.其他房屋。设计表格时，将其分为5列，一个选项对应一列，填表时，只需在相应的列内填入数字“1”，预先设计的公式就会统计计算，得出此类选项的人数总和及所占比例。见图一。

      

      （二）对序号的要求

      表格第1列的序号代表的是调查对象人数，要求从1开始，顺序填列，不能有重号或断号，以免统计人数出现偏差。

      三、运用汇总表分析

      （一）利用EXCEL的函数功能，发挥统计分析作用

      我们在设计汇总表时，在表格的最后两行已预先设定了计算函数，当全部调查问卷按前述要求录入完毕后，问卷中选择题不同选项的人员总数和所占比例就会自动计算出来。表格的总序号是调查问卷的总人数，倒数第二行是不同选项的人数总和，最后一行是不同选项人数所占总人数的比例。可作为问题的例子在报告中反映。例如：在我们调查的1，400名家长中，有20%的家长认为学校食堂设施不到位，有40%的家长认为学校对住宿生管理不到位等。撰写审计报告时，可参考此比例，提出相关建议，或者列举实例时可选用相关比例的实例。

      （二）利用EXCEL的自动筛选功能，提供分析数据

      设计的汇总表，在表格可能涉及统计分析的列中已预先设定了数据自动筛选功能，在撰写审计报告时，可根据不同的需要，随时提取不同的数据。例如：通过对教师调查表中教师的“年纯收入”自定义筛选，可将被调查教师年纯收入在不同档次的人数筛选出来，再将EXCEL表右下边显示“自动求和”改为“计数”后，将筛选出来数据全部选定，即可统计出相应人数。见图二（年纯收入在1万元到2万元之间的人数）。

      

      （三）将问卷中预先设定问题的数据导入AO系统，运用AO开展辅助审计

      我们在调查问卷中设计了一些需要对填报结果进行验证的问题，例如：“在你认识的同学或者玩的小伙伴中，有没有现在呆在家里帮助家里做事，不去学校念书（主要指按年龄现在应该读小学或者读初中的）？如果有请一一写出：他们的名字、家庭住址、过去在哪个学校念书、停止读书的原因”。录入的汇总表中不少学生都填列了此问题，但存在学生间重复填列情况，为此，我们将此数据导入AO，利用SQL语句整理后，就能汇总出各所学校学生提供的辍学名单，再与学校提供给审计组的辍学学生名单一一对比，就能发现学校瞒报的辍学学生数。具体方法简述如下：

      1.将问卷汇总表引入审计AO系统，并对调查问卷数据进行查询分析，提取有用信息。SQL：Select DIS-TINCT他们的名字F99，家庭住址F100，过去在哪个学校念书F101，停止读书的原因：厌学F102，停止读书的原因：离学校太远F103，停止读书的原因：没有钱F104，停止读书的原因：其他原因F105 From小学生汇总

      2.对提取的辍学表数据进行合并整理。

      （1）经对数据分析，发现姓名中一次填入多人姓名。见图三。

      

      SQL：select*from dbo.hebing where len（[（1）他们的名字]）＞4

      （2）对上述问题进行手工拆分后形成中间表《合并整理》。

      SQL：select*from dbo.zhengli where len（[（1）他们的名字]）4

      （3）提取重名人员数据。

      SQL：select[（1）他们的名字]，count（[（1）他们的名字]）from学生反映数据