美国国防部ERP系统预算情况的审计

      我国的国防审计采用军队内部审计方式开展，审计结果是秘而不宣的，无从知晓。反观美国的国防审计一直是审计署的重点，并且公开公布审计结果。本篇审计报告就是其中之一，本报告主要讨论国防部ERP系统的财务审计情况，审计发现了国防部ERP系统预算方面的一些问题，包括国防部ERP系统项目大面积超出预算，项目完成时间大面积延迟等。

      一、背景介绍

      美国国防部为了在2014年开始能够编制详细的可供审计的联邦预算资源表，以及在2017年实现可审计的财务报表目标，国防部耗费人力物力在军队内部实施了ERP系统（管理资源系统）。

      为了使国防部稳步实施ERP系统，GAO应众议院的请求，对ERP系统的实施情况进行了持续的审计监督，距离最近的一次是2010年10月，主要是审计美国国防部2011年12月31日之前ERP系统实施的最新情况。

      本次审计从2011年12月至2012年3月，2012年4月30日向美国众议院以及军事服务委员会提交并公开发表了本次“审计工作报告”。本次ERP系统审计涉及不同军种的11个部门，包括陆军4个，海军3个，空军3个以及国防后勤部1个。

      

      审计详细内容如下：

      主要审计了这些部门的以下几个部分：ERP系统的所有者、功能以及运营后系统的实际价值；ERP系统项目启动时间，以及预计完成时间；ERP系统项目预计全部花费，以及现已支出的费用；ERP系统理今惠及的人员总数，以及全面实施后惠及人数；ERP系统现今惠及的部门总数，以及全面实施后惠及的部门总数；由于ERP的实施，取缔的废旧系统的数量，以及取缔后节省的花费；其他信息。

      基于重要性和效用性原则，GAO的审计组通过严谨的分析，决定将审计重点放在两个方面，一是ERP系统现在预计完成时间与以前预计完成时间的差异比较。在最近的2010年10月的审计报告中，也进行了ERP系统完成情况的预测，于是审计组决定将本次的完成时间预测与前一次的预测进行对比。两次预测相同的ERP不再是关注的重点，而对于两次预测不一样的ERP系统，GAO的审计组人员都联系了国防部的相关官员，了解导致不一致的原因。二是ERP系统现在预计全部花费与以前预计总花费的差异比较。最近的2010年10月的审计报告中，也披露了每个ERP系统的总花费预测。对于已经投入使用的资金，审计组将其列入沉没成本，不再加以追究。但现在预测的总花费若与不到两年之前的预测不一样，GAO的审计人员也都联系了相关部门，了解花费增加的用途。

      二、发现问题与建议

      为使读者更清晰地看到审计中反映的问题，笔者将ERP系统的时间与花费情况进行单独列示，标出与前次预测不一样的时间与花费，预测结果相同的情况，在此不再列示。结果如下：

      

      可见，72.73%的ERP系统时间向后推迟，18.18%的ERP系统时间变化上不明确，总体上本次的时间预测与不到两年之前的预测相差较大，没有差异的有空军综合人事薪酬系54.55%的ERP系统费用增加，18.18%的ERP系统费用变化不明确，仅有3个系统的总花费预测是与之前一致的。

      这些与之前所预测的项目完成时间以及项目总花费有出入的系统，GAO的审计人员都联系了国防部的相关负责人，并在报告中对产生变化的原因进行了说明。

      本篇审计报告属于事中审计，没有提供给国防部任何的实质性建议。

      三、案例思考

      一是审计报告类似于讲故事。审计人员并没有证实部门所提供的数据，也没有考虑任何国防部因审计报告产生的对2017年9月30日目标的影响。审计组类似于一个很好的听众，听被审单位——国防部在讲一个关于被审单位自己的故事，在这期间，审计人员可以对这个故事的部分细节进行提问，被审单位再从自身的角度出发，对故事的细节进行详细说明，但对故事的本质把握不够。

      二是审计报告是合作完成的。政府审计不是简单的自上而下，抑或是简单的由下而上，审计报告是由审计方与被审单位相互配合而形成的产物。本篇审计报告中所有的资料源于国防部，同时GAO还向国防部询问了关于这篇报告草案的意见。国防部针对ERP系统存在问题提出了改进建议，GAO给予了认可，并将一些建议整合到审计报告中。

      三是审计重要性判断。本案的审计重要性的判断不是以金额的大小为标准，重点是指那些与2010年10月报道相比改变了业务操作的信息系统，具体地说即在时间和总花费上与上一次审计预测不一致的项目。对于每一个重要的ERP都进行审计，这与传统意义上审计重要性有相当大的区别。形象地说就是本篇审计报告不是“抓大放小”而是“大家来找茬”。

      四是审计报告清晰明了。几乎所有的审计报告都是清晰易懂，大量采用图表进行形象描述。