ERP环境下采购付款业务流程控制的审计

      企业资源计划（ERP）是一个利用现代信息技术，对企业人、财、物和信息资源进行统一集成管理的平台。企业的采购付款业务流程一般以业务部门提出采购申请、填制采购订单为起点，历经采购批准、商品验收入库、确认应付账款等环节，最终结束于企业支付所获商品的价款，有时还会涉及商品退回。ERP的实施与应用在提高内部控制效率的同时，也带来内部控制重点的转移以及出现新的IT控制点诸多问题。以采购付款业务流程为例，ERP的使用使企业可以在收货的同时确认负债，克服手工环境下“收到货物”与“确认负债”之间的时滞，提高了采购付款内部控制的效率。另外，ERP也新增了手工环境下不存在的供应商档案控制问题。因此，本文首先识别ERP环境下采购付款业务流程的关键活动，分析采购付款业务流程控制的新特征，然后明确采购付款业务流程的控制弱点与审计内容，并辅以实践案例补充说明。

      一、ERP环境下的采购付款业务流程

      通过分析与比较国内外很多学者对采购付款业务流程包含的关键活动的研究成果，并与业界人士访谈，本文归纳采购付款业务流程包含5个关键环节：采购申请→采购批准→验收入库→采购退回折让→发票校验→付款申请→付款。在ERP环境下，企业业务流程实现了信息化改造，采购付款业务流程各环节的具体活动表现出明显IT特征。一般情况下，ERP环境下采购付款业务流程如下图所示。

      

      上图的采购付款流程共有9个关键活动，涉及7种不同角色：业务员，合同审批员，物流专员，应付会计，财务经理，业务部门经理和资金经理。采购付款业务流程各关键活动的执行角色、职责内容如表1所示。

      

      二、ERP环境下采购付款业务流程控制的审计

      为实现采购付款业务流程的控制目标，我国《企业内部控制具体规范第2号——采购与付款》第三条规定：“企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：①权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；②请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；③采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定；④付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。”

      ERP环境下采购付款业务流程的上述四方面的控制措施都会发生改变，下面分析ERP环境下采购付款业务流程控制的新特征，为的是进一步明确审计重点。

      1.职责分离控制措施发生变化。企业采购与付款业务的不相容岗位一般包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审核；采购、验收与相关会计记录；付款的申请、审批与执行。ERP环境下，这些职责分离通常利用ERP系统访问权限实现，审计人员需要调阅被审计单位的业务流程设计、操作手册等文档，通过访谈或现场观察等方式获取被审计单位的职责分离控制状况，甚至还可以采集ERP系统权限数据，开展数据分析，直接获得审计证据。另外，ERP环境下除上述五个方面的职责分离外，还新增一些IT岗位职责需要分离，如ERP系统开发与运维岗位，数据库管理员与ERP系统管理员，ERP系统管理员与操作系统管理员等等。这些职责分离是否有效也是审计人员需要重点关注的对象。

      2.请购、验收、发票和付款流程的控制重点发生转移。手工环境下，请购审批、付款审批通常采取管理者核对签字的形式。在ERP环境下，人工的签字审核变成了由用户根据不同授权在ERP系统中的点击确认，签字审核等审计线索消失了，只要拥有访问权限的用户就可以审批请购单和付款申请单。这些审批环节的控制重心发生了转移，ERP用户权限控制变得举足轻重，企业甚至可以制定合适的业务规范，由ERP系统自动触发各类审批流程，极大地减少审批漏洞。

      同样，商品验收入库环节，手工环境下请购单、采购订单和入库单的人工核对变成了ERP系统的自动核对和更新库存会计科目；发票检验环节也由ERP系统自动核对供应商发票、请购单、采购订单和入库单的一致性，并由ERP系统自动对超过规定容差的发票进行冻结，并触发冻结发票的审批流程，在审批通过之前，严格控制该发票不被付款。

      3.新增供应商档案维护控制。手工环境下采购商品的供应商选择主要凭借采购主管的经验，对供应商的产品质量、交货期和信用等进行判断，这种模式采购员的权限较大，存在较大的供应商选择风险。而在ERP环境下，企业通过建立供应商档案数据库，定期评估和更新供应商信息，甚至可以实现日常采购业务时由ERP系统智能选择供应商，这些新措施使供应商的选择变得严密，减少了采购腐败行为。这种情形下，出现一个在手工环境下不存在的内部控制环节——供应商档案维护控制。企业可以指定专人负责建立和维护供应商数据库，对供应商的基本信息、产品信息、历史交货业绩等信息进行维护，还可通过定期评估供应商信用，在ERP系统中剔除或新增合格供应商。