SQL语句在EXCEL2010环境下的审计应用

      EXCEL2010具有强大的数据分析功能，搭建了在此环境下的SQL语句运行环境。笔者学习了SQL-Server数据库操作和EXCEL2010强大的数据应用功能，并在此基础上研究了SQL语句在EXCEL2010中的应用，并将这些方法在审计实施中进行了积极的尝试，取得较好的应用效果。

      一、EXCEL2010使用SQL语句功能介绍

      EXCEL2010将SQL语句运行环境嵌入EXCEL2010数据分析模块中。在数据分析时，用户通过OLE DB接口获取外部数据源的方式，在获取外部数据源的同时，在数据连接属性定义选项中的文本命令处，输入SQL语句并运行，对同一EXCEL文件中的不同表（sheet）进行关联、检索和对比分析，EXCEL2010可按SQL语句指令自动生成新的运行结果表（sheet）。该工具具有以下优势：一是EXCEL2010直接嵌入了SQL语句，审计人员可在SQL操作结果的基础上，应用EXCEL已有功能，使数据分析工作更便捷、灵活。二是对于EXCEL，审计人员非常熟悉，在EXCEL2010平台运行SQL语句可避免单独使用EXCEL操作烦琐、速度慢、易出错等问题。三是SQL语句较简单，简单英文，规则易懂，可以说在EXCEL2010操作平台上使用SQL命令，比SQL-Server环境下使用SQL语句更简单，更易学。

      

      

      

      

      二、审计应用案例

      案例1：快速发现A石化公司积压物资3943万元

      2012年年初，审计组开展A石化公司管理效益审计。审计查阅了A公司2007-2010年会计报表，公司有关存货积压物资各年数据均为零。审计经验判断，石化企业生产部门为方便装置检维修、应对非计划停车及保障安全生产等需要，申报的备件、配件等物资采购计划盲目性大，通常采购追求多而全，致使实际需求与计划严重脱节，一般都会形成大量的积压物资。通过审计访谈，公司物资管理人员不承认存在积压物资，说通过加强管理，近几年已经消耗了以前形成的积压物资，说积压物资根本不存在。

      为全面查清积压物资究竟有多少，笔者将A石化公司物资管理ERP系统中的2008年年末、2011年年末库存数据分别转至两个EXCEL文件后，通过SQL语句进行自动比对，即2008年年末库存明细表中的某物资名称同样在2010年年末库存表中也存在，即两个表物资名称、规格型号、数量、金额4个条件完全匹配一致时，即可判定为积压物资。编辑的SQL语句如下：

      SELECT A.物料描述，A.库存地点，A.期初数量，A.期初金额，B.期末数量，B.期末金额

      FROM[2009$]A，[2011$]B

      WHERE A.物料描述=B.物料描述AND A.期初数量=B.期末数量AND A.期初金额=B.期末金额

      通过在EXCEL2010中运行SQl语句后，自动生成了2009年年初和2011年年末库存数据对比表（见表1）。

      A石化公司ERP存货库存数据每年存有2.5～3万条记录，依靠传统的计算机手段在短时间内很难准确查清积压物资确切数量。笔者通过该方法，用了不到20分钟的时间即查清了公司存在积压物资3943万元的问题。

      案例2：测试销售业务是否执行了相应的价格，据此发现油品降级降价销售影响企业效益3787万元问题

      在审计过程中，审计人员经常对销售企业销售价格进行测试，审查判断企业执行的销售价格是否偏离上级规定的销售价格。传统的审计方法是通过EXCEL逐项筛选产品规格型号、筛选销售日期，并在此条件下手工对应输入相应的应执行价格，之后计算应执行价格与销售价格差异。该操作方法费时费力、容易出错，且准确度不高。

      笔者在EXCEL2010中应用了SQL语句快速实现了价格测试。表2为A石化公司销售系统转出的销售数据，表3为A公司的价格调整文件整理表。笔者以销售表中的开票期为时点，当两表品种代码一致时，且销售表开票日期归属于价格表中的价格执行日与价格终止日之间，计算机自动生成下表，并添加一列“应执行价格”，实现了销售表与价格表的匹配和对接（见表4），这样可快速查出实际销售价格低于价格文件规定价格的销售业务。编辑的SQL语句如下：

      SELECT A.品种代码，A.开票日期，A.单价，B.执行价格

      FROM[销售$]A，[价格区间$]B

      WHERE FORMAT （A.开票日期，”yyyy/m/d"）BETWEEN B.价格执行日AND B.价格终止日

      对海量的销售业务数据，通过上述方法，快速、准确、完整地发现了A石化公司未执行规定价格的销售业务。特别是，发现了因上级部门销售计划与生产计划不衔接，公司产品适销不对路，2009-2011年，生产的96565吨柴油通过降级或再调和为其他油品进行销售，直接影响效益3787万元。