AO系统采集天大天财数据库数据方法与技巧

作 者:
李勇 

作者简介:
李勇,宿州市审计局

原文出处:
安徽审计

内容提要:


期刊代号:V3
分类名称:审计文摘
复印期号:2013 年 01 期

关 键 词:

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      一、取得原始数据库数据

      通过调查了解得知,天大天财财务软件后台数据库为SQLServer2000,财务数据分年度存储,每年年末单独建立一个数据库,以“cw_2011”等命名。我们通过数据库备份方式取得了该校2008-2011年四个年度的数据库数据备份文件。

      二、数据分析与整理

      取得原始数据后,我们通过还原数据库方法在审计人员计算机设备上利用SQL2008进行数据库还原,并进行数据分析。通过分析,我们发现该校凭证表由“凭证主表”和“凭证分录表”组成。由此,我们确定了本次数据采集所需的四张表,即“zwkmzd-科目表”、“zwkmje-科目余额表”、“zwpzfl-凭证分录表”、“zwpzb-凭证主表”。

      (一)各表所需字段

      zwkmzd-科目表,所需字段:kmbh-科目编码,kmmc-科目名称,yefx-余额方向;

      zwkmje-科目余额表,所需字段:kmbh-科目编码,ncye-年初余额;

      zwpzb-凭证主表,所需字段:pzrq-凭证日期,pzbh-凭证编号;

      zwpzfl-凭证分录表,所需字段:kmbh-科目编号,zy-摘要,jje-借方发生额,dje-贷方发生额。

      (二)各表之间关系

      1.通过科目表与科目余额表中的“科目编码”关联,将“余额方向”字段引入科目余额表中生成新的科目余额表;

      2.通过凭证主表与凭证分录表中的“pznm-凭证内码”字段关联,将“凭证日期”和“凭证编号”字段引入凭证分录表中生成新的凭证库表。

      (三)数据整理

      1.科目表处理

      会计科目表可以通过“科目”表直接查询生成。查询生成会计科目表的SQL语句为:

      select kmbh as科目编码,kmmc as科目名称

      into科目表from zwkmzd

      2.余额表处理

      由于科目余额表中仅有科目编号和年初余额,没有余额方向,而“余额方向”存储在“科目表”中,可通过“科目编码”字段将科目表与余额表关联,生成新的“余额表”。查询生成余额表的SQL语句为:

      select a.kmbh as科目编码,a.ncye as年初余额,b.yefx as余额方向into余额表from zwkmje a,zwkmzd b where a.kmbh=b.kmbh and kjnd=2011 and ncye<>0 and kjqj=01

      3.凭证表处理

      由于凭证主表仅包含凭证日期和凭证编号等所需字段,而凭证分录表包含科目编号、摘要、借方发生额、贷方发生额等所需字段。需要对凭证主表和凭证分录表两表通过凭证内码关联生成新的“凭证表”。另发现,凭证分录表中的“凭证日期”为字符型,需转换成日期型。查询生成凭证表的SQL语句为:

      select a.pznm as凭证内码,cast(a.pzrq as datetime)as凭证日期,a.pzbh as凭证编号,b.kmbh as科目编号,b.zy as摘要,b.jje as借方发生额,b.dje as贷方发生额into凭证表from zwpzb a,zwpzfl b where a.pznm=b.pznm

      三、导入AO并制作数据导入模板

      进入AO2011审计项目,选择“采集转换-财务数据-财务软件数据库数据-采集数据”,选择数据源为“SQLServer”,服务器名称为本机服务器名称,数据库名称为“cw 2011”,由于在导入前已对数据进行了相关整理,所以在AO中不需再作调整,只需导入科目表、余额表和凭证表三张表即可,数据导入后生成财务数据临时表,并新建一个电子账簿,取名“学院2011财务数据”电子账簿。

      导入方式选择:“源数据凭证表为一个表”。

      1.会计期间定义:采用辅助导入方式,选择会计年份为2011。

      2.科目余额导入:选择[余额表],不需作调整,按照要求导入“科目编号”,科目余额存储方式选择“分别存储余额和余额借贷方向”,借贷方向:1为借,2为贷。点击导入。

      3.会计科目表导入:选择[科目表],不需作调整,然后点击导入。

      4.科目设置:采用辅助导入方式。按照要求点击“批量生成”,然后保存、关闭。

      5.凭证库导入:选择[凭证表],不需作调整,按相关要求选择对应字段,点击导入。

      在关闭财务数据临时表前,点击“保存设置”即可将数据转换过程中的步骤保存为一个数据导入模板。以便于对其他年度的数据进行转换。

      6.进入“会计期间及科目调整”:对会计期间定义,科目方向、科目余额有误的情况进行必要调整。若无误,则可以进行账表重建。至此,天大天财财务数据已全部导入到AO中。

      四、电子数据核对

      数据导入完成后,我们还需要对已导入数据的正确性、完整性加以验证。在AO中打开审计分析-账表分析,打开“资产负债表”和“科目余额表”,并结合被审计单位纸质账表进行核对。在确定导入的数据正确后,审计人员便可以利用AO进行审计分析和查询。

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